ERP für steuerbares
Projektgeschäft
Mehr Kontrolle. Mehr Transparenz. Mehr Wachstum
Sie wollen Ihre Projekte, Kundenkontakte und Abläufe endlich an einem Ort bündeln, ohne gleich ein großes ERP-Projekt zu starten? Dann ist unser Small-Business-Paket genau das Richtige für Sie. Es enthält alles, was kleine Teams für einen sauberen Start brauchen, und lässt sich ohne lange Einführungszeit in Betrieb nehmen.
Sie arbeiten von Anfang an mit klaren Strukturen, sparen sich Zettelwirtschaft und Excel-Listen und behalten Ihre Projekte jederzeit im Blick. Und wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst Vemas einfach mit: Weitere Module können Sie jederzeit ergänzen, ohne dass Sie Ihre Daten oder Prozesse neu aufsetzen müssen.
+23 %
Projektmarge
– 30 %
Abstimmungsaufwand
100 %
Transparenz
Vemas.Small-Business
Ihr Einstiegspaket in die digitale Welt
Unser Einstiegspaket Vemas.Small-Business wurde speziell für Dienstleistungs-, Beratungs- und Softwareunternehmen entwickelt, die eine preiswerte Unternehmenslösung mit einer breiten Palette an Skills für folgende Bereiche suchen:
- Adress- und Kontaktmanagement
- Akquise- und Dokumentenmanagement
- Kundenhistorie
- Mailing und Telemarketing
- E-Mail-Integration für gesendete und empfangene Mails
-
Terminverwaltung und optionale
Synchronisation zwischen Vemas-
und Exchange-Server-Terminen
- Vertriebssteuerung, Angebotserstellung, Forecast
- Hotline-Management
- Projektmanagement mit Projekt- und Ressourcenplanung, Lastplanung und Termin- und Fehlzeitenintegration
-
Zeit- und Leistungserfassung inkl.
Soll-Ist-Vergleich -
Auftragsabwicklung inkl. Angebote,
Auftrags- und Lieferbestätigungen,
Rechnungsstellung
-
Automatisches Informations- und
Eskalationsmanagement per E-Mail -
Integrierte Abrechnung für Produkte
und Projekte -
Mitarbeiterverwaltung, Urlaubs- und
Fehlzeitenverwaltung - Dashboards für Vertrieb, Hotline und Projekte
- Reports zur Unternehmens-steuerung auf Knopfdruck oder als Abonnement
In dem Einstiegspaket enthalten sind folgende Grundmodule:
Mit dem Vemas.E-Mail Add-in wird die tägliche E-Mail-Kommunikation nahtlos in Ihre ERP-Prozesse integriert – und das weit über den klassischen Versand und Empfang von Nachrichten hinaus. Eingehende und ausgehende E-Mails lassen sich direkt aus Microsoft Outlook heraus als strukturierte Dokumente in VEMAS ablegen. Dadurch gehen keine Informationen verloren, und sämtliche Kommunikation ist zentral, nachvollziehbar und revisionssicher im System verfügbar.
Ein besonderer Mehrwert liegt in der intelligenten, automatischen Zuordnung der E-Mails. Nachrichten werden direkt den passenden Adressen, Kontakten sowie konkreten Projekten, Servicefällen oder Aufgaben zugewiesen. Manuelle Ablage oder aufwendige Nachbearbeitung entfallen damit vollständig. Das sorgt nicht nur für Zeitersparnis, sondern auch für eine deutlich höhere Datenqualität und Transparenz in allen Prozessen.
Darüber hinaus ermöglicht Vemas.E-Mail eine besonders effiziente Weiterverarbeitung von Anfragen: Servicefälle können direkt aus einer E-Mail heraus erstellt werden. Die relevanten Inhalte und Informationen aus der Nachricht werden dabei automatisch übernommen und in den entsprechenden Feldern vorbelegt. So entsteht mit minimalem Aufwand ein vollständig strukturierter Vorgang, der sofort weiterbearbeitet werden kann.
