ERP für Prüfdienstleister

Vemas.PDL, die clevere Branchen­lösung

Als spezialisierter Prüfdienstleister (z. B. elektro-, sicherheits- oder DGUV-Prüfungen, Wartung, Inspektion, Messdienste etc.) stehen Sie vor besonderen Herausforderungen: Sie müssen Technikereinsätze planen, Prüfberichte dokumentieren, Nachweise revisionssicher archivieren und die erbrachten Leistungen abrechnen. Unsere Prüfdienstleister Software Vemas.PDL bietet Ihnen eine umfassende Software- und Serviceplattform, die alle Prozesse digital in Ihrem Unternehmen abbildet — von der Kundenverwaltung, Technikereinsatzplanung und Leistungserfassung bis zur Abrechnung.

Das Ergebnis:
verbesserte Kommunikation, effiziente Prozesse und mehr Zeit für Ihre Kunden.

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Prüfdienstleister, die unserer ERP-Software Vemas.PDL vertrauen

ERP für Prüfdienstleister - alle Prozesse jederzeit im Griff

Kunden, Kontakte und Liegenschaften

Kunden, Kontakte und Liegenschaften stehen im Zentrum jeder erfolgreichen Prüfdienstleistung – und genau hier setzt unsere Lösung an. Das integrierte Kundenjournal bündelt alle relevanten Informationen übersichtlich an einem Ort. Dokumente, E-Mails und Rechnungen werden dank Dokumentenablage, E-Mail-Integration und praktischer Dokumentenvorschau automatisch der richtigen Liegenschaft oder dem passenden Kunden zugeordnet. Terminmanagement für Wiederholungsprüfungen, eine klare Aufgabenverwaltung sowie hinterlegte Preislisten und Rahmenverträge unterstützen die tägliche Arbeit und machen Ihre Angebotserstellung schneller und verlässlicher.

Projektverwaltung und Auftragsabwicklung

Projektverwaltung und Auftragsabwicklung laufen mit unserer Lösung nahtlos zusammen – von der ersten Anfrage bis zum abgeschlossenen Prüfauftrag. Angebote werden direkt im Sales-Workflow erstellt und fließen automatisch in Ihren Forecast ein. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind strukturiert hinterlegt und jederzeit abrufbar. Dank integrierter Projekt- und Ressourcenplanung behalten Sie Auslastung, Termine und Verfügbarkeiten im Blick. Intuitive Projekt-Dashboards liefern in Echtzeit alle relevanten Kennzahlen, damit Sie fundiert entscheiden und effizient steuern können.

Technikereinsatzplanung

Effiziente Technikereinsatzplanung ist der Schlüssel zu reibungslosen Prüfabläufen. Mit unserem zentralen Terminmanagement inklusive automatischer Terminsynchronisation koordinieren Sie alle Einsätze mühelos – standortübergreifend und in Echtzeit. Liegenschaften und Einsatzorte lassen sich präzise planen, während auftragsbezogene Anforderungen wie Technikerausstattung oder spezielle Voraussetzungen direkt berücksichtigt werden. Die integrierte Kapazitätsplanung zeigt freie und verbleibende Ressourcen auf einen Blick und ermöglicht aussagekräftige Auswertungen. Sowohl die zentrale Einsatzsteuerung als auch Ihre Techniker greifen über die App jederzeit auf alle relevanten Informationen zu.

Techniker-App

Mit der Techniker-App haben Ihre Prüfteams alles im Griff – direkt vor Ort und jederzeit aktuell. Alle offenen und erledigten Aufträge sind übersichtlich dargestellt, inklusive der wichtigsten Kundendaten wie Ansprechpartner oder Besonderheiten der Liegenschaft. Leistungs- und Arbeitszeiten lassen sich schnell und sauber erfassen, während stets aktualisierte Terminübersichten für klare Tagesabläufe sorgen. Die komplette Auftragsabwicklung – vom digitalen Auftragsbegleitschein bis zur Unterschriftenfreigabe durch Kunden oder Prüfer – erfolgt direkt über die App und ohne Rückfragen in der Zentrale.

Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung wird mit unserer Lösung zu einem durchgängig digitalen, transparenten und fehlerfreien Prozess. Die Fakturavorschau mit integriertem Freigabeworkflow sorgt dafür, dass jede Abrechnung geprüft und korrekt ist, bevor sie ausgeliefert wird. Alle erbrachten Leistungen fließen automatisch in die Faktura ein – vollständig, nachvollziehbar und ohne manuelles Nacharbeiten. Moderne E-Rechnungsformate wie X-Rechnung und ZUGFeRD sind ebenso integriert wie der direkte Rechnungsversand per E-Mail. Zahlungseingänge und der gesamte Mahnworkflow werden zentral gesteuert, während die standardisierte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung – z. B. DATEV – einen reibungslosen Austausch ermöglicht. Auch Provisionsabrechnungen für Prüfer werden automatisiert erstellt und sparen zusätzlich Zeit.

