Projektmodelle in ERP-Systemen
Effiziente Lösungen für komplexe Aufgaben
Wenn es darum geht, Projekte erfolgreich zu planen, zu verfolgen und abzuschließen stehen Unternehmen vor vielfältigen Herausforderungen,. Ob es sich um die Einführung neuer Technologien, die Entwicklung neuer Produkte oder die Durchführung komplexer Dienstleistungsprojekte handelt – effizientes Projektmanagement ist von entscheidender Bedeutung. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, setzen viele Unternehmen auf ERP (Enterprise Resource Planning)-Systeme, die eine umfassende Steuerung und Verwaltung von Ressourcen und Prozessen ermöglichen. Innerhalb dieser ERP-Systeme spielen Projektmodelle eine entscheidende Rolle, da sie als voreingestellte Musterprojekte fungieren, die individuell angepasst werden können und so die Arbeit enorm erleichtern.
Was sind Projektmodelle?
Projektmodelle in ERP-Systemen sind vordefinierte Strukturen oder Vorlagen, die die Grundlage für die Planung und Durchführung von Projekten bilden. Diese Modelle können verschiedene Aspekte eines Projekts abdecken, einschließlich Zeitpläne, Ressourcenallokation, Budgets, Aufgaben und Meilensteine. Sie sind in der Regel so konzipiert, dass sie den Anforderungen bestimmter Branchen oder Projekttypen entsprechen und bewährte Praktiken widerspiegeln. Das Ziel besteht darin, die Projektarbeit zu standardisieren, die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.
Vorteile von Projektmodellen
Zeitersparnis
Durch die Verwendung von Projektmodellen können Unternehmen Zeit sparen, da sie nicht jedes Mal von Grund auf neue Projekte erstellen müssen. Stattdessen können sie auf bewährte Vorlagen zurückgreifen und diese an ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Standardisierung
Projektmodelle ermöglichen eine Standardisierung der Projektprozesse im gesamten Unternehmen. Dies hilft, konsistente Ergebnisse zu erzielen und eine bessere Kontrolle über die Projektabwicklung zu gewährleisten.
Reduzierung von Fehlern
Da Projektmodelle bewährte Praktiken und Methoden enthalten, tragen sie dazu bei, Fehler und Missverständnisse zu minimieren. Dies führt zu einer höheren Qualität der Projektergebnisse.
Effiziente Ressourcenallokation
Ressourcen wie Mitarbeiter, Maschinen und Materialien können durch die Verwendung von Projektmodellen effizienter zugewiesen werden, da die Vorlagen bereits bewährte Aufgabenverteilungen und Zeitpläne enthalten.
Bessere Budgetkontrolle
Projektmodelle ermöglichen eine genauere Budgetplanung und -überwachung. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass Projekte innerhalb der festgelegten finanziellen Grenzen bleiben.
Verbesserte Zusammenarbeit
Projektmodelle erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, da sie klare Strukturen und Verantwortlichkeiten vorgeben.
Individualisierung von Projektmodellen
Obwohl Projektmodelle einen Großteil der Arbeit bei der Projektplanung erleichtern, ist es wichtig zu betonen, dass sie flexibel genug sein sollten, um den individuellen Anforderungen jedes Projekts gerecht zu werden. ERP-Systeme ermöglichen in der Regel die Anpassung von Projektmodellen, sodass Unternehmen spezifische Informationen, Aufgaben oder Prozesse hinzufügen oder entfernen können, um den Bedürfnissen ihres Projekts gerecht zu werden.
Die Individualisierung von Projektmodellen ist entscheidend, um den maximalen Nutzen aus diesen Werkzeugen zu ziehen. Indem sie sich auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen jedes Projekts einstellen, können Unternehmen flexibler, kreativer und effizienter in der Durchführung ihrer Projekte werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass Projektmodelle nicht in Stein gemeißelt sein sollten, sondern vielmehr als flexible Leitfäden dienen sollten, die den Projekten dienen und nicht umgekehrt. Mit einer gezielten Individualisierung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Projektmanagementpraktiken maßgeschneidert sind, um den Erfolg jedes Projekts zu fördern.
Bewährte Beispiele für den Einsatz von Projektmodellen
Für die Projektarbeit mit Vemas.NET schlagen wir folgende Modelle vor:
Modellprojekt Vertrieb
Dieses Projekt dient zur Erfassung aller Aufwendungen, die vor einer Projektbeauftragung anfallen (Bspw. Präsentationen, Reisekosten, Mailings, Analysen etc.). Die Aktivitäten sind meist in Form von kostenlosen Dienstleistungen integriert. Vertriebsaufwendungen reduzieren Ihren Deckungsbeitrag bei Kundenprojekten. Sie können nach Beauftragung aus dem Vertriebsprojekt entnommen und in das aktive Kundenprojekt übernommen werden. Relevante Projektinformationen können gesammelt und vom Vertrieb an die Projektleitung übergeben werden.
Modellprojekt Hotline
Diese Projekte dienen zur Erfassung aller Hotline-Aktivitäten. Aktivitäten sollten hier in Form von sowohl kostenlosen als auch kostenpflichtigen Dienstleistungen integriert werden. Kostenpflichtige Aktivitäten können nachträglich jederzeit wieder auf kostenlose Dienstleistungen umgestellt werden.
Modellprojekt Kunde
Kundenprojekte bestehen aus fakturierbaren Leistungen/Produkten. Diese Projekte beinhalten die Kern-Dienstleistungen/Produkte.
Modellprojekt Firmenseminar
Projekte zu Firmenseminaren bestehen aus fakturierbaren Leistungen/Produkten.
Folgende Inhalte könnten sinnvoll sein:
- Verwaltung der Firmenseminar-Gebühr(en) als Pauschale(n)
- Alternative: Abrechnung der Dienstleistung nach Aufwand
- Alternative: Abrechnung der Seminarteilnehmer nach Aufwand
- Verpflegungspauschalen
- Zusatzleistungen (DVDs, Handouts, Unterlagen)
- Interne Aufgabenverwaltung für anstehende Tätigkeiten
Opportunity-Modell
Mittels dieser Projekte kann der Bereich Vertrieb erste Verkaufschancen einfach definieren. Eine Opportunity kann mehrere Zeilen beinhalten und werden im Forecast angezeigt. Aus ihr kann später ein Projekt zur Kalkulation erstellt werden
