ERP-Erfolg braucht Champions

Warum Key User so wichtig sind

Mit Ihnen trifft fachliches Know-how auf Prozessverständnis
Key User kennen die alltäglichen Arbeitsprozesse in- und auswendig – nicht nur auf dem Papier, sondern aus der Praxis. Sie verstehen, wo Abläufe klemmen, welche Schritte überflüssig sind und wo Automatisierung echten Mehrwert bringt. Während Management und IT oft über Prozesse reden, leben Key User sie täglich. Sie wissen, warum bestimmte Umwege genommen werden, was wirklich Zeit kostet oder wo sich Mitarbeitende mit Excel-Listen behelfen müssen.

Beispiel:
In der Theorie läuft der Einkauf über ein zentrales System. In der Praxis bestellen Außendienstmitarbeitende per E-Mail, weil die Oberfläche zu kompliziert ist.
Nur ein Key User wird dieses Missverhältnis erkennen – und aktiv im Projekt adressieren.

🧠 Fazit: Ein ERP-System ist nur dann ein echter Fortschritt, wenn es die realen Prozesse abbildet. Dafür braucht es Menschen, die diese Realität kennen – und verändern wollen.

Sie geben der Veränderung ein Gesicht
ERP-Einführungen lösen Emotionen aus: Angst vor Veränderung, Sorge um den Job, Unsicherheit im Umgang mit neuer Software. Key User sind vertraute Kolleginnen und Kollegen. Sie schaffen Nähe, wo externe Berater Distanz erzeugen. Ihre Meinung zählt im Team. Wenn sie von einem Prozess überzeugt sind, folgen andere eher. Wenn sie sich schützend vor das Projekt stellen, hat es Rückhalt. Key User wirken hier als Multiplikatoren und interne Change Agents. Sie nehmen Sorgen ernst, übersetzen technische Anforderungen ins Alltagsdeutsch und helfen, die Akzeptanz im Team zu steigern.

Beispiel:
Eine Kollegin zweifelt, ob sie mit der neuen Software klarkommt. Der Key User nimmt sich Zeit, geht den Prozess gemeinsam durch und zeigt, dass vieles sogar einfacher geworden ist. Die Kollegin gewinnt Sicherheit – und Vertrauen.

🧠 Fazit: Key User wirken intern als Multiplikatoren, Mentoren und Motivatoren. Ohne sie bleibt das ERP-Projekt eine abstrakte Maßnahme.

 -> Mitarbeiter folgen lieber Kollegen als externen Beratern.

Key User fungieren als Frühwarnsystem und Qualitätssicherung
Die Testphase eines ERP-Systems ist kritisch. Fehler, die hier nicht entdeckt werden, tauchen später im Echtbetrieb auf – mitunter mit dramatischen Folgen: fehlerhafte Rechnungen, unterbrochene Lieferketten, verärgerte Kunden.
Key User prüfen realistische Szenarien, testen Ausnahmefälle und sorgen dafür, dass das System nicht nur funktioniert, sondern auch sinnvoll nutzbar ist. Sie merken früh, wenn etwas schiefläuft: unlogische Masken, fehlerhafte Felder, Workflows, die in der Praxis nicht funktionieren. Ohne sie gehen diese Stolpersteine oft erst im Live-Betrieb auf – dann ist der Schaden groß und die Frustration groß.

Beispiel:
Ein Key User im Vertrieb bemerkt, dass bei Rücksendungen die Gutschriften falsch berechnet werden. Der Fehler hätte erst Wochen nach dem Go-live auffallen können – zu spät.

🧠 Fazit: Key User sind Frühwarnsysteme und Qualitätssicherer. Sie helfen, das System fehlerfrei und praxistauglich zu machen.

Sie sind langfristige Wissensträger - auch nach dem Go-live
Nach dem offiziellen Projektabschluss beginnt die eigentliche Herausforderung: der Alltag mit dem neuen System. Fragen tauchen auf, neue Prozesse kommen dazu, kleinere Fehler müssen korrigiert werden. Ein gutes ERP lebt nicht nur von seiner Einführung, sondern von der Weiterentwicklung. Key User sichern dieses Wissen im Unternehmen, beiben erste Anlaufstelle, kennen die Hintergründe, wissen, warum etwas so gebaut wurde – und wie es verbessert werden kann. Sie machen Unternehmen unabhängiger vom externen Dienstleister und fördern die interne Kompetenz.

Beispiel:
Im ersten Quartal nach dem Go-live tauchen wiederholt Rückfragen zur Projektzeiterfassung auf. Der Key User entwickelt eine kurze Anleitung, klärt offene Fragen und entlastet damit sowohl IT als auch Fachbereich.

🧠 Fazit: Key User sichern das Systemwissen im Unternehmen – und sind der Schlüssel zu langfristiger Eigenständigkeit.