In Vemas.NET können Sie Ihre Leistungen aus Projekten, Seminaren, Verträgen und Produkten an Ihre Kunden abrechnen. Weitere Details siehe Faktura.

Für Ihre Mitarbeiter können Sie Abrechnungskonten hinterlegen, die dann monatlich mit den Mehr- oder Minderstunden automatisch gebucht werden. Beispielhafte Abrechnungskonten sind dann Gleitzeit, Auszahlung, Streichkonten je nach Arbeitszeitenmodell.

In Vemas.NET können Sie Rechnungen nicht nur an den Debitor stellen, sondern alternativ auch an den jeweiligen Partner, der die Rechnung für den Endkunden erhalten soll. Diese Abrechnungslogik nennen wir Absatzmittler. Die Faktura kann aus allen Abrechnungsobjekten (Projekte, Verträge, Seminare und Produkte gewählt werden.

Abschläge dienen zur Erfassung von zeitlich definierten Zahlungen innerhalb eines Teilprojektes. Abschlagszahlungen werden automatisch anhand des hinterlegten Berechnungsdatums fakturiert und erscheinen als Buchungen in Ihrem Projekt. Weitere Details erhalten Sie unter Fakturaregel-Abschlag.

Ihre Ansprechpartner (Kontakte) und Mitarbeiter (Agenturen) können Sie Abteilungen zuordnen. Abteilungen können Sie einfach über die Administration von Vemas anlegen und verwalten. Zusätzlich können Sie nicht nur fixe Einträge aus dem Drow-Down Menü auswählen, sondern auch die Abteilung individuell je Kontakt überschreiben.

Ihre Adressen können Sie mittels Adressarten weiter organisieren. Hierzu steht Ihnen eine Schlüsseltabelle zur Verfügung, die Sie individuell befüllen können. Sinnvolle Einträge werden bereits im Standard an Sie ausgeliefert.

Adressen sind eine der Haupt-Entitäten in Vemas. An der Adresse werden dann die Ansprechpartner (Kontakte), Projekte, Verträge, Produkte, Dokumente etc. gespeichert. An den Stammdaten der Adresse hängen dann viele weitere Informationen, wie Branche, Zielgruppe, Preisliste etc.

Sie möchten wissen, welche Adresse Sie über welche Vertriebsaktion kennengelernt haben? Das ist ganz einfach möglich mit der Zuordnung einer Adresse zu einer Adressherkunft. Diese Schlüsseltabelle können Sie individuell mit Ihren Vertriebsaktionen befüllen.

Zu jeder Adresse können Sie kennzeichnende Adressenmerkmale anlegen, die z. B. Hinweise über die Mitarbeiteranzahl oder die IT-Infrastruktur geben. Diese Merkmale können kundenspezifisch festgelegt und ausgewertet werden.

Agenturen sind Mitarbeiter in Vemas.NET. Sie können abhängig vom Lizenzmodell von Vemas.NET entweder Voll-User, Zeiterfasser, Referenten oder Ressourcen anlegen.

Akquisitionen sind Notizen, die Sie in Vemas.NET anlegen können. In einer Akquisition können Sie neben dem Kommentar, dem Datum, der Mitarbeiter-Auswahl auch Follow-up Aktionen und Wiedervorlagen definieren, damit Sie oder andere Mitarbeiter zum gewünschten Datum erinnert werden. Akquisitionen können Sie zudem Projekten zuordnen.

Aktionen in Vemas dienen dazu Mailings, Telemarketingaktionen und Veranstaltungen unter einem Stichwort zusammenzufassen und auswertbar zu machen. Dazu wird in jede betroffene Adresse für jede Aktion ein entsprechender Aktionsvermerk mit einem kurzen Überblick über die Aktivitäten zu einer Adresse mit Bezug auf die Aktion angelegt.

Aktionsvermerke dienen dazu, Mailing-(Aktionen) nachzuverfolgen und auszuwerten. Aktionsvermerke können in Vemas.NET entweder kundenindividuell über das Kontextmenü der Kundenakte oder über die Übersicht der Mailingaktionen (Report Übersicht Mailings) als Massenvermerk angelegt werden.