Auswertungen

Auswertungen werden mit unserer Lösung zum strategischen Steuerungsinstrument für Prüfdienstleister. Kosten- und Erlösübersichten liefern transparente Einblicke in die Wirtschaftlichkeit, während Projekt- und Erfolgsauswertungen für Techniker – etwa Deckungsbeiträge – gezielt zur Leistungsanalyse genutzt werden können. Auch Restkapazitäten, Vorgaben-Ist-Vergleiche inklusive Provisionsansprüche, Auftrags- und Projektübersichten mit Plan-, Ist- und Restwerten sowie Liquiditätsvorschauen lassen sich komfortabel abrufen. Selbst Urlaub und Fehlzeiten werden direkt erfasst und in die Auswertungen integriert.

Kundenportal

Das Kundenforum bietet Prüfdienstleistern und deren Kunden eine zentrale Plattform für maximale Transparenz. Alle (Prüf-)Dokumentationen stehen zum Download bereit, inklusive praktischer Dokumentenvorschau. Prüfungstermine sind übersichtlich einsehbar, und unterzeichnete Leistungsnachweise können direkt eingesehen werden – ebenfalls mit Vorschaufunktion. Zusätzlich werden Plan-, Ist- und Restaufwand je Auftrag oder Liegenschaft klar dargestellt, und Aufträge lassen sich elektronisch freigeben.

Alle integrierten Features von Vemas.PDL,
der ERP Software für Prüfdienstleister


Techniker-Einsatzplanung

Koordiniert Techniker-Einsätze effizient, weist Aufgaben nach Verfügbarkeit und Qualifikation zu, plant Termine und optimiert Arbeitsabläufe, um pünktliche Serviceleistungen zu gewährleisten.

mobile
Techniker-App

Ermöglicht Technikern eine effiziente Auftragsbearbeitung direkt vor Ort: Einsätze planen, Aufgaben verwalten, Berichte erstellen und Arbeitszeiten dokumentieren – alles auf einer benutzerfreundlichen Plattform.

Unterschriftenfreigabe
direkt aus der App

Mit der Unterschriftenfreigabe können Aufträge und Dokumente direkt nach Abschluss digital unterzeichnet werden. Einfach, schnell und rechtsgültig – direkt aus der App.

Reisekosten & Spesenerfassung

Automatisierte Erfassung von An- und Abreise, Fahrtzeiten, Spesen und Arbeitszeiten – zur transparenten Abrechnung und Nachvollziehbarkeit.

Arbeitsaufträge / Leistungsscheine

Arbeitsaufträge und Leistungsscheine lassen sich digital erstellen, verwalten und direkt vor Ort ausfüllen. Alle Daten sind sofort verfügbar und können bei Bedarf schnell bearbeitet oder freigegeben werden.

Verkauf /
Berechnung

Möglichkeit, Zusatzleistungen — etwa Nacharbeiten, Ersatzteile oder besondere Prüfungen — direkt im System zu erfassen und abzurechnen (z. B. innerhalb von Prüfaufträgen nach DGUV Vorschrift 3 oder anderen Normen).

Ablage von Prüfdokumenten

Speicherung und Dokumentation aller Prüfprotokolle, Prüfberichte und Formulare in einer zentralen, strukturierten Datenbank — übersichtlich und langfristig verfügbar.

Kundenportal für Prüfberichte

Bereitstellung eines Onlinebereichs für Ihre Kunden, in dem sie Prüfberichte, Protokolle und Dokumentationen herunterladen können — komfortabel, jederzeit und rechtssicher.

Das sagen Prüfdienstleister über Vemas

Darum sollten Prüfdienstleister
sich für das ERP-System Vemas entscheiden

Integrierte Plattform

Vemas vereint alle Prozesse — von der Einsatzplanung über die Dokumentation bis hin zur Abrechnung zentral in einer einzigen Plattform. Das bedeutet: keine doppelten Daten, kein Wechsel zwischen verschiedenen Tools und jederzeit volle Transparenz über Projekte, Kunden und Finanzen.

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Branchenfokus

Vemas.PDL ist gezielt für Prüfdienstleister entwickelt. Die branchenspezifischen Funktionen sorgen für kurze Einführungszeiten, einfache Bedienung und Prozesse, die exakt zu Ihrem Geschäftsmodell passen.



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Persönliche Einführung

Mit Vemas erhalten Sie mehr als nur Software: ein erfahrenes Team begleitet Sie vom Konzept bis zum Go-live. Der strukturierte Implementierungsprozess, praxisnahe Schulungen und feste Ansprechpartner sorgen für schnelle Ergebnisse und hohe Akzeptanz im Team.

