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ERP-Erfolg braucht Champions

Warum die Wahl der Key-User entscheidend ist

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein Meilenstein.
Aber: Ein System allein verändert nichts.

Es sind Menschen, die neue Wege gehen, Prozesse hinterfragen und Software wirklich nutzbar machen. Und hier betreten sie die Bühne: die Key-User.

Key-User sind keine Randfiguren.
Sie sind die tragenden Säulen einer erfolgreichen ERP-Einführung – und der vielleicht am meisten unterschätzte Erfolgsfaktor.

Wer sie falsch auswählt, riskiert Frust, Ineffizienz und einen schleppenden ROI.
Wer sie strategisch einsetzt, macht den Unterschied zwischen Softwareprojekt und echtem Digitalisierungserfolg.


Key-User – oft auch Power User genannt – sind die Schnittstelle zwischen IT, ERP-Dienstleister und Fachabteilung. Sie sind keine Entwickler, keine Projektleiter, aber sie wissen ganz genau, wie die Prozesse im Tagesgeschäft laufen.
Key-User sind erfahrene Mitarbeitende aus den Fachabteilungen. Sie sind tief in den täglichen Abläufen verwurzelt, verstehen interne Prozesse nicht nur theoretisch, sondern leben sie im Alltag. Im ERP-Projekt übernehmen sie eine Doppelfunktion:

Als Fachvertreter
Sie bringen Wissen über reale Abläufe ein.

Als Projektvermittler
Sie übersetzen zwischen IT und Praxis.

Sie sind die Brückenbauer zwischen Theorie und Praxis und agieren dabei auf vielen Ebenen – fachlich, kommunikativ und menschlich. Sie testen, bewerten, schulen, begleiten. Sie nehmen Ängste, fördern Verständnis und bringen Menschen ins Boot.

Ihre Aufgaben

   – Anforderungen aus der Fachabteilung aufnehmen und in ERP-Sprache übersetzen
   – Die Software mittesten, Feedback geben, anpassen lassen
   – Kollegen schulen, Fragen beantworten, Support leisten
   – Später als „Superuser“ im Live-Betrieb fungieren

Mit Ihnen trifft fachliches Know-how auf Prozessverständnis
Key-User kennen die alltäglichen Arbeitsprozesse in- und auswendig – nicht nur auf dem Papier, sondern aus der Praxis. Sie verstehen, wo Abläufe klemmen, welche Schritte überflüssig sind und wo Automatisierung echten Mehrwert bringt. Während Management und IT oft über Prozesse reden, leben Key-User sie täglich. Sie wissen, warum bestimmte Umwege genommen werden, was wirklich Zeit kostet oder wo sich Mitarbeitende mit Excel-Listen behelfen müssen.

Beispiel:
In der Theorie läuft der Einkauf über ein zentrales System. In der Praxis bestellen Außendienstmitarbeitende per E-Mail, weil die Oberfläche zu kompliziert ist.
Nur ein Key-User wird dieses Missverhältnis erkennen – und aktiv im Projekt adressieren.

🧠 Fazit
Ein ERP-System ist nur dann ein echter Fortschritt, wenn es die realen Prozesse abbildet. Dafür braucht es Menschen, die diese Realität kennen – und verändern wollen.

 

Sie geben der Veränderung ein Gesicht
ERP-Einführungen lösen Emotionen aus: Angst vor Veränderung, Sorge um den Job, Unsicherheit im Umgang mit neuer Software. Key-User sind vertraute Kolleginnen und Kollegen. Sie schaffen Nähe, wo externe Berater Distanz erzeugen. Ihre Meinung zählt im Team. Wenn sie von einem Prozess überzeugt sind, folgen andere eher. Wenn sie sich schützend vor das Projekt stellen, hat es Rückhalt. Key-User wirken hier als Multiplikatoren und interne Change Agents. Sie nehmen Sorgen ernst, übersetzen technische Anforderungen ins Alltagsdeutsch und helfen, die Akzeptanz im Team zu steigern.

