Vemas.SEM, die clevere
Branchenlösung
ERP mit integrierter KI für Seminaranbieter
Offene Seminare, Firmentrainings, Online-Schulungen und Weiterbildungen erfordern gerade für Anbieter eines umfangreichen Seminarangebots ein aufwändiges Management und eine durchdachte Software für die Verwaltung von Veranstaltungen.
Prozesse automatisieren. Seminare organisieren. Teilnehmer begeistern.
Mit Vemas und intelligenter KI-Unterstützung steuern Sie Ihr gesamtes Seminargeschäft auf einer Plattform.
Seminaranbieter, die unserer ERP-Software vertrauen
FAKT STATT BUZZWORD
KI macht aus Vemas einen intelligenten Assistenten
20 konkrete KI-Funktionen, die heute schon im Seminarbetrieb sehr viele Stunden sparen
— nicht nur behauptet, sondern erlebbar.
Seminare erfolgreicher
planen
- KI-Themenradar erkennt gefragte Themen aus Buchungs- und Marktdaten
- Text-Entwürfe in Sekunden — Redaktion prüft und finalisiert
- Referenten-Matching aus Verfügbarkeit, Bewertung und Honorar
- Automatische Mehrsprachigkeit für internationale Kongresse
Teilnehmermanagement automatisieren
- Buchung ohne Medienbruch — Bestätigung, Rechnung und Kalendereintrag entstehen automatisch
- Warteliste & Kapazität regelbasiert gesteuert — kein Nachtelefonieren
- Zertifikate inkl. Prüf-QR-Code auf Knopfdruck, mehrsprachig, in Serie
- 360°-Teilnehmerakte für schnellen Service
Mehr Teilnehmer gewinnen
- KI-Lead-Scoring priorisiert die kaufbereitesten Kontakte
- Next-Best-Offer-Empfehlungen erhöhen die Wiederbuchungsquote
- Trigger-basierte Kampagnen statt manueller Newsletter-Wellen
- Reaktivierung inaktiver Kunden bei erkannten Abwanderungssignalen
Weniger
Verwaltungsaufwand
- Belege, Verträge & Teilnehmerdaten per KI/OCR automatisch erfassen
- Ressourcen- & Hotelplanung ohne Doppelbuchungen
- Honorar- & Vertragsworkflows revisionssicher
- E-Rechnung nach EN 16931 — Versandpflicht ab 01.01.2027 bereits abgedeckt
Daten & KI-Assistenz nutzen
- KI-Feedback-Analyse verdichtet Freitext-Bewertungen per Sentiment-Analyse zu klaren Qualitätssignalen
-
Echtzeit-Dashboards & Forecast zeigen Auslastung und Umsatzprognose live
statt zum Monatsende -
RAG-Wissensassistent beantwortet Fragen zu Verträgen, Programmen und Historie
mit Quellenbeleg -
KI-Assistent im Service beantwortet wiederkehrende Anfragen automatisch
und eskaliert komplexe Fälle sauber
KUNDENSTIMMEN
ERP für Seminaranbieter - alle Prozesse jederzeit im Griff
Kunden-, Interessenten- und Partnerdaten zentral
Die zentrale Seminarverwaltung als Kern des Systems
Automatische Faktura direkt aus den Veranstaltungsdaten
FUNKTIONSÜBERSICHT
Alle integrierten Features von Vemas.SEM,
der ERP Software für Seminaranbieter
Seminarorganisation
Referenten &
Ressourcen
Interne und externe Referenten inklusive Terminkalender verwalten. Einsatzplanung transparent, abgestimmt auf verfügbare Ressourcen und Räume.
Seminar-/
Raumplanung
CRM &
Vertrieb
Kunden-, Interessenten- und Partnerdaten zentral gebündelt. Termine, Kontakte und Aufgaben synchronisiert, ergänzt durch Forecasts und Vertriebscontrolling.
Teilnehmermanagement
Zentrale Übersicht über Anmeldungen, Wartelisten und Status. Automatische E-Mail-Workflows für Bestätigungen. Listen, Namensschilder und Zertifikate per Klick.
Faktura &
Abrechnung
Marketing &
Kommunikation
Seminar- und Teilnehmerhistorien für gezieltes Cross-Selling. Automatische E-Mail-Strecken, Mailings sowie Online-Anmeldung über die Website.
Controlling &
Reports
Umfassende Reports zu Umsatz, Teilnehmern und Kosten. Zentrale Projektplanung, Ressourcensteuerung und frühzeitige Erkennung von Abweichungen.