Ein weiterer entscheidender Vorteil: Für diese Funktionen ist kein dauerhaft geöffnetes Outlook erforderlich. VEMAS stellt die E-Mail-Funktionalitäten systemseitig bereit und sorgt damit für eine unabhängige, integrierte und durchgängige Arbeitsweise. Das Ergebnis ist eine deutlich effizientere Kommunikation, bei der Informationen genau dort landen, wo sie gebraucht werden – direkt im Zentrum Ihrer Unternehmensprozesse.
Das Terminmanagement in VEMAS bildet die zentrale Schaltstelle für eine strukturierte und transparente Planung aller Aktivitäten im Unternehmen. Termine werden dabei nicht isoliert verwaltet, sondern sind intelligent mit Adress-, Kontakt- und Projektinformationen verknüpft. Dadurch stehen alle relevanten Daten genau dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden – ohne Wechsel zwischen verschiedenen Systemen oder Medienbrüche.
Ob Kundentermine, interne Abstimmungen oder projektbezogene Meilensteine: Jeder Termin ist direkt mit den entsprechenden Vorgängen verbunden. So lässt sich auf einen Blick nachvollziehen, in welchem Kontext ein Termin steht, welche Ansprechpartner beteiligt sind und welche Projektinformationen relevant sind. Das sorgt für mehr Klarheit im Arbeitsalltag und reduziert Abstimmungsaufwand im Team erheblich.
Der integrierte grafische Terminkalender ermöglicht eine intuitive Planung und Steuerung aller Termine. Durch übersichtliche Darstellungen können Ressourcen optimal koordiniert, Engpässe frühzeitig erkannt und Prioritäten effizient gesetzt werden. Unterschiedliche Ansichten und Filteroptionen unterstützen dabei, sowohl den persönlichen Arbeitsplan als auch team- oder projektübergreifende Zeitpläne im Blick zu behalten.
Ergänzt wird das Terminmanagement durch umfassende Übersichten und Auswertungen. Diese liefern wertvolle Einblicke in Auslastungen, Terminverläufe und organisatorische Abläufe. Auf dieser Basis können Prozesse kontinuierlich optimiert und fundierte Entscheidungen getroffen werden – für eine bessere Planungssicherheit und eine nachhaltige Steigerung der Effizienz im gesamten Unternehmen.
Die Projektverwaltung in VEMAS bildet das Herzstück der operativen Steuerung projektorientierter Unternehmen. Sie verbindet Planung, Steuerung, Controlling und Abrechnung in einem durchgängigen System und sorgt dafür, dass Projekte nicht nur organisiert, sondern wirtschaftlich erfolgreich geführt werden können.
Bereits in der Projektanlage unterstützen flexible Projektmodelle dabei, wiederkehrende Abläufe standardisiert abzubilden. Dadurch lassen sich Projekte schnell und strukturiert aufsetzen, ohne jedes Mal bei null zu beginnen. Gleichzeitig bleibt genügend Spielraum für individuelle Anpassungen je nach Projektart, Kunde oder Branche.
Ein zentraler Bestandteil ist die integrierte Kalkulation und Budgetverwaltung. Projekte können von Beginn an wirtschaftlich geplant und mit klar definierten Budgets hinterlegt werden. Laufende Projektkosten werden kontinuierlich erfasst und dem geplanten Budget gegenübergestellt. So ist jederzeit ersichtlich, ob ein Projekt im Rahmen liegt oder steuernde Maßnahmen erforderlich sind.
Die Erfassung von Zeiten und Sachkosten erfolgt direkt im System und wird automatisch den jeweiligen Projekten zugeordnet. Dabei können sowohl interne als auch externe Verrechnungssätze hinterlegt werden, sodass eine präzise und transparente Kosten- und Leistungsrechnung gewährleistet ist. Dies schafft eine belastbare Grundlage für interne Auswertungen und externe Abrechnungen gleichermaßen.