Beispiel:
Eine Kollegin zweifelt, ob sie mit der neuen Software klarkommt. Der Key-User nimmt sich Zeit, geht den Prozess gemeinsam durch und zeigt, dass vieles sogar einfacher geworden ist. Die Kollegin gewinnt Sicherheit – und Vertrauen.

🧠 Fazit
Key-User wirken intern als Multiplikatoren, Mentoren und Motivatoren. Ohne sie bleibt das ERP-Projekt eine abstrakte Maßnahme.

-> Mitarbeiter folgen lieber Kollegen als externen Beratern.

 

Key-User fungieren als Frühwarnsystem und Qualitätssicherung
Die Testphase eines ERP-Systems ist kritisch. Fehler, die hier nicht entdeckt werden, tauchen später im Echtbetrieb auf – mitunter mit dramatischen Folgen: fehlerhafte Rechnungen, unterbrochene Lieferketten, verärgerte Kunden.
Key-User prüfen realistische Szenarien, testen Ausnahmefälle und sorgen dafür, dass das System nicht nur funktioniert, sondern auch sinnvoll nutzbar ist. Sie merken früh, wenn etwas schiefläuft: unlogische Masken, fehlerhafte Felder, Workflows, die in der Praxis nicht funktionieren. Ohne sie gehen diese Stolpersteine oft erst im Live-Betrieb auf – dann ist der Schaden groß und die Frustration groß.

Beispiel:
Ein Key-User im Vertrieb bemerkt, dass bei Rücksendungen die Gutschriften falsch berechnet werden. Der Fehler hätte erst Wochen nach dem Go-live auffallen können – zu spät.

🧠 Fazit
Key-User sind Frühwarnsysteme und Qualitätssicherer. Sie helfen, das System fehlerfrei und praxistauglich zu machen.

 

Sie sind langfristige Wissensträger – auch nach dem Go-live
Nach dem offiziellen Projektabschluss beginnt die eigentliche Herausforderung: der Alltag mit dem neuen System. Fragen tauchen auf, neue Prozesse kommen dazu, kleinere Fehler müssen korrigiert werden. Ein gutes ERP lebt nicht nur von seiner Einführung, sondern von der Weiterentwicklung. Key-User sichern dieses Wissen im Unternehmen, bleiben erste Anlaufstelle, kennen die Hintergründe, wissen, warum etwas so gebaut wurde – und wie es verbessert werden kann. Sie machen Unternehmen unabhängiger vom externen Dienstleister und fördern die interne Kompetenz.

Beispiel:
Im ersten Quartal nach dem Go-live tauchen wiederholt Rückfragen zur Projektzeiterfassung auf. Der Key-User entwickelt eine kurze Anleitung, klärt offene Fragen und entlastet damit sowohl IT als auch Fachbereich.

🧠 Fazit
Key-User sichern das Systemwissen im Unternehmen – und sind der Schlüssel zu langfristiger Eigenständigkeit.

 

Den richtigen Key-User finden – was sind die Kriterien?
Der perfekte Key-User vereint fachliche Kompetenz mit sozialer Stärke. Bei der Auswahl sollten folgende Eigenschaften beachtet werden:

  • Prozessverständnis
    Key-User müssen die Abläufe ihrer Abteilung sehr gut kennen, idealerweise sind es erfahrene Mitarbeiter:innen, die den Prozess nicht nur verstehen, sondern auch aktiv mitgestalten.
  • Technische Affinität
    Ein gutes Verständnis für IT und Software erleichtert das schnelle Einarbeiten in neue Systeme.
  • Kommunikationsfähigkeit
    Key-User müssen ihr Wissen verständlich weitergeben und gleichzeitig Feedback aus der Belegschaft aufnehmen können.
  • Motivation & Engagement
    Ein Key-User ist kein Pflichtposten. Die Person sollte intrinsisch motiviert sein, Veränderung mitzugestalten.
  • Beliebtheit & Netzwerk
    Da Key-User oft auch als Multiplikatoren fungieren, helfen sympathische und gut vernetzte Mitarbeitende, die Akzeptanz zu fördern.

