VEMAS.DMS
Revisionssichere Ablage Ihrer Dokumente
Dokumente, die Sie in Vemas.NET importiert oder erstellt haben, werden zum einen in der Vemas-Datenbank gespeichert und zum anderen im File-System auf dem Dokumentenmanagement-Server abgelegt. Damit Ihre Dateiablage revisionssicher verwaltet werden kann, benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches die Anforderungen der GoBD erfüllt.
Die revisionssichere oder GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archivsystem verwahrt werden müssen. Hierzu bieten wir Ihnen das Vemas.Modul DMS an, mit dem Sie je Vorlagentyp (Angebot, Rechnung, Lieferschein, E-Mail etc.) definieren können, wie die Verschlagwortung des Dokumentes - und der Export in das Dokumentenmanagementsystem Ihrer Wahl erfolgen soll. Dokumente, die Sie in Vemas gespeichert haben, werden über die Schnittstelle in das DMS überführt, dort abgelegt und beim Öffnen des Dokumentendatensatzes in Vemas.NET wieder ausgecheckt.
Funktionsumfang von Vemas.DMS
- Export von Vemas-Dokumenten in Ihr DMS-System via Schnittstelle
- Nach erfolgtem Dokumentenexport an Ihr DMS-System können die abgelegten Dokumente direkt in der Vemas Kundenakte angezeigt werden. Eine zusätzliche Ablage der Dokumente in Vemas ist nicht notwendig.
- Gewährleistung der unveränderbaren und vollständigen Ablage von Dokumenten (erfolgt in Ihrem DMS-System)
- Revisionssichere Ablage der Dokumente (erfolgt in Ihrem DMS-System)
- Umfangreiche Verschlagwortung Ihrer Dokumente (erfolgt in Ihrem DMS-System)
- Realisierte Schnittstellen zu den folgenden Systemen: SharePoint, ELO, Windream, d3
Ausgewählte Vorteile mit Vemas.DMS
Revisionssichere Archivierung
Aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archivsystem verwahrt werden.
Erhöhung der Servicequalität
Sie haben stets schnellen und umfassenden Blick auf alle Kundendokumente.
Vermeidung von Medienbrüchen
Durch die direkte Integration in die Vemas.NET Oberfläche greifen Sie aus Ihrer gewohnten Anwenderoberfläche auf Ihr Dokumentenmanagementsystem zu und können somit noch produktiver arbeiten.
