Die Projektzeiterfassung

Den Überblick behalten und bares Geld sparen

Projektdienstleister rechnen ihre Leistungen meistens nach Aufwand, also nach geleisteter Zeit ab. Erfolgt jedoch keine oder nur eine ungenügende Erfassung der Projektzeiten, so können keine ordnungsgemäßen Rechnungen an den Kunden geschrieben werden. Dies wiederum wirkt sich negativ auf den Umsatz aus.

Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag auf, wo wertvolle Projektzeit „verloren“ geht, welche Fehler bei der Zeiterfassung passieren können und wie man diesen vorbeugt, warum Projektzeiterfassung so immens wichtig ist und wie Sie die Akzeptanz der Zeiterfassung bei Ihren Mitarbeiter erhöhen.

Definition Projektzeiterfassung

Der Begriff „Projektzeiterfassung“ beschreibt die Erfassung des Arbeitsaufwandes für bestimmte Projekte oder Aufgaben in schriftlicher oder digitaler Form.

Warum die vollständige Erfassung von Projektzeiten so wichtig ist

Grundlage für eine korrekte Projektabrechnung
Aufgewendeten Arbeitszeiten müssen vollständig dem richtigen Projekt zugeordnet worden sein, damit es möglich ist festzustellen, ob das Projektbudget des Auftraggebers ausreichend ist. Zeiten die fälschlicherweise auf internen Projekten gebucht wurden, werden zur Abrechnung nicht herangezogen.

Aufdecken von „Zeitfressern“
Nur wenn diese auch erkannt werden, können die Rahmenbedingungen verändert werden und zukünftige Projekte effizienter geplant werden.

Planungssicherheit für ähnliche Projekte
Kundenaufträge können mit den Erfahrungswerten aus vorangegangenen Projekten sicher kalkuliert werden und die Projektbudget somit verlässlich geplant werden.

Realistische IST/SOLL-Vergleiche (Prüfung auf Rentabilität der Projekte)
Nur tatsächlich angefallene Stunden können in ein Verhältnis zum erwarteten Umsatz gesetzt werden. Rückschlüsse auf die Rentabilität können so bei zeitnaher Projektzeiterfassung noch während des Projektes gezogen werden.

Transparente Abrechnungen gegenüber den Kunden
Kunden schätzen aussagekräftige Zeiterfassungen, das reduziert die Rückfragen zur Rechnung.

Falsche Zeiten können zu Fehlentscheidungen führen
Angebotskalkulationen, Projekt- und Ressourcenplanung, Budgetplanungen... all dies ist abhängig von der Auswertungen einer korrekten Projektzeiterfassung.

Kurz gesagt: - Die richtige Erfassung von Projektzeiten ist bares Geld wert.

Wo geht abrechenbare Zeit „verloren“

E-Mail-Verkehr
Das Lesen und Bearbeiten von E-Mails gehört zum Tagesgeschäft eines jeden Dienstleisters, doch Hand auf‘s Herz: Wie viele E-Mails darunter sind kundenbezogen, aber trotzdem keinem Projekt zugeordnet und werden daher vergessen zu berechnen?

Besprechungen
Nicht immer finden Besprechungen zu Kundenprojekten in einem vorher angesetzten Meeting statt. Oftmals geschehen diese Gespräche auch beim Essen, in der Kaffeeküche oder beim „Büroplausch“.
Addiert man diese Zeiten und vergisst auch die Meetings nicht in der Projektzeiterfassung, so ist dies bares Geld wert.

Telefonate
„Mal eben“ eine Rückfrage stellen oder Beantworten. Diese Zwischendurch-Telefonate werden kaum wahrgenommen und tauchen daher eher selten in der Projektzeiterfassung auf.

Brainstorming
Oftmals wird außer Acht gelassen, dass auch die Ideenfindung und Planung bei manchen Projekten enorm viel Zeit beansprucht. Doch es ist wichtig, auch diese Zeiten in der Projektzeiterfassung zu berücksichtigen.

Nicht nur „Zeit“ ist Geld.

Reisekosten
Nicht selten gehen Belege (bspw. Parkgebühren, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten, ...) verloren, die gegenüber dem Kunden hätten abgerechnet werden können.

Sachkosten
Werden Materialien extra für ein bestimmtes Projekt beschafft (bspw. Verbrauchsmaterialien, Fachliteratur, etc.) sollten die Belege ebenfalls sorgfältig aufbewahrt werden, denn ansonsten geht auch hier bares Geld verloren.