Auch die Fakturierung ist vollständig in den Projektprozess integriert. Über definierte Fakturaregeln lassen sich Rechnungen automatisiert oder teilautomatisiert erstellen – abhängig von Projektfortschritt, Meilensteinen oder individuell definierten Kriterien. Das reduziert manuellen Aufwand und sorgt für eine konsistente, nachvollziehbare Abrechnung.
Ergänzt wird das Modul durch umfangreiche Übersichten und Auswertungen. Diese ermöglichen eine detaillierte Analyse von Projektverläufen, Kostenentwicklungen, Auslastungen und Margen. Dadurch erhalten Unternehmen jederzeit einen klaren Überblick über die wirtschaftliche Situation ihrer Projekte und können frühzeitig fundierte Entscheidungen treffen.
Insgesamt entsteht eine durchgängige Projektsteuerung, die operative Effizienz mit kaufmännischer Transparenz verbindet und so eine sichere Basis für profitables Projektgeschäft schafft.
Die Kapazitäts- und Ressourcenplanung in VEMAS sorgt für eine transparente und vorausschauende Steuerung aller verfügbaren personellen und zeitlichen Ressourcen im Unternehmen. Dabei werden aktuelle Restkapazitäten jederzeit übersichtlich dargestellt, sodass sofort erkennbar ist, welche Mitarbeiter, Teams oder Bereiche verfügbar sind und wo bereits Auslastungsgrenzen erreicht werden.
Ein zentraler Bestandteil ist die gezielte Einlastung von Terminen, Projekten und Aufgaben in die vorhandenen Kapazitäten. Dadurch lassen sich Ressourcen nicht nur planen, sondern aktiv und realistisch auf bestehende und zukünftige Anforderungen verteilen. Dies schafft eine verlässliche Grundlage für eine effiziente Termin-, Ressourcen- und Projektplanung und verhindert Über- oder Unterauslastungen im Tagesgeschäft.
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind automatische Terminkonflikt-Warnungen. Das System erkennt frühzeitig Überschneidungen oder Engpässe und weist aktiv darauf hin. So können Planungsfehler vermieden und Anpassungen rechtzeitig vorgenommen werden, bevor es zu operativen Problemen kommt. Das erhöht die Planungssicherheit und reduziert Abstimmungsaufwand erheblich.
Ergänzt wird die Funktionalität durch umfassende Übersichten und Auswertungen. Diese bieten einen detaillierten Einblick in Auslastungsgrade, Ressourcenverteilung und Kapazitätsentwicklungen über verschiedene Zeiträume hinweg. Dadurch wird nicht nur die aktuelle Situation sichtbar, sondern auch eine fundierte Grundlage für zukünftige Planungen geschaffen.
Insgesamt entsteht ein leistungsfähiges Instrument zur Ressourcensteuerung, das Transparenz schafft, Planungssicherheit erhöht und eine optimale Nutzung der verfügbaren Kapazitäten im gesamten Unternehmen ermöglicht.
Die grafische Projekt- und Ressourcenplanung in VEMAS ermöglicht eine besonders intuitive und gleichzeitig präzise Steuerung komplexer Projektlandschaften. Durch eine visuelle Darstellung aller Projekte, Aufgaben und Ressourcen entsteht ein klarer Überblick über laufende und geplante Aktivitäten – sowohl auf Einzelprojekt- als auch auf Multiprojektebene.
Ein zentrales Merkmal ist die Abbildung von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Vorgängen. Projekte und Teilaufgaben können logisch miteinander verknüpft werden, sodass zeitliche oder inhaltliche Zusammenhänge direkt sichtbar sind. Änderungen in einem Bereich wirken sich damit nachvollziehbar auf nachgelagerte Prozesse aus, wodurch eine realistische und belastbare Planung gewährleistet wird.