Aktivitäten sind die dritte Gliederungsebene in Projekten. In den Aktivitäten wird definiert, wer, was, wann, wie in den Projekten umsetzen soll. Aktivitäten können eigenständig fakturiert werden. Aktivitäten werden in Vemas.NET zur Lastplanung herangezogen. Aktivitäten werden entweder in Tagen/Stunden, Stück, Lizenzen oder Pauschal angelegt und verplant. Die Einheiten in den Aktivitäten können Sie eigenständig über eine Schlüsseltabelle verwalten.

Die Auswertung, wie viele Tage als "Beratung", "Hotline", "Vertrieb", "Verwaltung" o.ä. gebucht worden sind, können Sie mittels der Schlüsstabelle Aktivitätsarten eigenständig verwalten und den Aktivitäten zuordnen. Die Auswertung der  Buchungen erfolgt dann ganz einfach in diversen Übersichten von Vemas.NET.

Aktivitätsgruppen sind in Vemas.NET wie folgt definiert:
- Dienstleistungen: Planung in Tagen oder Stunden
- Produkte: Planung in Mengeneinheiten (z.B. Lizenzen)
- Reisekosten: Planung in Mengeneinheiten (z.B. Hotel, KM, Pauschale)
- Fehlzeiten: Planung in Tagen/Stunden
- Nebenkosten: Planung in Mengeneinheiten mit prozentualem Aufschlagsfaktor

In Vemas.NET können Sie Ihren Ansprechpartnern die entsprechende Anrede hinterlegen (Mann, Frau, Divers). Über die Anrede in Verbindung mit dem akademischen Titel erfolgt dann die Aufbereitung der Briefanrede des Ansprechpartners (z.B. Sehr geehrter Herr Dr. Müller) vollautomatisch.

Die Abkürzung API steht für „Application Programming Interface“ und ist eine Schnittstelle für Anwendungsprogramme. APIs kommen beim Austausch von Daten aus Vemas. NET mit externen Entwicklern / Unternehmen zum Einsatz.

In Vemas.NET können Aufgaben mit oder ohne Bindung an ein Vemas-Objekt erstellt und sich selbst oder anderen Mitarbeitern zugeordnet werden. Die Aufgaben werden in das Wiedervorlagen- und Zeiterfassungssystem eingebunden.

Im Verlauf eines Projekts kann es zu verändertem Zeitaufwand bei der einen oder anderen Aktivität kommen, weshalb die Aufwände im aktiven Projekt angepasst werden müssen. Dies ist bei notwendigen Aufwanderhöhungen, z.B. wegen unvorhergesehener Mehrarbeiten, besonders wichtig, da diese Mehraufwendungen mit dem Auftraggeber nachverhandelt werden müssen.
Um diese Aufwandsveränderungen gegenüber den Grundwerten nachhalten zu können, führt Vemas eine Aufwandshistorie mit Einträgen zu allen Aufwandsänderungen für das Projekt. Diese Historie bewirkt zweierlei:
•    Es kann nachgehalten werden, wann und aus welchen Gründen der Aufwand verändert wurde
•    Verbesserung der Schätzqualität für Planaufwände

Die Darstellung und einige Funktionen in Vemas.NET können benutzerspezifisch eingestellt werden.

Berechtigungen für Vemas.NET-Benutzer können als Einzelrechte oder in Berechtigungsgruppen vergeben werden.
In der Administrationsoberfläche können sowohl alle Gruppen als auch Einzelrechte oder effektiv an einen Benutzer vergebenen Rechte betrachtet werden.

Um die Berechtigungszuteilung an Benutzer zu vereinfachen, können Rechte für bestimmte Benutzergruppen zusammengefasst werden, z. B. Vemas-Basis. Diese Gruppe sollte Berechtigungen enthalten, die alle Vemas.NET-Benutzer unabhängig von Ihrer Aufgabe im Unternehmen zugewiesen bekommen sollen.

Nicht alle Leistungen eines Projektes werden ggf. von Ihnen selbst erbracht. Oft ist es nötig z. B. Sachleistungen (Lizenzen, Hardware etc.) bei Dritten zu ordern.
Dazu bietet Ihnen Vemas die Integration einer Bestellverwaltung für Produkte und Dienstleistungen aus Vemas-Projekten heraus.

Verwalten Sie alle Prozesse Ihres Unternehmens in einer webbasierten Software, wahlweise in einer deutschen Cloud oder auf Ihren eigenen Servern. Vemas.NET unterstützt eine Vielzahl an modernen Browsern, die Ihnen das tägliche Arbeiten rund um Ihre Kunden und Interessenten erleichtern.