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Häufige Fragen zu ERP Systemen für Prüfdienstleister

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  • Woran erkenne ich, dass mein Prüfunternehmen eine ERP-Lösung braucht?

    Wenn Prüfaufträge, Technikerplanung oder Prüfdokumentation unübersichtlich werden, ist das ein klares Signal. Typische Anzeichen: manuelle Excel-Listen, verspätete oder fehlerhafte Prüfberichte, hoher Verwaltungsaufwand und unübersichtliche Prüffristen. Eine ERP-Lösung bündelt diese Prozesse, digitalisiert Prüfprotokolle und macht Ihr Unternehmen effizienter und rechtskonform.

    Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag "Insellösungen - warum Sie sich lieber davon trennen sollten".

  • Kann ich meine Techniker vor Ort digital arbeiten lassen?

    Ja. Mit Vemas, der ERP-Lösung für Prüfdienstleister erhalten Ihre Techniker Zugriff auf eine mobile App, die sie Schritt für Schritt durch jeden Prüfauftrag führt. Messwerte, Fotos, Mängel und digitale Unterschriften werden direkt vor Ort erfasst und automatisch im System gespeichert. So sparen Sie Zeit, vermeiden Doppelarbeit und stellen sicher, dass alle Prüfungen rechtskonform dokumentiert werden.

  • Wie behalte ich den Überblick über Prüffristen und Wiederholungsprüfungen?

    Vemas überwacht automatisch alle Prüfintervalle und wiederkehrenden Prüfungen. Fällige Termine werden angezeigt und bei Bedarf können Erinnerungen oder Warnhinweise gesetzt werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass keine Prüfungen übersehen werden und reduzieren das Risiko von Fristverletzungen. Gleichzeitig schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für planbare, wiederkehrende Aufträge und stabile Einnahmen durch regelmäßig anfallende Prüfleistungen.

  • Kann ich meinen Kunden Prüfberichte digital bereitstellen?

    Ja. Mit dem integrierten Kundenportal können Kunden Prüfberichte, Protokolle und Mängellisten jederzeit online einsehen oder herunterladen. Das reduziert Rückfragen, entlastet Ihr Backoffice und sorgt für Transparenz und Vertrauen. Gleichzeitig stärken Sie die Kundenbindung, da Ihre Kunden jederzeit verlässlich auf ihre Prüfhistorie zugreifen können und Ihren Service als professionell, komfortabel und dauerhaft wertvoll wahrnehmen.

  • Lässt sich Zusatzaufwand oder Materialverbrauch direkt abrechnen?

    Ja. Vemas für Prüfdienstleister ermöglicht die direkte Erfassung von Zusatzleistungen, Ersatzteilen, Sonderprüfungen sowie zusätzlichen Zeitaufwänden direkt vor Ort. Diese können sofort abgerechnet werden, wodurch der Verwaltungsaufwand minimiert und Umsatzchancen besser genutzt werden.

  • Wie hilft ERP bei der Einsatzplanung meiner Techniker?

    Die Software optimiert Termine, Touren und Ressourcen automatisch. Techniker sehen in Echtzeit ihre nächsten Einsätze und Änderungen. Das spart Zeit, erhöht die Auslastung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Prüfaufträge.

  • Ist Vemas für unterschiedliche Prüfarten geeignet?

    Ja. Ob DGUV Vorschrift 3, elektrische Anlagen, Maschinen, Betriebsmittel oder Sonderprüfungen – die Lösung passt sich flexibel an alle Prüfarten an. Sie können Prüffristen, Checklisten und Protokolle zentral verwalten.

  • Spart Vemas wirklich Zeit und reduziert Fehler?

    Absolut. Durch digitale Prüfprotokolle, automatisierte Termine, mobile Datenerfassung, zentralisierte Dokumentation und automatische Abrechnung entfällt viel manuelle Arbeit. Das Ergebnis: schnellere Prüfprozesse, weniger Fehler, deutliche Zeitersparnis und mehr Effizienz im gesamten Prüfunternehmen.

  • Wie sicher sind Unternehmensdaten in einem ERP-System?

    Vemas.Cloud bietet einen sicheren, höchstverfügbaren Betrieb in zwei redundanten Rechenzentren, bei dem alle Daten zu 100 % in Deutschland gehostet und DSGVO-konform verarbeitet werden. Das System ist ITIL3-konform, verfügt über ein revisionssicheres Ticketsystem und standardisierte Auftragsdatenverarbeitungsverträge. Zusätzlich ist Vemas.Cloud nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert, wodurch höchste Sicherheits- und Qualitätsstandards gewährleistet sind. Ein durchdachtes Berechtigungs- und Backup-Konzept sorgt dafür, dass Ihre Daten jederzeit geschützt und verfügbar sind.