Die Planung kann flexibel für ein einzelnes Projekt oder mehrere parallele Projekte erfolgen. Dadurch lassen sich sowohl detaillierte Projektpläne als auch übergeordnete Portfolio- oder Ressourcenübersichten effizient abbilden. Engpässe und freie Kapazitäten werden dabei jederzeit transparent dargestellt, sodass eine optimale Auslastung der verfügbaren Ressourcen unterstützt wird.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die integrierte Berücksichtigung von Fehlzeiten und Terminen. Urlaube, Krankheitstage oder andere Abwesenheiten werden automatisch in die Ressourcenplanung einbezogen. In Kombination mit der Terminplanung entsteht so ein vollständiges Bild der tatsächlichen Verfügbarkeit aller Mitarbeitenden.
Durch diese Verbindung aus grafischer Planung, Kapazitätsübersicht und automatischer Berücksichtigung von Abhängigkeiten und Abwesenheiten entsteht ein leistungsfähiges Steuerungsinstrument. Es ermöglicht eine vorausschauende, realistische und jederzeit anpassbare Projekt- und Ressourcenplanung, die Transparenz schafft und Planungssicherheit im gesamten Unternehmen erhöht.
Die Arbeitszeitkonten in VEMAS bieten eine vollständige und transparente Abbildung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden und schaffen damit die Grundlage für eine verlässliche Zeitwirtschaft im Unternehmen. Alle erfassten Zeiten werden zentral auf individuellen Zeitkonten geführt und stehen jederzeit für Auswertungen, Abrechnungen und Controlling-Zwecke zur Verfügung.
Durch flexible Arbeitszeitmodelle lassen sich unterschiedliche betriebliche Regelungen problemlos abbilden – von klassischen Vollzeitmodellen bis hin zu individuellen Teilzeit- oder Gleitzeitregelungen. So wird sichergestellt, dass die Zeitwirtschaft exakt auf die organisatorischen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist.
Die integrierte Zeitabrechnung sorgt dafür, dass geleistete Arbeitszeiten korrekt erfasst, bewertet und ausgewertet werden können. Jeder Buchungsvorgang wird nachvollziehbar dokumentiert und kann über Buchungsnachweise transparent überprüft werden. Dadurch entsteht ein hohes Maß an Nachvollziehbarkeit und Sicherheit in der gesamten Zeitverwaltung.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die automatische Feiertagsverwaltung. Gesetzliche und individuelle Feiertage werden systemseitig berücksichtigt und korrekt in die Zeitkonten eingerechnet. Dies gewährleistet eine konsistente Berechnung von Soll- und Ist-Zeiten über alle Mitarbeiter hinweg.
Durch Soll-Ist-Vergleiche wird jederzeit ersichtlich, in welchem Umfang Arbeitszeiten von den geplanten Vorgaben abweichen. So lassen sich Überstunden, Unterdeckungen oder regelmäßige Muster frühzeitig erkennen und gezielt steuern. Buchungsschlüsse inklusive definierter Überträge sorgen zusätzlich für eine saubere Periodenabgrenzung und eine geordnete Weiterführung der Zeitkonten.
Ergänzt wird das Modul durch umfangreiche Übersichten und Auswertungen, die eine detaillierte Analyse von Arbeitszeiten, Kontoständen und Entwicklungen ermöglichen. Damit erhalten Unternehmen eine transparente Grundlage für Personalplanung, Steuerung und Abrechnung.
Insgesamt entsteht ein durchgängiges System zur Arbeitszeitverwaltung, das administrative Prozesse vereinfacht, Transparenz schafft und eine zuverlässige Grundlage für die gesamte Personal- und Projektorganisation bietet.
Die Fehlzeitenverwaltung in VEMAS ermöglicht eine durchgängige, transparente und strukturierte Organisation sämtlicher Abwesenheiten im Unternehmen. Dazu gehören Urlaube, Krankmeldungen sowie weitere individuelle Fehlzeitarten, die zentral erfasst, verwaltet und ausgewertet werden können. Gleichzeitig werden individuelle Urlaubsansprüche automatisch berücksichtigt und fortgeschrieben, sodass jederzeit ein aktueller Überblick über verfügbare und genommene Urlaubstage besteht.
