Vemas.DMS
Schnittstelle zu Ihrem Dokumentenmanagementsystem
Dokumente, die Sie in Vemas importiert oder erstellt haben, werden zum einen in der Vemas-Datenbank gespeichert und zum anderen im File-System auf dem Dokumentenmanagement-Server abgelegt. Damit Ihre Dateiablage revisionssicher verwaltet werden kann, benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches die Anforderungen der GoBD erfüllt.
Die revisionssichere oder GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archivsystem verwahrt werden müssen. Hierzu bieten wir Ihnen das Vemas.DMS-Modul an, mit dem Sie je Vorlagentyp (Angebot, Rechnung, Lieferschein, E-Mail etc.) definieren können, wie die Verschlagwortung des Dokumentes – und der Export in das Dokumentenmanagementsystem Ihrer Wahl erfolgen soll. Dokumente, die Sie in Vemas gespeichert haben, werden über die Schnittstelle in das DMS überführt, dort abgelegt und beim Öffnen des Dokumentendatensatzes in Vemas wieder ausgecheckt.
Funktionen im Überblick
Direkter Dokumentenexport
- Ablage von Vemas-Dokumenten in Ihrem DMS-System
- Anzeige und Öffnen von Dokumenten direkt aus Vemas heraus
Unveränderbare Dokumentenablage
- Vollständige, unveränderbare Ablage in Ihrem DMS-System
- Speicherung nach gesetzlichen und internen Richtlinien, revisionssicher
Umfassende Verschlagwortung
- Detaillierte Verschlagwortung der Dokumente
- Einfache Suche und effiziente Organisation
Schnittstellen-Kompatibilität
- Integration zu folgenden DMS-Systemen:
z.B. SharePoint, ELO, windream, d3,…
Export der Kunden-Projektakte
- Export aller Dokumente zu einem Projekt inkl. Ablage in Ihrem DMS-System
z.B. für die Mitnahme von Dokumenten (Rechtsanwalt)
Ausgewählter Screenshot
Ihre Vorteile auf einen Blick
Effiziente Dokumentenverwaltung
Alle Dokumente werden zentral in der Vemas Kundenakte und im DMS-System voll automatisch abgelegt, sodass keine doppelte Ablage erforderlich ist. Dies spart Zeit und sorgt für klare Übersichtlichkeit bei allen Kundeninformationen.
Rechts- und Revisionssicherheit
Die Dokumente werden vollständig und unveränderbar im DMS-System gespeichert. Damit erfüllt die Ablage gesetzliche und interne Vorgaben und bleibt jederzeit revisionssicher.
Nahtlose Systemintegration
Vemas unterstützt die Anbindung an gängige DMS-Systeme wie SharePoint, ELO, windream und d3. Gleichzeitig ermöglicht die umfassende Verschlagwortung eine schnelle und gezielte Suche innerhalb des DMS und Vemas.
Hinweis:
Bei den DMS-Schnittstellen handelt es sich um Standardschnittstellen, die im Rahmen des Customizings auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.