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Volle Power für Vemas -
mit den richtigen Modulen

Das Projektgeschäft ist komplex: Unterschiedliche Tools, Excel-Listen und Insellösungen sorgen dafür, dass am Ende genau das fehlt, was Führung braucht –

Klare Entscheidungen auf Basis belastbarer Zahlen.

Vemas löst dieses Problem: Als integrierte CRM- und ERP-Plattform verbindet Vemas alle zentralen Unternehmensprozesse in einem System – von Vertrieb über Projekte bis zur Abrechnung und zum Controlling.

Bauen Sie Ihre ERP-Lösung so, wie Ihr Unternehmen arbeitet: Vemas wächst modular mit Ihren Anforderungen, von der ersten Projektplanung bis zur durchgängigen Prozesssteuerung.

Das Ergebnis:
Ein Unternehmen, das steuerbar wird.

Sie entscheiden, wovon Ihr Unternehmen profitiert

Jedes Modul ist optional – Sie wählen gezielt die Bausteine, die Ihre Prozesse stärken und Ihre Teams im Alltag entlasten. Flexibel, integriert, effizient. Alle Module greifen nahtlos ineinander und teilen sich eine gemeinsame Datenbasis. Das spart Schnittstellen, Doppelarbeit und Aufwand.

Interesse an einem maßgeschneiderten Paket?

Nicht jedes Modul passt zu jedem Unternehmen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welche Bausteine für Sie heute den größten Unterschied machen.

Paket zusammenstellen lassen
Einstiegspaket

Klappen Sie ein Modul auf, um Beschreibung und Funktionsumfang zu sehen. Einstiegspaket markiert die 13 Module des Small-Business-Pakets.

Kern & Kundenmanagement

Stammdaten, Kundenakte, Kommunikation und Dokumente – das Fundament, auf dem alles andere aufsetzt.


Vemas verwaltet Adressen, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten zentral – zugänglich für Vertrieb, Projektmanagement und Service. Die Kundenakte bündelt Verläufe, Dokumente, Termine und Projekte, Wiedervorlagen erinnern automatisch an offene Aktivitäten, Unterlagen sind jedem Vorgang zugeordnet. Mailing-, Marketing- und Auswertungsfunktionen machen daraus eine Plattform für stärkere Kundenbeziehungen und genutzte Vertriebschancen.

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GoBD-konforme Archivierung von in Vemas erstellten oder importierten Dokumenten. „Aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archivsystem verwahrt werden.“

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Steuerung der E-Mail-Kommunikation in der webbasierten Oberfläche — über Empfang und Versand hinaus: „Automatische Zuweisung der E-Mails zu Adressen/Kontakten, zu Projekten und Servicefällen und Aufgaben.“ Aus E-Mails heraus lassen sich direkt neue Servicefälle anlegen, wobei die wichtigsten Felder vorbelegt sind.

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Das Modul behandelt die Bedeutung der Terminsteuerung und die Einhaltung vereinbarter Termine zur Steigerung der Einsatzfähigkeit; die Infrastruktur soll die Terminverwaltung unterstützen, wobei Vemas.Termin Hilfestellung leistet.

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Erfassung, Bearbeitung und Steuerung aller Kundenanfragen und Fehlermeldungen. Über die Verbindung zu Vemas.Projekt wird das unplanbare Tagesgeschäft mit der Projekt- und Produktplanung verknüpft, was Kundenzufriedenheit und interne Entwicklungsplanung erhöht. Service-Level-Agreements aus Vemas.Vertrag übergeben vereinbarte Reaktionszeiten an Hotlinefälle; frei einstellbare Eskalationsroutinen informieren via Vemas.Infoserver bei Überschreitung. Angefallene Arbeitszeiten fließen in Leistungsnachweis und Controlling ein.

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Projekte & Planung

Von der Projektstruktur über Gantt und Lastplan bis zur Auftragsabwicklung.


Das Modul unterstützt Planung und Abwicklung von Projekten als strategische Planungsplattform. Projektleiter entscheiden, mit welchen Rechten Projektmitglieder beteiligt werden; Lastplanung erfolgt über Ressourcenblockierung. „Verlässliche Zahlen können ab sofort intern und extern kommuniziert werden.“

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Doppelt belegte Besprechungsräume, unklare Verfügbarkeit von Poolfahrzeugen oder fehlende Technik für die nächste Präsentation kosten Zeit und Nerven. Mit Vemas.Ressource verwalten Sie Besprechungsräume, Beamer, Geschäftsfahrzeuge und weitere Betriebsmittel direkt im Vemas-Terminmanagement. So sehen Sie auf einen Blick, was wann verfügbar ist.