Ein wichtiger Bestandteil ist die flexible Abbildung von Feiertagsgruppen. Dadurch lassen sich unterschiedliche regionale oder unternehmensspezifische Feiertagsregelungen korrekt in die Planung integrieren. Dies sorgt für eine realistische Kapazitäts- und Einsatzplanung über alle Standorte und Mitarbeiter hinweg.
Die Beantragung von Fehlzeiten erfolgt direkt über den integrierten VEMAS-Terminkalender. Mitarbeitende können ihre Abwesenheiten einfach und intuitiv eintragen, ohne zusätzliche Systeme oder Medienbrüche nutzen zu müssen. Die Anträge werden anschließend automatisch zur Genehmigung weitergeleitet und durch definierte Freigabeprozesse im System bearbeitet.
Durch diesen strukturierten Workflow entsteht ein klar geregelter Genehmigungsprozess, der Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten sicherstellt. Vorgesetzte behalten jederzeit den Überblick über offene Anträge und bereits genehmigte oder abgelehnte Fehlzeiten.
Ergänzt wird die Fehlzeitenverwaltung durch umfassende Übersichten und Auswertungen. Diese bieten detaillierte Einblicke in Urlaubsstände, Abwesenheitsquoten und Planungszusammenhänge und unterstützen so eine vorausschauende Personal- und Ressourcenplanung.
Insgesamt entsteht ein effizientes System zur Verwaltung von Fehlzeiten, das Prozesse vereinfacht, Transparenz schafft und eine verlässliche Grundlage für die operative und strategische Planung im Unternehmen bietet.
Die elektronische Rechnungsübergabe in VEMAS ermöglicht eine moderne, gesetzeskonforme und vollständig digitale Abwicklung des Rechnungsaustauschs. Dabei werden Rechnungen im standardisierten XML-Format erstellt und übermittelt, sodass sowohl die Anforderungen der XRechnung als auch des ZUGFeRD-Formats erfüllt werden. Ergänzend wird stets ein PDF-Dokument bereitgestellt, das eine komfortable visuelle Prüfung und Archivierung ermöglicht.
Durch diese Kombination aus strukturierten XML-Daten und lesbarem PDF entsteht eine doppelte Sicherheit: Einerseits ist die Rechnung maschinenlesbar und für automatisierte Verarbeitungssysteme optimiert, andererseits bleibt sie für den Menschen jederzeit nachvollziehbar und einfach zugänglich.
Die Lösung ist flexibel anpassbar und kann auf die individuellen Anforderungen von Unternehmen oder Kunden abgestimmt werden. Unterschiedliche Rechnungsformate, Pflichtfelder oder Übertragungswege lassen sich konfigurieren, sodass die elektronische Rechnungsstellung nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integriert wird.
Insgesamt sorgt die elektronische Rechnungsübergabe für eine erhebliche Effizienzsteigerung in der Fakturierung, reduziert manuellen Aufwand und gewährleistet gleichzeitig eine hohe rechtliche und technische Konformität im digitalen Rechnungsverkehr.
Die Anpassung der VEMAS-Objekte und Masken ermöglicht eine vollständig flexible Gestaltung der Systemoberflächen und Datenstrukturen, sodass die Software präzise an individuelle Unternehmensprozesse angepasst werden kann. Dabei können bestehende Masken gezielt erweitert und um neue Felder oder komplette Entitäten ergänzt werden. So lassen sich branchenspezifische Anforderungen oder unternehmensinterne Besonderheiten ohne Einschränkungen abbilden.
Ein weiterer Bestandteil ist die strukturierte Gestaltung der Benutzeroberflächen durch frei konfigurierbare Karteireiter. Dadurch können Informationen logisch gruppiert und übersichtlich dargestellt werden, was die Bedienbarkeit deutlich verbessert und die tägliche Arbeit effizienter macht. Bestehende Felder lassen sich flexibel neu anordnen oder verschieben, sodass Masken jederzeit an veränderte Arbeitsabläufe angepasst werden können.