Erbrachte Sach- und Dienstleistungen werden in Vemas-Projekten gegen Aktivitäten gebucht. Die Leistungserfassung wird durch Buchungsberechtigungen geregelt und auf Ebene der Aktivitäten bzw. Teilaktivitäten im Feld Buchungsberechtigung hinterlegt.

Die Einträge aus der Firmendatei, Informationen zu Filialen, die Einstellungen des Propertybags (z. B. Layout-Einstellungen), Lokalisierungsdaten sowie die Rechtestruktur in Vemas werden beim Vemas-Start in den Cache geladen, damit Sie dort zur Verarbeitungszeit schneller verfügbar sind.

Beim Klicken auf ein Vemas-Objekt mit der rechten Maustaste öffnet sich ein Context-Menü, welches Ihnen verschiedene weitergehende Aktionen zur Auswahl anbietet.

Vemas.NET bietet einen Überblick über alle relevanten Unternehmensinformationen, wie Umsatz, Kosten, Angebote, Bestandsentwicklung, etc. und unterstützt Sie bei Ihren Analysen.

Mit Hilfe des Reports Cross-Selling bekommt der Benutzer einen raschen Überblick über die bisher an Kunden verkauften bzw. nicht verkauften Lizenzen und Dienstleistungen. Dabei werden Verträge, Rechnungen und Projekte nach zuvor definierten Leistungen durchsucht, die dann der Report als Auswertung anzeigt.

Vemas.NET lässt sich in nahezu allen Bereichen an die spezifischen Bedürfnisse der Nutzer anpassen. Der strukturierte Aufbau von Vemas.NET ermöglicht individuelle Einstellungen in den jeweiligen Modulen.

Beim Aufruf von Vemas.NET erhalten Sie das Start-Dashboard angezeigt. Die dort angezeigten graphischen und tabellarischen Informations-Panels sind für jeden Benutzer individuell hinsichtlich Gestaltung, Größe und Anordnung der Inhalte gestaltbar. Vemas.NET verfügt auch über bereits voreingestellte, aber dennoch anpassbare Dashboards für die einzelnen Unternehmensbereiche.

Als Dienstleistungen sind in Vemas.NET Aktivitäten definiert, die Sie Mitarbeitern für interne und/oder externe Projekte zuordnen möchten. Buchungen auf diese Aktivitäten werden entweder in Stunden oder "von-bis" erfasst.

Der Vemas.NET-Document Client ermöglicht es den Anwendern, auf einfache Weise Dokumente oder Dokumentanhänge (aus E-Mails) nach Vemas.NET zu importieren. Ebenso einfach ist über den Vemas.NET-Document Client der temporäre Export von Dokumenten auf ein lokales Medium möglich, um die Dokumente zum einen mobil verfügbar zu machen und zum anderen die Doku-mente offline zu bearbeiten und die Veränderungen abzuspeichern und wieder ins Vemas.Net überführen zu können. Dadurch wird der Anwender in die Lage versetzt, große Mengen wichtiger Dokumente losgelöst von der Vemas-Datenbank mit sich zu führen, lokal zu bearbeiten und in veränderter Form wieder nach Vemas.NET zurück zu importieren.

Der Vemas.NET-Document Client  bietet mit dem Document Dropper zudem noch die Möglichkeit, Dokumente (E-Mail, E-Mailanhänge, Dokumente in verschiedenen Dateiformaten) nach Vemas zu importieren und legt beim Import dazugehörige Dokumentdaten an.

In Vemas.NET können beliebig viele Dokumente in verschiedenen Dateiformaten (doc, xls, pdf, E-Mails etc.) den Kundenakten hinzugefügt und dort verwaltet werden. Dabei können sowohl neue Dokumente unter Verwendung von Dokumentenvorlagen erstellt, als auch bereits existierende Dokumente nach Vemas.NET importiert werden.

Die Dokumentenablage erfolgt unmittelbar in der Projektakte. Vemas.NET hat direkten Zugriff auf alle Dokumente – die aufwendige Suche nach Dateinummer, in Ordnern, in Laufwerken entfällt damit. Die Versionierung und die Angabe zu Änderungsbenutzer und Änderungsdatum-/Zeit erleichtern zudem die Arbeit.