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Bei vielen parallel laufenden Projekten geht schnell der Überblick verloren. Vemas.Gantt visualisiert Vorgänge, Abhängigkeiten und Ressourcenverteilung im Gantt-Chart – Termine werden per Drag & Drop verschoben, Mitarbeiter einzelnen Vorgängen zugewiesen. Die Gesamtübersicht zeigt jederzeit, wer woran arbeitet und wo es eng wird.

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Ob ein Projekt rentabel bleibt, wie ausgelastet Ihre Mitarbeiter wirklich sind und wo Fehlzeiten Verzögerungen verursachen, lässt sich ohne zentrale Übersicht kaum verlässlich beurteilen. Vemas.Lastplan macht Kapazitäten und Auslastung transparent und unterstützt Sie bei der vorausschauenden Personal- und Projektplanung. So erkennen Sie Engpässe, bevor sie zum Problem werden.

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Zeit, Reisen & Personal

Arbeitszeiten, Leistungserfassung, Abwesenheiten, Reisekosten und Personalakte.


Das Modul schafft „sofortige Transparenz über die geleisteten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter“. Die einfache Administration der Vorgaben und Arbeitszeitkonten reduziert den Verwaltungsaufwand deutlich — die aufwändige Erstellung von Excellisten und Belegen zur Zeiterfassung entfällt. Integrierte Übersichten für Führungskräfte zeigen die Soll-/Ist-Vorgaben je Mitarbeiter transparent.

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Mit Vemas.Anwesenheitserfassung bieten wir Ihnen ein unverzichtbares Modul, das Ihnen hilft, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter optimal zu verwalten. Durch die Einhaltung von Pausenregelungen und die genaue Überwachung von Anwesenheitszeiten schaffen Sie Transparenz und Fairness im Unternehmen. Automatisierte Berichte und flexible Auswertungsmöglichkeiten unterstützen Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Personalressourcen bestmöglich zu nutzen.

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Nutzer planen Reisen, fordern sie bei der vorgesetzten Stelle an und rechnen sie nach Freigabe und Durchführung „sowohl aus steuerlicher Sicht oder nach den gültigen Reisekostenrichtlinien des Arbeitgebers“ ab. Zusätzlich unterstützt das Modul die Weiterberechnung der Reisekosten an Kunden im Rahmen der Projektabrechnung.

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Neben Volllizenzen können günstigere Zeiterfasser-Lizenzen erworben werden. Zeiterfasser sehen „immer nur sich ‚selber‘ und haben keinen Zugriff auf die Auswertung weiterer Kollegen. Geeignet für Mitarbeiter, die ihre Zeiten, Reise- und Sachleistungen erfassen wollen und nur eine eingeschränkte Sicht auf Geschäftsprozesse haben sollen.

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Sofortige Transparenz bei der Abwesenheitsplanung. Die einfache Verwaltung der Urlaubsansprüche und vorkonfigurierte Workflows reduzieren den Einführungsaufwand erheblich; Urlaubsübersichten ermöglichen schnelle Entscheidungen im Genehmigungsprozess.

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Das Modul HR erweitert Vemas um eine integrierte Personalverwaltung mit digitaler Personalakte. Es bietet Ihnen eine zentrale Plattform, auf der Sie alle relevanten Daten Ihrer Mitarbeiter verwalten können. Die Lösung reduziert administrative Aufgaben, automatisiert Routineaufgaben und stellt Ressourcen für strategische Tätigkeiten frei.

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Beim Kunden vor Ort werden Zeiten und Reisekosten dokumentiert. Nach der Erfassung erhält der Nutzer per E-Mail ein PDF mit einer Übersicht der Buchungen; der Kunde unterzeichnet dieses Dokument auf Smartphone oder Tablet. Die signierte Datei geht an eine zentrale E-Mail-Adresse, worauf die Rechnung in Vemas erstellt und das Freigabedokument automatisch angefügt wird.

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Abrechnung & Finanzen

Verträge, Faktura, E-Rechnung und die Übergabe an die Finanzuchhaltung


Abwicklung und Steuerung aller Service-Verträge mit Kunden. Das Modul löst die Verwaltung per Excel ab und verhindert, dass Vertragsinformationen von Mitarbeitern ignoriert werden — was dazu führt, dass eigentlich kostenpflichtige Anfragen kostenlos bearbeitet werden.

