Profitcentersteuerung mit Vemas
inkl. optionaler interner Leistungsverrechnung
Profitcenter (in der Regel Unternehmensbereiche oder rechtlich selbständige Unternehmen innerhalb eines Unternehmensverbundes ) müssen trotz ihrer Eigenverantwortung zentral vom Unternehmer gesteuert, controlliert und untereinander koordiniert werden.
Vemas bietet eine voll integrierte Profitcentersteuerung inkl. optionaler interner Leistungsverrechnung. Hierdurch wird ein detailliertes Controlling sowohl für die einzelne Organisationseinheit als auch über das Gesamtunternehmen ermöglicht.
Was ist ein Profitcenter?
Merkmale eines Profitcenters
- ist in der Regel ein Unternehmensbereich und/oder ein rechtlich selbständiges Unternehmen innerhalb eines Unternehmensverbundes (z.B. Holding)
- bekommt eigene betriebswirtschaftliche Ziele vorgegeben (Umsatz, Deckungsbeitrag)
- arbeitet weitestgehend eigenständig
- ist für seinen Geschäftserfolg eigenverantwortlich
- kann seine Leistungen, die es für andere Proficenter erbracht hat, an diese verrechnen
- schreibt eigenständig Rechnungen
Vor- und Nachteile einer Profitcenterstruktur
Vorteile
- Zahlen und Informationen für jedes Profitcenter auf Knopfdruck
- Höhere Flexibilität durch kleine Unternehmenseinheiten
- erhöhte Motivation durch Eigenverantwortung
- Betriebsinterner Wettbewerb führt zu Mehrumsatz
- klare Umsatz- und Gewinnabgrenzung
Nachteile
- Inseldenken / kein Integrationsgedanke
- Abhängigkeiten zwischen Profitcentern
(wenn der Gewinn eines Profitcenters zu Verlusten eines anderen Profitcenters beiträgt) - Erhöhter Aufwand im Controlling des Gesamtunternehmens (interne Leistungsverrechnung)
Profitcentersteuerung mit Vemas
Für jedes Profitcenter kann
- ein eigener Rechnungsnummernkreis
- ein eigener FiBu-Mandant
- ein eigenes FiBu-System
- eine eigene Betriebswährung
definiert werden.
Die Konsolisiderung erfolgt idealerweise in Vemas oder im zentralen FiBu-System / BI-System.
Zugriffsbeschränkungen
Profitcenterübergreifendes, einheitliches Terminmanagement
- Jedes Mitglied eines Profitcenters hat Zugriff auf:
– den eigenen Terminkalender
– freigegebene Terminkalender von Kollegen im gleichen Profitcenter
– freigegebene Terminkalender von Kollegen in anderen Profitcentern - Bidirektionale Terminsynchronisation via MS Exchange Server
- Profitcenterunabhängige und profitcenterübergreifende Projekt- und Ressourcenplanung
Reporting
Umfangreiche Auswertungen stehen zur Bewertung der Profitcenter sowohl in der Einzelbetrachtung als auch in der profitcenterübergreifenden Betrachtung zur Verfügung
- Standardberichte mit Parametersteuerung
– z.B. Übersicht aller Rechnungen, gruppiert nach Zahlungsstatus
– Abonnement für wiederkehrende Berichte (z.B. AE oder Forecast)
–> gesplittet nach Profitcentern
– Historienwerte (z.B. Forecast-Historie + Veränderungen) - Dashboards
– Benutzerindividuell konfigurierbar
– z.B. Projekt-Dashboard – für Plan/Ist-Rest, bisher fakturierte Leistungen - Exporte
– z.B. an Excel
– Zugriff auf die Datenbank
– API-Zugriff
- GF-Cockpit
– Grafische Reports mit Drilldown (bis zur Rechnungsposition)
– Profitcenter-Auswertungen
– Vergleich Vorgaben vs. Zielerreichung - Kundenindividuelle Reports
– Billability (fakturierbare Leistungen)
– z.B. Grafische Reports über Auslastung und Fakturierbarkeit für MA und Profitcenter
Fallbeispiel interne Leistungsverrechnung
Projektbeteiligte
- Profitcenter 1
H. Schneider
(Projektleiter, Stundensatz 158 €, interner Verrechnungssatz 90 €)
Fr. Müller
(Senior-Consultant, Stundensatz 110 €, interner Verrechnungssatz 55 €)
Kunde X (Debitor 10.001) mit Projekt 2022-001
- Profitcenter 2
Fr. Schmidt
(Manager, Stundensatz 200 €, interner Verrechnungssatz 100 €)
internes Projekt zur Leistungsverrechnung „ILR 2022“
Vorgang
Leistungserfassung
Der Kunde X wird in Profitcenter 1 geführt.
Sowohl die Mitarbeiter aus Profitcenter 1 als auch die Mitarbeiter aus Profitcenter 2 buchen Ihre Leistungen gegen das Projekt 2022-001 von Kunde X.
Rechnungslegung
Das Profitcenter 1 erstellt mit Vemas.NET monatlich eine Rechnung inkl. Leistungsnachweis für das Projekt 2022-001 an den Kunden X. Auf dem Leistungsnachweis werde profitcenterübergreifend alle Buchungen von sämtlichen Mitarbeitern dargestellt, die ihre Zeiten gegen dieses Projekt gebucht haben.
Im Folgenden verwaltet das Profitcenter 1 die offenen Posten und verbucht die Erlöse als Einnahmen. Die Rechnung inkl. aller Einzelpositionen wird an die Finanzbuchhaltung von Profitcenter 1 übergeben.
Schattenbuchung
Nachdem Fr. Schmidt (Profitcenter2) ihre Leistungen gegen das Projekt 2022-001 von Kunde X, welches organisatorisch dem Profitcenter 1 zugeordnet ist, erfasst hat, wird eine Schattenbuchung auf dem internen Projekt „ILR 2022“ von Profitcenter 2 in gleicher Höhe (in diesem Fall 1h zum internen Stundensatz 100 €) erzeugt.
Interne Leistungsverrechnung
1 x pro Quartal erfolgt die interne Leistungsverrechnung zwischen Profitcenter1 und Profitcenter 2.
Profitcenter 2 erstellt dann eine Rechnung inkl. Leistungsnachweis an Profitcenter 1.
Auf dem Leistungsnachweis ist zu erkennen, dass es sich um die Buchung in Höhe von 100 € von Frau Schmidt vom 25.04.2022 handelt, die gegen das Kundenprojekt 2022-001, welches dem Profitcenter 1 zugeordnet ist, erfolgt ist.
Durch die Rechnungsstellung wird Profitcenter 2 zum Debitor von Profitcenter 1 und hat diesem gegenüber eine Forderung in Höhe von 100 € zzgl. Mwst.
Erlöse
Alle Erlöse werden in die jeweilige Fibu via Schnittstelle übertragen.