! TIPP !
Statt Key-User nur von oben zu bestimmen, lohnt es sich, Vorschläge aus den Teams einzuholen und die Personen direkt zu fragen.

 

Key-User gewinnen – so überzeugt man sie
Ein Key-User übernimmt zusätzliche Aufgaben neben dem Tagesgeschäft. Deshalb ist es wichtig, klar zu kommunizieren:

  • Warum die Rolle wichtig ist
    Key-User sind Gestalter und Botschafter des Wandels – ihre Rolle wird gebraucht und wertgeschätzt.
  • Welche Vorteile es bringt
    Zum Beispiel Zugang zu exklusiven Trainings, die Chance, IT-Prozesse aktiv zu beeinflussen oder Karrierechancen durch erweitertes Know-how.
  • Klare Rahmenbedingungen
    Arbeitszeitentlastung für Key-User-Aufgaben, Unterstützung durch das Management und Rückhalt im Team.

 

Key-User halten – langfristige Bindung sichern

Die Rolle ist herausfordernd und kann überfordern, wenn die Unterstützung fehlt. Damit Key-User langfristig motiviert bleiben, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

  • Regelmäßige Weiterbildung
    Software-Updates, Prozessänderungen oder neue Tools erfordern ständige Lernbereitschaft. Weiterbildungen und Workshops halten Key User fit und wertgeschätzt.
  • Anerkennung und Wertschätzung
    Key-User tragen viel Verantwortung. Wer ihnen ein klares Mandat, Weiterbildung und Anerkennung gibt, gewinnt loyale Systemprofis – weit über das Projekt hinaus.
  • Klare Kommunikation
    Key-User brauchen regelmäßigen Austausch mit IT und Management, um Herausforderungen frühzeitig zu adressieren.
  • Entlastung im Alltag
    Arbeitszeit für Key-User-Aufgaben sollte fest eingeplant sein, damit das Tagesgeschäft nicht leidet.
  • Community-Building
    Interne Netzwerke oder regelmäßige Treffen unter Key-Usern fördern den Erfahrungsaustausch und schaffen eine unterstützende Gemeinschaft.

! TIPP !
Gute Key-User brauchen Zeit. Wer sie im normalen Tagesgeschäft lässt, bekommt keine Qualität. Planen Sie Freiräume und sichere Rückendeckung vom Management.

 

Typische Stolperfallen vermeiden

🚫 „Wir nehmen jemanden, der gerade Luft hat“
ERP-Projekte brauchen kompetente Mitarbeitende, keine Lückenfüller. Wer fachlich nicht sattelfest ist oder keinen Überblick über Prozesse hat, wird in dieser Rolle überfordert sein – und das Projekt ausbremsen.

🚫 „Das kann doch die IT übernehmen“
IT kann vieles – aber nicht das tägliche Doing im Einkauf, Vertrieb oder Projektgeschäft. Key-User müssen aus der Fachabteilung kommen. Nur so stellen sie sicher, dass das ERP-System die tatsächlichen Arbeitsprozesse abbildet.

🚫 „Ein Key-User pro Abteilung reicht“
Abläufe sind oft komplexer, als sie auf dem Papier wirken. Unterschiedliche Rollen, regionale Unterschiede oder Sonderfälle erfordern mehr Perspektiven. Zu wenige Key-User führen zu blinden Flecken im System.

🚫 „Du schaffst das schon“
Überforderung durch mangelnde Unterstützung: Ohne klare Rahmenbedingungen und Ressourcen entsteht Frust. Key-User brauchen ein genaues Mandat und klare Rollenbeschreibung.

👉 Checkliste "Auswahl eines geeigneten Key-Users"