VEMAS.INFOSERVER
automatisches E-Mail Informations- und Eskalationsmanagement
Wie wichtig ist heutzutage die prozessorientierte Informationsweitergabe und die Sicherstellung, dass Informationen weitergegeben und somit die Kommunikationsfähigkeit in einem Unternehmen gewährleistet wird?
Informationen werden in vielen Bereichen als Produktionsfaktor verstanden. Erhält der Mitarbeiter keine Informationen, so weiß er vielfach nicht, was er zu tun hat.
Da Sie Ihre Unternehmensorganisation strategisch an den Geschäftsprozessen ausgerichtet haben werden, sollten Sie auch die Infrastruktur auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse hin anlegen.
Hier hilft Ihnen das integrierte und prozessorientierte Informationsmanagement mit dem Modul Vemas.Infoserver. Der Infoserver versendet immer genau dann automatisch eine E-Mail an einen Mitarbeiter und/oder Bereich, wenn Sie dies als sinnvoll erachten und wenn der Mitarbeiter z.B. eine Aufgabe in Vemas.NET erhalten hat.
Funktionsumfang von Vemas.INFOSERVER
Informations- und Eskalationsmanagement per E-Mail an frei definierbare Empfänger inkl. frei definierbarer E-Mail-Vorlagen Anwendungsfälle:
Anwendungsfälle
- Aufnahme einer neuen Adresse -> alle Mitarbeiter im Verteiler werden von der Aufnahme inkl. der Details informiert.
- Das Sekretariat versendet eine Info-Broschüre an einen Kunden und setzt eine Wiedervorlage für einen anderen Mitarbeiter -> der betreffende Mitarbeiter wird per E-Mail informiert.
- Der Mitarbeiter erledigt die an ihn delegierte Wiedervorlage -> der ursprüngliche Auftraggeber der Wiedervorlage wird per E-Mail benachrichtigt.
- Es wird ein Termin für einen anderen Mitarbeiter angelegt oder geändert oder gelöscht -> der betroffene Mitarbeiter wird sofort per E-Mail informiert.
- Aus dem Internet wird eine Anfrage eines Interessenten in VEMAS.NET importiert und eine Wiedervorlage für den Vertrieb erzeugt -> der Vertrieb wird per E-Mail informiert.
Anwendungsfälle
- Ein Mitarbeiter erledigt eine Projektaufgabe. -> sofort wird der Projektleiter informiert.
- Ein Kunde hat einen Download für eine neue Softwareversion vorgenommen. -> Automatisch werden Lieferdaten in VEMAS.NET eingetragen, der definierte Verteiler wird per E-Mail informiert.
- Ein Projekt wird für die Bearbeitung auf AKTIV geschaltet. -> Alle betroffenen Projektmitarbeiter werden informiert.
- Ein Vertrag läuft innerhalb einer vorgegebenen Grenze aus. -> Der Vertrieb wird informiert.
- Ein Mitarbeiter ändert den Aufwandswert einer Projektaktivität. -> Der Vertrieb wird informiert, damit dieser mit dem Kunden sprechen kann.
- Eine Projektaktivität wurde abgenommen. -> Das Rechnungswesen wird informiert, damit die Berechnung vorgenommen werden kann.
- Das Projektbudget ist zu 75% verbraucht. -> Die Projektleitung und der Vertrieb werden informiert, damit Kontakt zum Kunden aufgenommen werden kann.
Ausgewählte Vorteile mit Vemas.INFOSERVER
Aktuelles per E-Mail
Der Vemas.Infoserver informiert Sie vollautomatisch über Änderungen, Löschungen und Neuanlagen in z.B. Adressen, Kontakten, Projekten etc.
Arbeitszeitersparnis
Aufwendungen für die manuelle Informationsbeschaffung entfallen und Sie sparen somit viel Arbeitszeit.
Informationen immer rechtzeitig
Bei Erhöhung von Aufwendungen und Terminänderungen werden Ihre Projektleiter vollautomatisch informiert, so dass die geeigneten Maßnahmen – z.B. Info an Vertrieb, Info an Kunden – ergriffen werden können.
Reaktionszeiten
Häufig vereinbaren Kunden Reaktionszeiten für den Service. Der Vemas.Infoserver überwacht die Einhaltung/Überschreitung dieser Zeiten – ohne manuellen Eingriff – kein Servicefall wird mehr vergessen. Dieses spart unnötigen Ärger mit Ihren Kunden.
Information für Kollegen
Anrufe, E-Mails an Kollegen können Sie sich z.B. bei neuen Kundenterminen sparen – dieses erledigt der Vemas.Infoserver. Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoller – für Ihre Kunden.
Wissen, dass Vorgänge erledigt sind
Nachfragen bei Kollegen, ob der „Fall“ erledigt ist, können Sie sich sparen. Diese Information erhalten Sie automatisch per E-Mail.
