Der Mensch
Erfolgsfaktor Nr. 1 für ein erfolgreiches ERP-Projekt
Der Mensch ist und bleibt Erfolgsfaktor Nr. 1 bei erfolgreichen ERP-Projekten, denn die neue Software lebt von der Akzeptanz der Mitarbeiter.
Selbst, wenn Sie so früh wie möglich mit der Implementierung Ihres ERP-Systems beginnen möchten, kann die richtige Gestaltung und Zusammenstellung des Projektteams Ihren ERP-Erfolg nachhaltig beeinflussen. Es lohnt sich also, Zeit und Arbeit in die Auswahl des Projektteams zu investieren.
Was zeichnet ein gutes Projektteam aus?
♦ Ein gemeinsames Projektziel
♦ Eine klar vereinbarte Rollen- und Aufgabenverteilung
♦ Ausgewogene Fach- und Sozialkompetenz der Teammitglieder
♦ 5-7 Teammitglieder bilden die Grundlage für eine optimale Handlungsfähigkeit
♦ Durchdachte Prozesse
♦ Gut geplante Arbeitsabläufe
♦ Starker Teamgeist
♦ Hohes Engagement
♦ Motivation
♦ Wir-Gefühl
♦ Offene Ansprache von Konflikten
♦ Ziel -und ergebnisrorientiertes Arbeiten
♦ Gewissenhafte Arbeit
♦ Gute Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter
♦ Stärkung der Akzeptanz der übrigen Mitarbeiter für das Projekt
Empfehlung:
Kick-Off Termin um den Einstieg für alle zu erleichtern, ggf. kennenlernen, Rahmenbedingungen besprechen, offene Fragen klären
Rollenverteilung innerhalb des Projektteams
Eine Unterschätzung der Teamzusammenstellung kann mit Konflikten und Problemen einhergehen und letztlich das Scheitern des Projektes für das Unternehmen zur Folge haben.
Es ist daher immens wichtig innerhalb des Projektteams fest definierte Rollen zu verteilen, um die Verantwortlichkeiten für die Prozesse klar zu definieren.
Natürlich bleibt es jedem Unternehmen selbst überlassen, wie die Rollen verteilt werden. So ist es beispielsweise nicht unüblich, dass das Management oder der Projektmanager bereits im Vorfeld feste Rollen definiert. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die Aufgabenverteilung vollständig dem neu gebildeten Projektteam zu überlassen.
In beiden Fällen sollten jedoch folgende Kriterien berücksichtigt werden:
♦ Wo und wie ist der Rolleninhaber in der Unternehmens- und Projektorganisation eingebunden?
♦ Hat der vorgesehene Mitarbeiter die nötigen Voraussetzungen für die Rolle?
♦ Wofür ist der Rolleninhaber innerhalb des Projektes verantwortlich?
♦ Welche Aufgaben sollen vom jeweiligen Rolleninhaber im Detail umgesetzt werden?
♦ Welche Rechte benötigt der Mitarbeiter, um seiner Rolle gerecht zu werden?
Die wichtigsten Rollen in einem Projektteam
Auftraggeber
Die wichtigste Rolle in einem Projekt bekleidet natürlich der Auftraggeber. Er bestimmt das Projektziel, trifft Budgetentscheidungen, gibt das Projekt in Auftrag und nimmt es letztlich ab. Der Auftraggeber ist ein wichtiger Entscheidungsträger und sollte sowohl über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden als auch in kritischen oder unklaren Situationen während der Einführung zu Rate gezogen werden.
Projektleiter
Welche Eigenschaften benötigt ein guter Projektleiter in einem ERP-Projekt?
Organisationstalent
Der Projektleiter sollte die Fähigkeit besitzen, Termine und Arbeitsabläufe optimal zu strukturieren und umsichtig zu planen.
Er sollte selbst in stressigen Phasen den Überblick behalten und Prioritäten setzen können.
Dazu gehört auch die Fähigkeit, bestimmte Tätigkeiten zu delegieren, auf Veränderungen im Team flexibel zu reagieren und fachliche Entscheidungen zu treffen.
Sozialkompetenz
Empathie, Teamfähigkeit und Durchsetzungsvermögen sind die wichtigsten Sozialkompetenzen die ein Projektleiter besitzen sollte.
Er muss aber auch gute Führungsqualitäten besitzen und in der Lage sein, andere zu begeistern und zu überzeugen.