KUNDENSTIMMEN
Das sagen Seminaranbieter über Vemas.SEM
„Dank des Einsatzes von Vemas haben wir unsere Veranstaltungen, die Kontakte zu unseren Interessenten und Kunden optimal im Blick.
Neben der vertrieblichen Unterstützung ist die Abrechnung und die Überwachung der Kundenprojekte sehr komfortabel möglich.“
Dipl.-Kfm. Bodo Poetters
Geschäftsführer
PST Software & Consulting GmbH
- Ein Unternehmen der COPA Systeme Gruppe -
AUSGEWÄHLTE VORTEILE
Vorteile mit der Seminarverwaltungssoftware Vemas.SEM
Seminarverwaltung und Website perfekt verzahnt — ohne Doppelpflege
Alle Seminardaten (Beschreibungen, Termine, etc.) pflegen Sie nur ein einziges mal in der Administration. Alle Veranstaltungen werden auf Ihrer Webseite automatisch publiziert. Somit halten Sie Programm und Termine dort stets aktuell, ganz ohne Doppelpflege. Das reduziert Fehlerquellen, entlastet Ihre Verwaltung und bringt neue Seminare schneller an den Start.
Zusatzumsatz gezielt steigern durch automatisiertes Cross-Selling
Passende Seminarreihen und Folgeveranstaltungen schlägt das System Ihren Teilnehmern automatisch vor. So nutzen Seminaranbieter bestehende Kontakte systematisch weiter, heben die Wiederbuchungsquote und erschließen zusätzliche Umsätze – ohne dass Ihr Vertrieb nachfassen muss.
Maximale Conversion durch einfache Online-Anmeldung
Die Anmeldung läuft direkt über Ihre Webseite – in wenigen Klicks, ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Alle Teilnehmerdaten werden automatisch und mit integrierter Dublettenprüfung ins CRM übernommen, sodass keine doppelten Kontakte entstehen und Ihre Daten stets sauber bleiben. Die Folge: mehr Teilnehmer bei spürbar schlankerem Backoffice.
Präzise Umsatzprognosen für sichere Planung und maximale Rentabilität
Teilnehmerzahlen, Provisionen, Personal-, Material- und Mietkosten sowie der aktuelle Abrechnungsstand fließen in Ihr Reporting ein. Damit haben Sie eine verlässliche Entscheidungsgrundlage, erkennen wirtschaftliche Entwicklungen früh und steuern jedes Seminar gezielt auf sein bestes Ergebnis.
Automatisierte Abrechnung ohne Lücken und Mehraufwand
Die Rechnungsautomatik sorgt dafür, dass keine Abrechnung liegen bleibt, und schlägt für Einzel- wie Firmenseminare gleich das passende Abrechnungsmodell vor. So vermeiden Sie Umsatzausfälle und wickeln jede Faktura zuverlässig ab – nacharbeiten von Hand müssen Sie nichts.
Massive Zeitersparnis durch automatisierte Seminarunterlagen
Bestätigungen, Namensschilder, Teilnehmerlisten und Zertifikate entstehen auf Knopfdruck. Die tägliche Routine übernimmt die Software – und Ihr Team gewinnt Zeit für das, was wirklich zählt: gute Seminare und zufriedene Teilnehmer.
WARUM VEMAS
Der richtige Partner für den Umstieg
Integrierte Plattform
Vemas vereint CRM, Projekt-management, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Abrechnung und Controlling in einer einzigen Plattform. Das bedeutet: keine doppelten Daten, kein Wechsel zwischen verschiedenen Tools und jederzeit volle Transparenz über Projekte, Kunden und Finanzen.
Branchenfokus Seminaranbieter
Vemas.SEM ist gezielt für Anbieter eines umfangreichen Seminarangebotes ausgerichtet. Die branchenspezifischen Funktionen sorgen für kurze Einführungszeiten, einfache Bedienung und Prozesse, die exakt zu Ihrem Geschäftsmodell passen.
Offene KI-Integration
Persönliche Einführung
Mit Vemas erhalten Sie mehr als nur Software:
Ein erfahrenes Team begleitet Sie von der Konzeptanalyse bis zum Go-live. Der strukturierte Implementierungsprozess, praxisnahe Schulungen und feste Ansprechpartner sorgen für schnelle Ergebnisse und hohe Akzeptanz im Team.