Vemas.Infoserver
automatisches E-Mail-Informations- und Eskalationsmanagement
Wie wichtig ist heutzutage die prozessorientierte Informationsweitergabe und die Sicherstellung, dass Informationen weitergegeben und somit die Kommunikationsfähigkeit in einem Unternehmen gewährleistet wird?
Informationen werden in vielen Bereichen als Produktionsfaktor verstanden. Erhält der Mitarbeiter keine Informationen, so weiß er vielfach nicht, was er zu tun hat.
Anwendungsbeispiele
im Überblick
Stammdaten &
Adresskommunikation
- Automatische Information bei Neuanlage von Adressen
- Versand an frei definierte Verteilergruppen
- Übergabe relevanter Stammdaten an alle betroffenen Mitarbeiter
- Sicherstellung einheitlicher Informationsstände im gesamten Team
Wiedervorlagen- &
Aufgabensteuerung
- Automatische E-Mail bei Delegation von Wiedervorlagen
- Benachrichtigung des ursprünglichen Auftraggebers nach Erledigung
- Transparente Nachverfolgung delegierter Aufgaben
- Reduzierung manueller Abstimmungen im Tagesgeschäft
Termin- &
Kalenderänderungen
- Sofortige Information bei Erstellung, Änderung oder Löschung von Terminen
- Direkte Benachrichtigung betroffener Mitarbeiter
- Vermeidung von Doppelbuchungen und Missverständnissen
- Synchronisierte Terminlogik über alle Beteiligten hinweg
Vertrieb &
Interessentenmanagement
- Automatische Übernahme von Online-Anfragen in das System
- Erstellung von Wiedervorlagen für den Vertrieb
- Direkte E-Mail-Information an zuständige Vertriebsmitarbeiter
- Schnelle Reaktionszeiten im Lead-Management
Projektsteuerung &
operative Zusammenarbeit
- Benachrichtigung des Projektleiters bei erledigten Aufgaben
- Information bei Aktivierung von Projekten (Status „AKTIV“)
- Automatische Kommunikation an alle Projektbeteiligten
- Höhere Transparenz im Projektfortschritt
Kunden-, Download-
&
Lieferprozesse
- Automatische Erfassung von Kundendownloads neuer Softwareversionen
- Hinterlegung relevanter Lieferdaten in Vemas
- E-Mail-Information an definierte Verteiler
- Sicherstellung eines durchgängigen Informationsflusses zwischen System und Team
Controlling &
Projektbudget-Überwachung
- Automatische Meldung bei 75 % Budgetverbrauch eines Projekts
- Information an Projektleitung und Vertrieb
- Frühzeitige Einleitung von Kundenkommunikation
- Aktive Steuerung von Projektmargen und Wirtschaftlichkeit
Vertrags- &
Abrechnungsmanagement
- Benachrichtigung bei Abnahme von Projektaktivitäten
- Automatische Information an das Rechnungswesen zur Fakturierung
- Frühwarnung bei auslaufenden Verträgen innerhalb definierter Grenzen
- Unterstützung eines lückenlosen Revenue-Prozesses
Ihre Vorteile auf einen Blick
Keine Informationen mehr verpassen
Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand bleiben. Wichtige Änderungen, Aufgaben oder Eskalationen erreichen sofort die richtigen Personen – ohne manuelle Abstimmung oder zeitraubende Rückfragen.
Schnellere Reaktionen im Tagesgeschäft
Ob Kundenanfrage, Projektstatus oder Terminänderung – relevante Informationen werden in Echtzeit weitergeleitet. Dadurch lassen sich Prozesse deutlich schneller bearbeiten und Entscheidungen ohne Verzögerung treffen.
Mehr Transparenz in Projekte und Abläufen
Alle Beteiligten wissen jederzeit, was passiert, wer verantwortlich ist und wo Handlungsbedarf besteht. Das reduziert Abstimmungschaos, verhindert Informationslücken und schafft spürbar mehr Sicherheit im Arbeitsalltag.
Risiken frühzeitig erkennen und handeln
Automatische Eskalationen bei Budgetgrenzen, Vertragslaufzeiten oder Projektänderungen helfen dabei, kritische Situationen früh zu erkennen. So bleibt ausreichend Zeit, Kunden aktiv einzubinden und wirtschaftliche Risiken zu minimieren.