Unternehmerisches Denken
Ein Projektleiter muss genau wie die Führungsebene geeignete Strategien entwickeln und dabei das Budget im Auge behalten können.
Er muss zudem in der Lage sein, frühzeitig Risiken zu erkennen und diesen gegenzusteuern.
Welche Aufgaben hat ein Projektleiter?
Der Projektleiter spielt die zentrale Rolle in jedem Projekt. Ihm unterliegen sämtliche Arbeiten und Abläufe bei der Projekteinführung.
Seine Aufgaben sind daher sehr vielfältig, starten bei der Projektinitiierung, ziehen sich durch die Projektdurchführung und enden mit dem Projektabschluss.
Vor Projektstart
♦ Klärung des Projektauftrages
♦ Zieldefinition für das Projekt
♦ Zeit-, Budget- und Ressourcenplanung
♦ Ermittlung und Bewertung von möglichen Projektrisiken
♦ Erstellung eines Maßnahmenkataloges bei eintretenden Projektrisiken
♦ Planung des Teams und Maßnahmen zur Teambildung
♦ Ablaufplanung und Versand einer Agenda für das Kick-Off-Meeting
♦ Präsentation des Projekts für Kick-Off-Meeting vorbereiten
Während des laufenden Projektes
♦ Betreuung, Führung und Motivation des Projektteams
♦ Überwachung des Projektfortschrittes hinsichtlich Termineinhaltung, Meilensteinen und Zielerreichung
♦ Budgetkontrolle
♦ Vorbereitung und Durchführung von Projektmeetings
♦ Lösung von Interessenskonflikten
♦ Dokumentation der Projektarbeit
♦ Statusmeldungen an die Führungsebene
Zum Ende des Projektes
♦ Soll-/Ist-Vergleiche hinsichtlich der Kalkulationen
♦ Erstellung eines Abschlussberichtes
♦ Realisierung der Projektübergabe /-abnahme
♦ Organisation und Durchführung einer Nachbesprechung
Projektassistenz
Viele Projektleiter müssen neben der Projektleitung noch ihrer Hauptaufgabe im Unternehmen in Vollzeit gerecht werden und auch die vorhandene Rolle einer Projektassistenz bleibt in vielen Unternehmen leider eine Wunschvorstellung. Aber sie kann den Projektleiter von seinen administrativen Aufgaben entlasten, so dass dieser sich voll und ganz auf seine Kernaufgaben bei der ERP Einführung konzentrieren kann.
Mögliche Unterstützungsleistungen einer Projektassistenz
Auswahl des Projektteams
♦ Sammeln von Hintergrundinformationen zu möglichen Projektmitgliedern
(Vorerfahrung, Fachkompetenz, Ressourcenplanung etc.)
♦ Information über die Auswahl an die restliche Belegschaft
♦ Bekanntgabe von Ansprechpartnern
Projektverwaltung
♦ Überblick bewahren
♦ Dokumente strukturiert ablegen
♦ Für eine einheitliche Nutzung der gewählten Kommunikationsmittel sorgen
♦ Archivierung der Kommunikation innerhalb der Projektes
Meetings
♦ Aufsetzen der Agenda und Versand der Einladung
♦ Erstellen von Präsentation und Unterlagen
♦ Raumreservierung, Catering und Technik
♦ Betreuung der Teilnehmer
♦ Protokollführung, -erstellung und -versand
♦ Verfolgen von im Meeting entstandenen ToDo‘s
Key-User
Key-User bedeutet frei übersetzt „Schlüsselfigur“. Diesem Namen werden sie auch mehr als gerecht, denn sie spielen eine zentrale Rolle im gesamten Projekt und sollten demnach mit Bedacht ausgewählt werden. Ihre Aufgabengebiet im Team umfasst von der Analysephase bis zum Projektstart das gesamte Spektrum der Projektarbeit. Aus diesem Grund werden Key-User für die Phase der ERP Einführung idealerweise auch mindestens teilweise von ihren Tagesaufgaben entlastet.
Welche Voraussetzungen sollte ein Key-User mitbringen?
Gute Fachkenntnisse, auch über die eigene Abteilung hinaus
Im Idealfall ist verfügt der Key-User über eine längere Betriebszugehörigkeit im Unternehmen und ist bereits als Wissensträger bekannt,
denn fehlendes Fachwissen kann zu schwerwiegenden Fehlentscheidungen und damit im Ernstfall zum Scheitern des Prozesse führen.