Beliebte „Ausreden“

- Zeiterfassung kostet wertvolle Arbeitszeit
- direkte Zeiterfassung unterbricht meinen Arbeitsfluss
- das System ist zu kompliziert in der Bedienung
- das ständige auf die Uhr gucken ist umständlich

Mögliche Fehler bei der Projektzeitabrechnung

Kein vernünftiges Tool
Werden Projektzeiten handschriftlich erfasst, müssen diese für die Weiterverwendung in der Buchhaltung manuell eingetragen werden, dies ist fehleranfällig. Auch eine fehlende Anbindung direkt an die entsprechenden Projekte (bspw. bei Erfassung in Exceltabellen) ist nicht effizient.

Die Projektzeiterfassung wird vergessen
Häufig ist das der Fall, wenn kein mobiles Tool im Einsatz ist, der Mitarbeiter aber im Außendienst tätig ist. Erfolgt die Erfassung dann erst einige Tage später wieder im Büro, führt dies schon mal zu „Gedächtnislücken“. Die Zeiten werden dann geschätzt. Diese Schätzungen werden jedoch oft durch Begleitumstände beeinflusst (wie belastend wurde die Arbeit empfunden, wie lief das Projekt im Allgemeinen, etc.) und sind daher ungenau.

Falsche Erfassung von Projektzeiten
Im Eifer des Gefechts passieren schon mal Zahlendreher oder Tippfehler oder eine Buchung auf das falsche Projekt.

Fehlervermeidung

Projektmanagementsoftware
Die Investition in eine professionelle Projektmanagementsoftware mit integrierter Projektzeiterfassung lohnt sich und amortisiert sich schnell, da kostspielige Fehler ansonsten höhere Umsatzausfälle verursacht hätten, die so vermieden werden können.

Vorbelegung Erfassungsfelder
Ein Tool welches die ausfüllbaren Zeilen bereits intelligent vorbelegt und eine Erfassung nur auf Projekte zulässt, wo der Mitarbeiter auch tatsächlich tätig ist, minimiert dieses Risiko.

Logische Prüfung der erfassten Zeiten
Eingegebene Zeiten werden in einer professionellen Software bspw. gegen hinterlegte Sollzeiten abgeglichen und bei Unstimmigkeiten abgelehnt.

Umbuchungsmanager
Eine Software mit integriertem Umbuchungsmanager schafft Abhilfe, wenn Zeiten bspw. auf das falsche Projekt gebucht wurden.

Mobile Lösung
Die Zeiterfassung muss immer und überall möglich sein und auch über das Smartphone bedienbar sein. Das fördert die zeitnahe Erfassung.

Reminder
Automatische Reminder am Tagesende erinnern an eine regelmäßige Erfassung der Projektzeiten.

Förderung der Akzeptanz in der Belegschaft

Überzeugung
Den Mitarbeitern muss klar gemacht werden, dass es nicht um persönliche Kontrolle geht, sondern vielmehr darum, dem Umsatz zu erhöhen. An Fallbeispielen kann dies konkret dargelegt werden.

Schnelles, tätigkeitsnahes Tool
Kein Mitarbeiter möchte erst umständliche Tools öffnen müssen, um seine Zeit zu erfassen. Es sollte ihnen so komfortabel wie möglich gestaltet werden, intuitiv und mit nur wenigen Klicks. Idealerweise bietet das Tool eine mobile Projektzeiterfassung an, so dass auch unterwegs, oder vor Ort beim Kunden, die Zeiten mit dem Smartphone oder Tablet bequem erfasst werden können.

Transparenz
Transparenz schafft Vertrauen und damit die Option zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten, denn das System bietet jederzeit Einblick in erfasste Zeiten. Auf persönliche Vorlieben zur Gestaltung der Arbeitszeit kann so besser eingegangen werden.

Mit gutem Beispiel vorangehen
Wie so vieles andere auch, funktioniert die Projektzeiterfassung im Top-Down-Prinzip. Vorgesetzte sollten Vorleben, wie schnell, einfach und zuverlässig Zeiten auf Projekte gebucht werden können.

Vorteile darlegen
Mitarbeiter können auf Knopfdruck darlegen, wie viele Stunden sie auf Projekte verwenden. Dies kann in die Ressourcenplanung einfließen und sie werden nicht mehr für Projekte angefragt, für die sie im Grunde gar keine Zeit haben.

Wir unterstützen Sie!

Die Projektzeiterfassung (auch mobil) mit all ihren Abrechnungsvarianten ist integrierter Bestandteil von Vemas.NET.

Gerne beraten wir Sie zum Aufbau der „Projektzeiterfassungs-Kultur“ in Ihrem Unternehmen.