Darüber hinaus unterstützt VEMAS die Verwaltung unterschiedlicher Solutions, beispielsweise für Agenturgruppen oder Mandantenstrukturen. Dadurch können verschiedene Organisationseinheiten innerhalb eines Systems getrennt, aber dennoch zentral gesteuert werden. Die Daten- und Funktionssicht lässt sich dabei gezielt steuern und auf die jeweiligen Anforderungen zuschneiden.
Für besonders komplexe Szenarien besteht zudem die Möglichkeit, Daten und Maskeninhalte über Stored Procedures zu filtern. Dies ermöglicht eine leistungsfähige und datenbanknahe Steuerung der angezeigten Informationen und sorgt für maximale Flexibilität bei gleichzeitig hoher Performance.
Insgesamt entsteht eine hochgradig anpassbare Systemarchitektur, die es ermöglicht, VEMAS exakt auf organisatorische, fachliche und technische Anforderungen auszurichten und kontinuierlich weiterzuentwickeln – ohne Einschränkungen im Standardprozess.
Maximale Flexibilität
durch
modularen Aufbau
Der modulare Aufbau von Vemas ermöglicht maximale Flexibilität, weil sich das System genau an Ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt. Statt einer starren Komplettlösung werden nur die Funktionen genutzt, die wirklich gebraucht werden – und bei Bedarf jederzeit erweitert.
So wächst Vemas mit Ihrem Unternehmen mit, bleibt übersichtlich und vermeidet unnötige Komplexität. Gleichzeitig sorgt die klare Struktur der Module für einfache Updates, schnelle Anpassungen und eine zukunftssichere Basis.
mieten, kaufen, leasen -
lokal oder in der Cloud
Beratung zu
Förderprogrammen
Als zusätzlichen Mehrwert bieten wir Ihnen eine umfassende Beratung zu passenden Förderprogrammen, die gezielt auf die Einführung von Vemas ausgerichtet sind.
Dadurch lassen sich finanzielle Unterstützungsmöglichkeiten identifizieren und optimal nutzen, um die Implementierung wirtschaftlich sinnvoll zu begleiten und zu erleichtern.
Gemeinsam erfolgreich !
GUTE GRÜNDE FÜR VEMAS
Webbasierte Software als Integrationslösung
Vemas ist als moderne, webbasierte Integrationslösung konzipiert und ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Funktionen und Daten. Dadurch entsteht eine flexible und zukunftssichere Systemarchitektur, die sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften einfügt.
360° Kunden- und Projektsicht
Der Kunde steht bei Ihnen im Vordergrund. Sie haben Zugriff auf alle Ansprechpartner des Kunden, genauso wie auf alle Vorgänge, die Sie zum Kunden verwalten möchten. Von der Leadqualifizierung für neue Projekte, über die Erstellung von Angeboten für Ihre Leistungen, bis hin zur Abwicklung von beauftragten Positionen und der Erstellung von Rechnungen haben Sie benutzergeführt alle Dinge rund um Ihren Kunden ständig im Blick.
Vollständige Microsoft Office Integration
Vemas arbeitet über Webservice-Schnittstellen perfekt mit Ihrer bestehenden Microsoft Office Integration. Ob Sie Angebote via Word oder Microsoft SQL Reporting Services erstellen möchten, obliegt ganz Ihnen. Ebenfalls können Sie Termine in Vemas oder Microsoft Exchange verwalten, ein bidirektionaler automatischer Abgleich wird für Sie im Hintergrund durchgeführt. Alle Auswertungen in Vemas können zudem in Microsoft Excel exportiert werden.
offene Schnittstellen für vor- und nachgelagerte Systeme
Vemas verwendet als Datenbank den Microsoft SQL Server, das am meisten verbreitete Datenbanksystem weltweit. Offene Schnittstellen, die Sie selber bei Bedarf anpassen können, erlauben es Ihnen, vor- und nachgelagerte Prozesse und Übergaben zu definieren (z.B. SST zu Ihrer FiBu, Import von Projektzeiten aus Ihrer heutigen Lösung in Vemas).