Dokumentvorlagen erstellen Sie in gewohnter Umgebung in Microsoft Office und versehen das Dokument mit Textmarken, die dafür sorgen, dass später die Informationen aus Vemas.NET an die richtige Stelle im Text gesetzt werden. Die Aufgabe der Dokumenterstellung wird in der Regel von Ihrem Administrator, teils mit Unterstützung durch scholz.msconsulting GmbH vorgenommen. Die Dokumentvorlagen werden über das Vemas.NET-Administrationstool verwaltet.

Anforderungen

Löschfristen
Gemäß EU-DSGVO und BDSG müssen sogenannte Löschfristen/Routinen in einer Software vorhanden sein, um das Recht auf  "Vergessen werden" umsetzen zu können.

Auskunftssystem
Ihre Kunden-, Interessen und Lieferanten-Ansprechpartern haben das Recht, Informationen zu erhalten, welche persönlichen Daten von ihnen gespeichert worden sind.
Diese müssen auf Verlangen an den Ansprechpartner übermittelt werden. Zudem müssen Sie nachweisen können, dass Datensätze auf Wunsch geändert/gelöscht worden sind.

Umsetzung in Vemas.NET

Löschfristen
Mit Vemas.NET erhalten Sie frei konfigurierbare Workflows, mit denen Sie Ihre Bestandsdaten lt. Löschfrist hinterlegen können und diese automatisch als Löschvorschlag erhalten.

Auskunftssystem / Datenschutz
Ihre Daten sind sicher abgelegt und mit detaillierten Zugriffs-
berechtigungen geschützt. Egal, ob es sich um Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Gleitzeit o-ä.) Ihrer Mitarbeiter handelt, oder um personalrelevante Informationen - diese stehen nur berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung.

Zugriffsschutz
Der Zugriff auf Vemas.NET ist sicher mittels SSL-Verschlüsselung und Passwort-Verschlüsselung im modernen Verfahren SHA-512 hinterlegt. Somit erhalten nur berechtigte Personen Zugriff auf Vemas.NET

Zur Vermeidung der Doppelanlage von Adressen besitzt Vemas.NET die Dublettenkontrolle, die schon bei der Adressanlage prüft, ob eine Adresse ggf. bereits im System angelegt ist.

Mit dem Zusatzmodul Vemas.Eingangsrechnung verwalten Sie Ihre Kreditorenrechnungen in Projekten und Verträgen.

Sie können direkt aus Vemas.NET heraus E-Mails versenden ohne auf einen E-Mail-Client wie Outlook zurückgreifen zu müssen. Die integrierte Vemas-Mail macht das möglich.
Mit dem kostenpflichtigen Modul Vemas.E-Mail (im Small Business-Paket bereits enthalten) können Sie aber auch weiterhin E-Mails in Outlook schreiben und empfangen und diese mittels einer Schnittstelle (Outlook Com Add-In) in Vemas.NET archivieren.

Schreiben Sie Ihre E-Mail in Outlook und versenden Sie sie auf gewohntem Weg.Nach dem Senden öffnet sich ein Dialogfenster (abhängig von den Einstellungen Ihres Outlook Add-Ins), in dem Sie gefragt werden, ob Sie die gesendete E-Mail nach Vemas.NET importieren möchten..

Für den Versand standardisierter E-Mails mit identischen Informationen an Ihre Kunden und Interessenten können Sie wiederverwendbare E-Mailvorlagen erstellen und bearbeiten.

Ereignisarten können Sie aus einer freidefinierbaren Liste gewählt werden. Dabei kann es sich sowohl um gemeldete Fehler, Fragen zum Handling des Systems, Problemen im Umgang mit dem System oder auch Ideen zur Verbesserung handeln. Weitere Ereignisarten können über das Vemas.NET Administrationstool in einer Schlüsseltabelle hinterlegt werden.

Für die Erfassung und Nachverfolgung Ihrer telefonisch oder per E-Mail eingehenden Supportfälle bietet Vemas.NET das Modul Vemas.Ereignis (kostenpflichtig, im Paket Vemas.Small Business inklusive). Die über dieses Modul in Vemas.NET hinterlegten Ereignisse sowie die dazugehörigen Lösungsschritte können mit Ihren Kunden auch über das Vemas.Kundenforum (kostenpflichtiges Modul) kommuniziert werden.

