Vemas.Vertrag
Verwaltung für Miet-/Service-/Support-Verträge
Vemas bietet Ihnen mit dem Modul Vemas.Vertrag die Abwicklung und Steuerung all Ihrer Service-Verträge an, die Sie mit Ihren Kunden abgeschlossen haben. Verwalten Sie heute vielleicht noch Ihre Verträge mit Excel oder anderen Hilfsprogrammen und müssen sich darüber ärgern, dass die Vertrags-Informationen nicht von den Mitarbeitern des Service-Support-Bereiches beachtet werden? Werden somit vielleicht eine Vielzahl von Hotline-Anfragen bei Ihnen kostenlos bearbeitet, die eigentlich über Sonderanforderungen und Projekte kostenpflichtig berechnet werden könnten?
Sind sogar Umsatzausfälle zu beklagen, da die Berechnung von Verträgen einfach „vergessen“ wurde?
Hierbei unterstützt Sie ab sofort Vemas.
Funktionen im Überblick
Flexible Faktura- und Laufzeitsteuerung
- Einheitlicher Faktura-Stichtag für alle Positionen oder individuelle Fälligkeiten je Position
- Unterschiedliche Laufzeiten je Vertragsposition
- Einmalige Berechnung einzelner Positionen (z. B. Einrichtungspauschale) bei gleichzeitig zyklischer Abrechnung anderer Positionen
Automatisierte Vertragsabrechnung
- Vollautomatische Berechnung von Miet-, Service- und Wartungsverträgen
- Zyklische Abrechnung: monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich
- Einstellung des Berechnungsstarts für Anfang, Mitte oder Ende der Periode
Fakturavorschau & Rückstellungen
- Vorschau vor endgültiger Berechnung
- Rückstellung bei Vertragsabrechnung
- Forecast-Verwaltung für variable Zeiträume
Versand & Dokumentenerstellung
- Erstellung von Vertragsrechnungen als PDF
- Optional automatischer Versand per E-Mail
- Lizenzschein-Erstellung für Kunden auf Basis individueller SSRS-Vorlagen
Partner- und Mehrparteien-Abrechnung
- Separate Abrechnung an Absatzmittler oder Vertriebspartner
- Flexible Zuordnung von Vertragspositionen zu unterschiedlichen Empfängern
Automatische Lizenzverwaltung
- Übernahme von Lizenzen aus Projekten in Vertragsverwaltung
- Historienführung aller Vertragspositionen
Integration mit Vemas.Ereignis
- Zugriff für Service-Mitarbeiter auf Vertragsdaten
- Verwaltung von Modulen, Lizenzen und Gewährleistungsprodukten
Voraussetzung: Modul Vemas.Ereignis
Auswertungen & Transparenz
- Umsatzauswertungen nach Kunden, Verträgen und Profitcentern
- Integrierte grafische und tabellarische Auswertungen für maximale Transparenz
Ausgewählte Screenshots
Ihre Vorteile auf einen Blick
Maximale Flexibilität
Verträge lassen sich individuell gestalten, sodass jede Position eigene Fälligkeiten und Laufzeiten haben kann. Unternehmen können so besser auf unterschiedliche Kundenbedürfnisse reagieren und Vertragsmodelle maßgeschneidert anbieten.
Zeitersparnis durch Automatisierung
Wiederkehrende Berechnungen, wie Miet-, Service- oder Wartungsverträge, laufen vollautomatisch. Das reduziert manuelle Eingaben und minimiert Fehlerquellen. Ihre Mitarbeiter gewinnen dadurch Zeit für andere Aufgaben, während das System zuverlässig wiederkehrende Prozesse abwickelt.
Sichere Planung und Kontrolle
Dank Fakturavorschau und Forecast-Funktion behalten Sie jederzeit den Überblick über zukünftige Einnahmen. Rückstellungen können präzise berechnet werden, und variable Zeiträume lassen sich problemlos abbilden. Dies sorgt für bessere Liquiditätsplanung und reduziert Überraschungen.
Professionelle Kundenkommunikation
Rechnungen, Lizenzscheine oder andere Vertragsdokumente können automatisch erstellt und direkt per E-Mail an Kunden verschickt werden. Das steigert die Professionalität Ihrer Kommunikation, reduziert Bearbeitungsaufwand und sorgt für schnellere, fehlerfreie Abrechnungen.
Optimierte Partnerabwicklung
Auch Vertriebspartner oder Absatzmittler können direkt und separat abgerechnet werden. Dies ermöglicht klare Strukturen bei Provisionsabrechnungen und spart aufwändige manuelle Anpassungen. Alle Beteiligten erhalten die korrekten Informationen, ohne Unterbrechungen.
Integration und Datenkonsistenz
Durch die Anbindung an weitere Module, wie z. B. Vemas.Ereignis, haben Service-Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf aktuelle Vertrags- und Lizenzdaten. Daten werden automatisch übernommen und aktualisiert, was Fehler minimiert und sicherstellt, dass alle auf denselben Stand zugreifen.
Transparenz und fundierte Entscheidungen
Umfassende grafische und tabellarische Auswertungen ermöglichen eine detaillierte Analyse nach Kunden, Verträgen oder Profitcentern. Diese Kennzahlen liefern fundierte Entscheidungsgrundlagen für strategische Maßnahmen, Budgetplanung und Optimierung von Vertragsmodellen.