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Wer mit externen Dienstleistern zusammenarbeitet und Kreditorenrechnungen bisher nur in der Finanzbuchhaltung verwaltet, verliert leicht den Bezug zum zugehörigen Projekt oder Vertrag. Vemas.Eingangsrechnung erfasst Rechnungen direkt im System und ordnet sie automatisch zu. Die integrierte Bestellverwaltung bucht Kosten dem Projekt zu, führt Lieferanten als Kreditoren und überträgt Stammdatenänderungen in die Finanzbuchhaltung.

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Wir unterstützen Sie bei der Umstellung auf E-Rechnungen – so sind Sie bestens vorbereitet.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 wird für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz auch der Versand elektronischer Rechnungen verpflichtend, ab 2028 für alle. Mit Vemas.E-Rechnung sind Sie für beides vorbereitet – automatisierte Rechnungsstellung im XRechnung- und ZUGFeRD-Format.

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Manuelle Buchungen in der Finanzbuchhaltung kosten in Summe viele Arbeitsstunden im Jahr. Vemas.DATEV überträgt Rechnungen aus Vemas.Auftrag, Vemas.Projekt, Vemas.Seminar und Vemas.Vertrag automatisch über eine bidirektionale Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung. So entfällt die doppelte manuelle Erfassung vollständig.

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Das Modul automatisiert manuelle Buchungen in der Finanzbuchhaltung und spart so Arbeitsstunden und monatliche Kosten. Rechnungsdaten aus Vemas.Auftrag, Vemas.Projekt und Vemas.Vertrag werden automatisch erstellt; die bidirektionale Schnittstelle ermöglicht Datenfluss in beide Richtungen inkl. Rückfluss von Zahlungsinformationen. Nutzer können Zahlungsinformationen, die eine Beurteilung eines Kunden erlauben, z. B. Informationen zur Bonität, Zahlungsmoral etc. direkt mit einem Knopfdruck abrufen.

 

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Das Modul spart Zeit und Aufwand bei der manuellen Eingabe von abrechnungsrelevanten Daten aus Sach- und Dienstleistungen. Die Lösung ist benutzerfreundlich, einfach zu bedienen und voll integriert. 

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Seminare & Kundenportal

Seminarplanung, Referentenverwaltung und das Serviceportal für Ihre Kunden

 

Die Seminarverwaltung erfordert gerade für Anbieter eines umfangreichen Seminarangebots ein aufwändiges Management und eine durchdachte Seminarverwaltung Software.

Vemas.Seminar integriert in der professionellen Seminarverwaltungssoftware neben Standardfunktionen wie einem gemeinsamen firmeninternen Terminkalender, Seminarraumverwaltung sowie der Erstellung von Mailings oder Seminardokumenten auch eine gemeinsame Fakturierung und ermöglicht so transparente Umsatzauswertungen. Alle wichtigen Seminarkomponenten können inklusive automatischer Integration in die Firmenhomepage in der Seminarverwaltung Software verwaltet werden.

 

 

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Steuern Sie Ihre Seminare und Fortbildungen mit externen Referenten, die je Veranstaltung unterschiedliche Personen sein können? Dann ist das Modul Vemas.Referent unlimited genau richtig für Sie. Das Modul erlaubt unbegrenzte Referentenverwaltung inklusive Skills.

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Vemas bietet Ihnen in einer webbasierten Oberfläche die Steuerung Ihrer Kunden-Kommunikation. Mit diesem Modul können Sie ab sofort alle Service-Support Fälle online gemeinsam mit Ihren Kunden verwalten, Dokumente zum Download veröffentlichen und den Kunden optimal über das Service-Portal betreuen.

Die integrierte Suche und das für Kunden freigeschaltete FAQ-Portal vermindern nachweislich das Service-Aufkommen in Ihrer Hotline.

 

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Steuerung & Automatisierung

Workflows, KI Bausteine das Customizing der Oberfläche


In der heutigen Geschäftswelt sind effiziente und automatisierte Prozesse unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Vemas.Workflow-Designer erlaubt es, komplexe Geschäftsprozesse grafisch zu modellieren und Prozessschritte eigenständig festzulegen — auch ohne technische Kenntnisse.

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Vemas ist bereits für viele Bedürfnisse voreingestellt. Der Solution-Builder ermöglicht Änderungen an Erscheinungsbild und Funktionalität von Masken und bietet eine noch bessere Individualisierung des Systems Vemas und dadurch eine zielgerichtete Anpassung an den Informationsbedarf.