Das Erledigungsdatum in einem Projekt wird nach Abschluss aller Arbeiten an der Aktivität vom Aktivitätsleiter gesetzt. Durch Setzen des Erledigungsdatums sind keine Buchungen mehr gegen die Aktivität möglich!

Die Inhalte sämtlicher Tabellen lassen sich zur Weiterverarbeitung aus Vemas.NET nach Excel, Word oder PDF exportieren.

Vemas.NET erstellt Kundenrechnungen vollautomatisch entsprechend den eingestellten Workflows des Kunden ohne jeden manuellen Eingriff. Wenn eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung des Kunden eingerichtet ist, können die Ausgangsrechnungen direkt in die Finanzbuchhaltung überführt werden.

Fakturaregeln steuern in Vemas.Projekt die Faktura von Projekten, Teilprojekten und Aktivitäten. Sie werden beim Projektaufbau definiert und regeln die automatische Abrechnung aus laufenden und abgeschlossenen Projekten.
Fakturaregeln kommen auf Teilprojekt- und Aktivitätsebene zur Anwendung, niemals auf Projekt-und Verteil-Aktivitätenebene.

Mit der Fakturaregel „AUFWD-Aufwand“ können Sie ein Teilprojekt nach der Abnahme abrechnen. Dabei werden alle Abschlagszahlungen, welche Sie diesem Teilprojekt zugeteilt haben, von der Gesamtsumme des Aufwands aller Aktivitäten abgezogen.

Das Verwenden der Fakturaregel „AUFW ERL-Aufwand erledigt“ auf Ebene der Aktivität führt dazu, dass diese erst berechnet wird, wenn die gesamte Aktivität erledigt und abgenommen worden ist. Zur Verrechnung werden dabei die Summe der angefallen Ist-Aufwände verwendet.

Die Fakturaregel „AUFW ST-Aufwand Stichtag“ auf der Ebene Aktivität erlaubt das Berechnen von Aktivitäten mit bis dahin durch Buchungen angefallenen Beträgen zu einem bestimmten Stichtag, unabhängig davon, ob die gesamte Aktivität bereits erledigt und/oder abgenommen worden ist.

Die Anwendung der Fakturaregel „BUD-Budget“ auf Ebene eines Teilprojektes führt dazu, dass Sie ein gesamtes Teilprojekt zu einem bestimmten Wert verrechnen können, sobald sämtliche Aktivitäten dieses Teilprojektes erledigt und abgenommen worden sind. Die Verrechnung des Teilprojektes wird dann zu einem Pauschalbetrag vorgenommen. Die Höhe des Pauschalbetrages ergibt sich dabei aus dem Feld Budget extern, dass Sie im Teilprojekt definieren.

Mit dieser Fakturaregel wir das gesamte Teilprojekt mit allen Aktivitäten/Produkten nicht berechnet. Alle Aktivitäten/Produkte werden hierbei automatisch auf Fakturaregel„s.TP“ gestellt.
Sinn und Zweck dieser Regel: Das Teilprojekt soll z.B. aufgrund von internen Entwicklungsarbeiten, Regress-oder Reklamationsansprüchen nicht berechnet werden, die Aufwände zur Umsetzung sollen aber trotzdem erfasst werden

Der Einsatz dieser Fakturaregel hat zur Folge, dass die Regelung der Faktura ausschließlich auf der Ebene der Aktivitäten zu diesem Teilprojekt geschieht.
Verwenden Sie diese Fakturaregel, wenn Sie für ein Teilprojekt mit allen Aktivitäten keine einheitliche Fakturaregel verwenden können.

Vemas.NET bietet eine Fakturavorschau aller zu berechnenden Projekte und Aktivitäten an. Diese Fakturavorschau ist unabdingbare Voraussetzung für die automatisierte Rechnungsstellung.

Sie stoßen im Rahmen Ihrer Support-Tätigkeit auf die Lösung eines häufiger auftretenden Problems oder einer immer wieder mal gestellten Frage? Damit möglichst viele Kunden davon Kenntnis erlangen, können Sie einen neuen FAQ-Eintrag in Ihrer Datenbank erzeugen.So können Sie noch während Sie mit dem Kunden telefonieren oder –wenn Sie schriftlich benachrichtigt wurden- bevor Sie ihm antworten, die FAQ aufrufen und nachsehen, ob für dieses Problem schon einmal eine Lösung erfasst wurde.

