Vemas.E-Rechnung

für XRechnung und ZUGFeRD 3.0.1

Wir unterstützen Sie bei der Umstellung auf E-Rechnungen – so sind Sie bestens vorbereitet.

Bereits seit dem 27.11.2020 müssen Sie die geltenden, gesetzlichen Voraussetzungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU) für die Versendung elektronischer Rechnungen über 1.000 Euro an öffentliche Auftraggeber erfüllen. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden grundsätzlich nicht mehr akzeptiert. Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes wird die E-Rechnung im B2B-Bereich ebenfalls Pflicht.

Funktionen im Überblick

Elektronische Rechnungsformate

Erstellung elektronischer Ausgangsrechnungen im XRechnung-Format
(XML-Datei)
Erstellung elektronischer Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format
(PDF mit eingebetteter XML-Datei)
Flexible Auswahl des gewünschten Rechnungsformats direkt auf Adressebene
Möglichkeit zur formatbezogenen Verarbeitung für unterschiedliche Kundenanforderungen
Standardisierte Aufbereitung über den integrierten SSRS-Rechnungsdruck

Flexible Steuerung &
individuelle Anpassung

Übersteuerung des Rechnungsformats auf folgenden Ebenen möglich:
– Projekt
– Vertrag
– Seminarteilnehmer
– Rechnung
Individuelle Anpassung der Rechnungslogik je Vorgang oder Kunde
Maximale Flexibilität für unterschiedliche Geschäftsprozesse und Anforderungen

Automatisierter Versand &
E-Mail Management

Unterstützung des automatisierten Rechnungsversands per E-Mail
Hinterlegung der Rechnungs-E-Mail-Adresse direkt auf Adressebene
Separate Definition der Empfängeradresse für XRechnung oder ZUGFeRD möglich
Übersteuerung der E-Mail-Adresse auf folgenden Ebenen:
– Projekt
– Vertrag
– Seminarteilnehmer
– Rechnung
Vorschau der Rechnungs-E-Mail vor dem Versand

Rechnungsanhänge &
Portal-Kompatibilität

Einfache Verarbeitung und Integration von Rechnungsanhängen
Import von Anhängen mit direkter Zuordnung zur jeweiligen Rechnung
Verarbeitung der Anhänge als:
– E-Mail-Anhang
– Eingebettete Datei in der XRechnung-XML
– Eingebettete Datei im ZUGFeRD-PDF
– Zusammengeführter Anhang im Rechnungs-PDF (Merge)
Automatisierte Erstellung separater Rechnungsanhänge, z. B. Buchungslisten
Optimiert für den Import in externe Rechnungs- und Kundenportale

HINWEIS
Voraussetzung zur Nutzung dieses Moduls ist die Einrichtung des manuellen Rechnungsversandes in Vemas.

Überzeugen Sie sich selbst mit unserer unverbindlichen Demo

Ihre Vorteile auf einen Blick

Rechtssichere E-Rechnungen ohne Aufwand

Elektronische Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format werden automatisch korrekt erzeugt. Das reduziert Fehlerquellen und sorgt für maximale Compliance im gesamten Rechnungsprozess. Gesetzliche Anforderungen werden zuverlässig erfüllt, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Maximale Flexibilität für jeden Kundenprozess

Rechnungsformate lassen sich auf verschiedenen Ebenen individuell steuern und überschreiben. Ob Projekt, Vertrag oder einzelne Rechnung – alles passt sich dem jeweiligen Geschäftsfall an. Dadurch entstehen keine starren Prozesse, sondern echte Anpassungsfähigkeit.

Effiziente Automatisierung statt manueller Pflege

Die gesamte Aufbereitung der Rechnungen erfolgt standardisiert und automatisiert über den integrierten SSRS-Druck. Das spart Zeit, reduziert Fehler und entlastet das Team spürbar im Tagesgeschäft. Prozesse laufen stabil im Hintergrund, ohne ständige Eingriffe.

Perfekt gesteuerter Rechnungsversand per E-Mail

Rechnungen werden automatisch an die richtige E-Mail-Adresse versendet – individuell je Kunde oder Vorgang steuerbar. Auch hier sind flexible Übersteuerungen auf mehreren Ebenen möglich. Das sorgt für eine reibungslose und zielgenaue Zustellung ohne Nacharbeit.

Nahtlose Integration in Kunden- und Rechnungsportale

Rechnungsdateien können problemlos in externe Portale eingelesen werden. Das erleichtert die Zusammenarbeit mit Kunden und reduziert Rückfragen im Rechnungsprozess. Digitale Anforderungen werden damit vollständig unterstützt.

Intelligente Verarbeitung von Rechnungsanhängen

Anhänge werden flexibel verarbeitet – als E-Mail-Anhang, eingebettet in XML oder PDF oder als zusammengeführtes Dokument. Dadurch bleibt jede Information genau dort, wo sie benötigt wird. Auch komplexe Dokumentationsanforderungen werden zuverlässig abgebildet.

Mehr Transparenz und Kontrolle im gesamten Prozess

Rechnungs-E-Mails können vor dem Versand vollständig geprüft werden. Zusätzlich lassen sich automatisch erzeugte Anhänge wie Buchungslisten erstellen. Das schafft Sicherheit, Übersicht und ein durchgehend kontrollierbares Rechnungswesen.