 

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Informationen werden in vielen Bereichen als Produktionsfaktor verstanden. Erhält der Mitarbeiter keine Informationen, so weiß er vielfach nicht, was er zu tun hat. Der Infoserver versendet automatisch E-Mails an Mitarbeiter und Bereiche nach frei definierbaren Regeln und unterstützt so ein integriertes, prozessorientiertes Informationsmanagement.

 

Der KI-Chat in Vemas liefert Antworten direkt dort, wo Sie arbeiten: in der Kundenakte und im Projekt. Er fasst Notizen, Ereignisse, Dokumente und Systemdokumentation zusammen, durchsucht sie intelligent und beantwortet gezielte Fragen zu Kennzahlen aus ausgewählten Reports.

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Vemas.AI agentic baut auf dem KI-Chat auf und geht den nächsten Schritt: von der Antwort zur Aktion. KI-Workflows und automatische Aufgabenerstellung nehmen Ihnen Routinearbeit ab, offene Schnittstellen binden Vemas an Ihre AI-Clients an und lassen sich für eigene Erweiterungen nutzen.

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Integrationen

Postfach, Kalender, Ticketsysteme, Marketing, Adressdienste und Schnittstellen

 

E-Mails sind heutzutage das Kommunikationsmittel Nr. 1. Schnell füllen sich die Postfächer mit mehreren hundert E-Mails täglich. Der IMAP Dienst lädt alle eingehenden Mails der definierten Postfächer automatisch in Vemas hoch und startet entsprechende Workflows. 

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Ein hocheffizienter und zeitsparender Service, der automatisch Aufgaben, Kontakte und Termine zwischen Vemas und Outlook abgleicht. 

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Das Modul integriert JIRA mit Vemas und bietet den Komfort der Anwendung Jira gepaart mit den Möglichkeiten der Projektverwaltung und Projektsteuerung in Vemas.  

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Das Vemas API & Plug-In Programmierungsmodul ermöglicht es Ihnen, maßgeschneiderte Erweiterungen für Ihre Vemas-Instanz zu entwickeln und zu integrieren.

Die Bereitstellung der Entwicklungsumgebung sowie eine professionelle Schulung durch einen qualifizierten Consultant sorgt dafür, dass Sie über das notwendige Wissen verfügen, um erfolgreich mit der  Vemas API und dem SDK zu arbeiten.

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HubSpot bietet viele Marketing-Funktionen und doch ist es für eine einheitliche Zielverfolgung erforderlich, HubSpot-Leads in Ihre Vemas-Vertriebsdatenbank zu integrieren. Die Schnittstelle synchronisiert wichtige Leads und Kontaktdaten automatisch in die Vertriebsdatenbank; die weitere Leadverfolgung erfolgt dann in Vemas bis zum Auftragseingang.

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Vemas.Jira Cloud verbindet Ihre Entwicklungssteuerung in Jira Cloud mit der Projektverwaltung und Projektabrechnung in Vemas. Sie arbeiten weiter in der gewohnten Jira-Oberfläche. Die Daten fließen automatisch in beide Richtungen.

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Vemas wächst nicht als starres System, sondern als Plattform, die sich konsequent an individuelle Unternehmensprozesse anpasst. Genau darin liegt der entscheidende Vorteil – jede Erweiterung fügt sich nahtlos in die bestehende Umgebung ein und nutzt durchgängig dieselben Daten, Oberflächen und Workflows.

So entsteht Schritt für Schritt eine Lösung, die nicht nur einzelne Aufgaben digitalisiert, sondern komplette Prozessketten verbindet – vom Vertrieb über die Projektsteuerung bis hin zur Abrechnung und Auswertung. Unternehmen entscheiden dabei jederzeit selbst, welche Funktionen sie heute benötigen und welche sie für zukünftige Anforderungen vorbereiten möchten.

Das Ergebnis ist eine ERP-Lösung, die mit dem Unternehmen mitwächst: flexibel im Aufbau, klar in der Struktur und jederzeit erweiterbar – ohne Systembrüche, ohne Insellösungen, aber mit maximaler Wirkung im Tagesgeschäft.

Kein Modul trifft genau Ihren Bedarf?

Mit dem Vemas.Solution-Builder passen Sie Masken und Funktionen individuell an, mit dem Vemas.Workflow-Designer bilden Sie Ihre eigenen Geschäftsprozesse ab. Sprechen Sie uns auf individuelle Entwicklung an.

Lassen Sie uns
gemeinsam prüfen,
welche Module
heute Sinn machen.

Und welche Optionen für morgen sinnvoll sein könnten. Ein
Gespräch, eine Empfehlung, ein Angebot - ohne Paketzwang.

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