Vemas.Seminar
offene Seminare, Firmentrainings und Weiterbildungen
Die Seminarverwaltung mit offenen Seminaren, Firmentrainings und Weiterbildungen erfordert gerade für Anbieter eines umfangreichen Seminarangebots ein aufwändiges Management und eine durchdachte Seminarverwaltung Software.
Vemas.Seminar integriert in der professionellen Seminarverwaltungssoftware neben Standardfunktionen wie einem gemeinsamen firmeninternen Terminkalender, Seminarraumverwaltung sowie der Erstellung von Mailings oder Seminardokumenten auch eine gemeinsame Fakturierung und ermöglicht so transparente Umsatzauswertungen. Alle wichtigen Seminarkomponenten können inklusive automatischer Integration in die Firmenhomepage in der Seminarverwaltung Software verwaltet werden.
Funktionen im Überblick
Seminarverwaltung & Struktur
- Verwaltung von Firmen- und Standardseminaren
- Verwaltung von Seminarreihen (z. B. Produkt Vemas bestehend aus: Grundkurs, Aufbaukurs, Power-User-Kurs, Expertenkurs)
- Vorgabe von Mindest- und Maximalteilnehmeranzahl pro Seminar
- Verwaltung von Seminar- und Unterlagensprachen (z. B. Seminar nur in englischer Sprache, Unterlagen nur in deutscher Sprache verfügbar)
Teilnehmermanagement & Historie
- Teilnehmerverwaltung pro Seminar mit Kosten, Kontaktinformationen
und Hotelwunsch - Komplette Historie über alle Seminare und Teilnehmer
- Automatische Berechnung der Seminare abhängig vom Seminar- und/oder
Teilnehmerstatus - Auswertungsmöglichkeiten nach erfolgreichen Seminaren, Teilnehmeranzahl und Standorten
Kommunikation & Automatisierung
- Automatische Workflows für Teilnehmerbenachrichtigungen via
E-Mail-Services - Individuell konfigurierbare Eskalationsszenarien bei Überschreitung
von Zeit und Budget - Konfliktwarnungen bei Überschneidung von Terminen, Urlaub und Fehlzeiten
- Offene Schnittstelle zu Ihrem CMS-System (z. B. Typo3) für Anzeige und Buchung über Ihren Webauftritt
Terminplanung & Kalenderintegration
- Grafischer Seminarplan je Ort/Raum mit variabler Timeline zur professionellen Seminarverwaltung
- Anzeige aller Seminartermine im Vemas-Terminkalender
Voraussetzung: Vemas.Termin - Bidirektionale Synchronisation von Aufgaben, Kontakten und Terminen mit Microsoft Exchange
Voraussetzung: Vemas.Terminsynchro
Referenten & Leistungserfassung
Interne und externe Referentenverwaltung inklusive Terminkalender
Leistungserfassung mit Tätigkeitsberichten
Projektplanung für individuelle Beratungsprojekte / Firmenseminare
Voraussetzung: Vemas.Projekt
Reporting & Auswertungen
- Aufbereitung von SSRS-Reports für Teilnehmerlisten, Namensschilder
und Zertifikate - Diverse Auswertungsmöglichkeiten zu Seminaren und Seminarteilnehmern
- Auswertungen nach Seminaren, Teilnehmern und Standorten
- Listen zu offenen Posten und bezahlten Rechnungen
Mit unserer Seminarverwaltung zum Erfolg:
Cross-Sellings, Forecastings und Rechnungsautomatik
Besonderes Feature der Seminarverwaltungssoftware ist die Möglichkeit, Teilnehmer automatisiert zu Seminarreihen und Folgeseminaren einladen zu können und so Cross-Selling-Potenziale freizusetzen.
Die Gewinnung von Teilnehmern zu Seminarreihen und Folgeseminaren stellt an Vertriebsmitarbeiter besondere Anforderungen und bietet oft ungenutzte Cross-Selling-Potenziale.
Vemas.Seminar erstellt und speichert in der Seminarverwaltung Software eine komplette Historie aller Seminare und Teilnehmer und informiert in Reports über passende Aufbauseminare und erfolgreiche Mailings an Seminarteilnehmer. Zusätzlich können weitere Info-Mails zur Anmeldebestätigung, Rechnungserstellung oder zum Status der Mindestteilnehmerzahl an frei definierbare Verteiler automatisiert erstellt und versendet werden.
Ausgewählte Screenshots
Ihre Vorteile auf einen Blick
Höhere Planungssicherheit für Seminare und Ressourcen
Durch strukturierte Abläufe und transparente Planung entsteht eine deutlich höhere Planungssicherheit. Seminare lassen sich frühzeitig organisieren, Räume und Referenten optimal einsetzen und Engpässe rechtzeitig erkennen. Dies reduziert kurzfristige Änderungen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf aller Schulungsmaßnahmen.
Reduzierter Administrationsaufwand
Viele organisatorische Aufgaben, die bisher manuell erledigt werden mussten, laufen automatisiert und strukturiert ab. Dadurch sinkt der Zeitaufwand für die Verwaltung erheblich. Mitarbeitende können sich stärker auf inhaltliche und strategische Themen konzentrieren.
Professionellerer Eindruck bei Kunden und Teilnehmern
Eine strukturierte Organisation, klare Kommunikation und professionelle Unterlagen sorgen für einen hochwertigen Gesamteindruck. Teilnehmer erleben gut vorbereitete Seminare, transparente Abläufe und eine zuverlässige Betreuung.
Optimierte Auslastung von Seminaren und Ressourcen
Eine transparente Übersicht über Termine, Teilnehmerzahlen und Kapazitäten ermöglicht eine gezielte Steuerung der Auslastung. Seminare werden wirtschaftlicher durchgeführt, Ressourcen effizient genutzt und unnötige Kosten vermieden. Dies steigert die Effizienz und die Rentabilität.
Höhere Transparenz über Kosten und Wirtschaftlichkeit
Eine klare Übersicht über Einnahmen, Kosten und offene Posten ermöglicht eine präzise wirtschaftliche Steuerung der Seminarangebote. Rentable Seminare werden schneller identifiziert und Optimierungspotenziale sichtbar gemacht.
Skalierbarkeit für wachsende Seminarangebote
Mit zunehmendem Seminarangebot steigen auch Komplexität und Verwaltungsaufwand. Eine strukturierte und zentralisierte Organisation schafft die Grundlage für Wachstum, ohne dass der administrative Aufwand proportional mitwächst.
Verbesserte Entscheidungsgrundlagen für das Management
Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten liefern fundierte Daten zu Auslastung, Nachfrage, Wirtschaftlichkeit und Erfolg von Seminaren. Auf dieser Basis können strategische Entscheidungen getroffen werden, beispielsweise zur Erweiterung oder Anpassung des Seminarangebots.