Schnelle Auffassungsgabe und Offenheit für Neues
Der Key-User sollte ein Interesse für Gesamtzusammenhänge zeigen und auch über den Tellerrand hinausschauen können.
Sicheres und ruhiges Auftreten sowie sprachliche und didaktische Fähigkeiten
Der Key-User dient als Werbebotschafter für das Projekt in den eigenen Reihen und steht mitunter vor der Aufgabe, Zweifler überzeugen zu müssen
(dem Kollegen glaubt man noch am eheseten).
Als Multiplikator von Projekt-Know-How ist der Key-User zudem auch der Situation ausgesetzt komplexe Sachverhalte souverän vermitteln zu müssen.
Aufgaben eines Key-Users
Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern in den Fachabteilungen, der Geschäftsführung, der IT-Abteilung und dem ERP-Anbieter
In erster Linie vertreten Key-User ihren Fachbereich, und sind Ansprechpartner für die Anwender. Sie müssen also bereits frühzeitig in das Projekt eingebunden werden,
schon bei der Lösungsauswahl, um beurteilen zu können, ob die Prozesse in Ihrem Bereich mit der neuen Software auch unterstützt werden.
Erster Ansprechpartner bei Problemen
Der Key-User kann Fragen zu Bedienung und Nutzung der neuen Software erläutern und Begrifflichkeiten innerhalb der Anwendung erklären.
Er dient aber ebenfalls als Vermittler, wenn es Konflikte bzgl. der Nutzung/Nicht-Nutzung der Lösung gibt.
Organisieren von Schulungen
Um ihr Projekt-Know-How weitergeben zu können, entwerfen Key-User entsprechende Schulungskonzepte, denn sie wissen am besten,
welche Anwender noch Defizite im Umgang mit der neuen Software aufweisen.
Durchführung von Funktionstest
Als Tester kann der Key-User sowohl Beta-Versionen als auch freigegebene Versionen testen, bevor sie im gesamten Unternehmen ausgerollt werden.
Er ist jedoch auch in der Lage, dem Hersteller bereits frühzeitig fundierte Feedback zu neuen Funktionen zu geben.
Begleitung vom Go-Live
Die Key-User stehen während der Einführungsphase mit Rat und Tat zur Seite und vermindern somit die Anlaufschwierigkeiten der Endanwender.
Sie bündeln die Feedbacks, formulieren wenn nötig Change-Request und geben diese regelmäßig an die Führungsebene weiter.
Projektmitarbeiter
Ohne die Projektmitarbeiter kann kein noch so gut geplantes Projekt funktionieren, denn sie führen die ihnen zugeteilten Projektaufgaben aus und bringen ihr fachliches Know-How in den Prozess ein. Projektmitarbeiter müssen nicht zwangsläufig Bestandteil des Projektteams sein, denn sie werden häufig nur für bestimmte Aufgaben oder Phasen im Projekt beauftragt. Ausgewählt und disziplinarisch geführt werden Sie dafür während der ERP Einführung von dem Projektleiter.
Externe Berater
Es ist durchaus nicht unüblich, externe Berater für die Phase der ERP Einführung einzubinden. Als Externe bezeichnet man alle Mitarbeiter, die nicht im eigenen Unternehmen arbeiten.
Wann sollte man über einen externen Berater nachdenken?
Fehlende interne Kapazität
Wenn die eigenen Mitarbeiter zu stark in parallelen Projekten oder Tagesaufgaben eingebunden sind und die Zeit für ein Zusatzprojekt einfach nicht vorhanden ist
Mangelndes internes Fachwissen
Möglicherweise gibt es spezielle Anforderungen im Projekt, bei denen das fachliche Know-How in den eigenen Reihen nicht vorhanden ist.
Für den Erfolg des Projektes empfiehlt es sich dann, auf die spezifischen Fachkenntnisse eines externen Beraters zurückzugreifen.
Unzureichende Wandlungsbereitschaft
„Never change a running system“ ist oftmals das Motto der Anwender. Doch stetige Optimierungen sind wesentliche Erfolgsbausteine.
Dazu gehört auch die Überprüfung der vorhanden Arbeitsmittel und das Abwägen, ob ein neues ERP-System nicht vielleicht doch die bessere Wahl ist.
Der Externe Berater hat hierbei während der gesamten Projektphase eine neutrale Sicht.
