Konzepterstellung (in der Prozessberatung)

Die Konzepterstellung ist die dritte Phase im typischen Ablauf einer professionellen Prozessberatung. In dieser Phase werden auf Basis der zuvor erhobenen Ist-Analyse (Phase 2) konkrete, maßgeschneiderte Lösungsvorschläge entwickelt. Ziel ist es, ein tragfähiges Konzept zur Optimierung oder Neugestaltung betrieblicher Abläufe zu formulieren, das sowohl strategisch durchdacht als auch operativ umsetzbar ist.
 

Ziel der Konzepterstellung

Die Konzepterstellung bildet die Brücke zwischen der Analyse bestehender Prozesse und der praktischen Umsetzung neuer Strukturen, Tools oder Verhaltensweisen. Sie verfolgt das Ziel, für erkannte Probleme oder Potenziale realistische, wirksame und nachhaltige Lösungswege zu entwickeln. Dabei werden wirtschaftliche, technische, soziale und kulturelle Rahmenbedingungen des Unternehmens berücksichtigt.
 

Typische Inhalte eines Konzepts in der Prozessberatung

Ein vollständiges Konzept enthält in der Regel:

Zieldefinition
Konkrete Zielzustände, die durch die Veränderungen erreicht werden sollen

Maßnahmenplanung
Detaillierte Beschreibung der empfohlenen Maßnahmen, inkl. Prioritäten, Abhängigkeiten und Umsetzungsreihenfolge

Ressourceneinschätzung
Notwendiger Personal- und Mitteleinsatz, externe Unterstützung, Schulungsbedarfe etc.

Zeitplan
Realistischer Umsetzungszeitraum in Phasen oder Meilensteinen

Risikoabschätzung
Mögliche Hindernisse und Strategien zur Risikominimierung

Erfolgskriterien
Definition von Kennzahlen oder qualitativen Indikatoren zur Erfolgsmessung

Methoden der Konzepterstellung

Die Ausarbeitung des Konzepts erfolgt in enger Abstimmung zwischen Berater und Unternehmen. Zum Einsatz kommen z. B.:

• Workshops mit Schlüsselpersonen
• Szenarienentwicklung („Was-wäre-wenn“-Analysen)
• Best-Practice-Vergleiche aus der Branche
• Prototyping oder Simulationen (bei technischen Lösungen)
• SWOT-Analysen zur Bewertung strategischer Optionen

Rolle des Beraters

Der Prozessberater agiert in dieser Phase sowohl als Impulsgeber als auch als Sparringspartner. Seine Aufgabe ist es, komplexe Zusammenhänge zu strukturieren, fachlich fundierte Vorschläge zu entwickeln und gleichzeitig die Machbarkeit im spezifischen Unternehmenskontext im Blick zu behalten. Dabei achtet er auf eine klare Kommunikation und eine nachvollziehbare Dokumentation des Konzepts.

Typische Herausforderungen in dieser Phase

     - Uneinigkeit über Prioritäten und Ziele innerhalb der Organisation
     - Widerstände gegen Veränderung (Change-Prozesse)
     - Überfrachtung des Konzepts mit zu vielen Maßnahmen („zu viel auf einmal“)
     - Fehlende Verfügbarkeit von Ressourcen oder Know-how zur Umsetzung

Abgrenzung zur Umsetzung (Phase 4)

Während die Konzepterstellung noch im Bereich der Planung liegt, beginnt mit der nächsten Phase – der Umsetzung – die konkrete Realisierung der Maßnahmen. Eine qualitativ hochwertige Konzepterstellung legt die entscheidenden Grundlagen für eine reibungslose und zielgerichtete Umsetzung.e.

Praxisbeispiel

In einem mittelständischen IT-Dienstleistungsunternehmen ergab die Analysephase, dass Projekte häufig budgetär aus dem Ruder laufen. In der Konzepterstellung wird daraufhin ein Maßnahmenpaket entwickelt, das u. a. die Einführung eines zentralen Projektcontrollings, eine neue Rollenverteilung im Projektteam und automatisierte Forecast-Funktionen in der ERP-Software vorsieht. Das Konzept enthält zudem einen detaillierten Schulungsplan für Projektleiter und einen klaren Fahrplan für die technische Umsetzung.

FAZIT

Die Konzepterstellung ist ein zentraler Meilenstein in der Prozessberatung. Sie entscheidet maßgeblich über den Erfolg der nachfolgenden Umsetzungsphase. Ein durchdachtes, gut abgestimmtes Konzept stellt sicher, dass Veränderungen nicht nur „richtig“ (strategisch sinnvoll), sondern auch „richtig gemacht“ (praktikabel und akzeptiert) werden.