Zum einfacheren Zugriff auf häufig benötigte Kundenakten und Reports kann sich jeder Benutzer im Navigationsbereich Favoriten Links zu seinen bevorzugten Vemas.NET-Objekten anlegen. In der Menüleiste des Systems Vemas.NET befinden sich die Buttons zur Neuanlage und Bearbeitung der Favoriten.

Fehlzeiten können sich auf Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheit beziehen. Die Fehlzeitverwaltung zeigt die Restfehlzeit vor Beantragung, die beantragten Abwesenheitszeiträume (halbe oder ganze Tage, etc.) und die danach verbleibende Restfehlzeit an.

Feiertage, die im Kalender angezeigt werden sollen, müssen über das integrierte VEMAS.NET-Administrationstool angelegt werden. Dies geschieht durch ihren Vemas.NET-Administrator, der entsprechende Feiertagsgruppen und die dazugehörigen Feiertage pflegt. Alternativ kann das Team der scholz.msconsulting GmbH Sie gerne bei der Neuanlage von Feiertagen mittels SQL-Skript unterstützen.

Da sich im Laufe der Zeit eine Menge an Informationen in den Kundenakten sammeln, können anzuzeigende Objekte anhand von vordefinierten Filtern eingeschränkt werden, z. B. Dokumente, Termine, Ereignisse, Akquisitionen und viele mehr.

In der Firmendatei werden die grundlegenden Einstellungen für den Betrieb des Systems Vemas.NET vorgenommen, z. B. Art und Weise wie Projektnamen generiert werden, welche Fakturaregel bei der Anlage von Teilprojekten/Aktivitäten standardmäßig verwendet werden etc.

Um nach den ersten Kontakten mit einem Interessenten einen groben Überblick über zu erwartende Umsätze zu bekommen, legen Sie zu Ihrem Interessenten eine Opportunity an und füllen den Forecast so mit Daten.

Bei Vemas.Gantt handelt es sich um eine grafische Projekt- und Ressourcenplanung inkl. Abhängigkeiten für 1 oder n Projekte, Restkapazitäten, Integration zur Termin- und Fehlzeitenplanungen.

Mit dem Modul Vemas.GF-Cockpit bieten sich Führungskräften und Umsatzverantwortlichen in Ihrem Unternehmen vollkommen neue Möglichkeiten, Umsatzziele im Auge zu behalten und tagesaktuelle Soll-Ist-Vergleiche anzustellen. Neue Vorgaben lassen sich jederzeit einfach in Vemas.NET für z.B. Kunden, Profitcenter und Mitarbeiter neu definieren und werden so in neue oder bestehende Auswertungen integriert.

Die erzielten Umsätze lassen sich durch Drill-Down bis in die kleinste Rechnungsposition nachvollziehen. Die Zeiträume für anzustellende Vergleiche sind dabei frei wählbar.

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die revisionssichere oder GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archivsystem verwahrt werden müssen. Hierzu bieten wir Ihnen das optionale Zusatzmodul Vemas.DMS an.

Sie können im Kundenjournal (und in allen anderen Reports) die Objekte beliebig mehrfach gruppieren, um die gefundenen Einträge übersichtlicher zu gestalten. Die so vorgenommenen Layout-Einstellungen können dauerhaft abgespeichert werden.

Mit dem Document Dropper können Dokumente jeglichen Formats sowie E-Mails oder E-Mailanhänge problemlos nach Vemas.NET importiert werden.

Über den Info-Button in der Menüleiste wird die Versionsinfo Vemas.NET mit Informationen zur Version, zu lizenzierten Usern, Datenbank und Serverpfade usw. geöffnet. Diese Informationen sind im Supportfall unbedingt bereit zu halten.

Der Vemas.Infoserver versendet immer genau dann automatisch eine E-Mail an einen Mitarbeiter und/oder Bereich, wenn Sie dies als sinnvoll erachten (bspw. Anlage einer neuen Adresse, Erledigung einer Wiedervorlage, Erstellung eines Termins, ein Vertrag läuft aus, etc.)

Das Journal in der Kundenakte mit all seinen Reitern ist Sammelstelle für alle in den Vemas.NET-Objekten zusammengetragenen Informationen zur Adresse. Dort werden alle Notizen, Dokumente, Support-Tickets, E-Mails, Termine etc. abgelegt.

In Vemas.NET können Sie zu einer Adresse abweichende Rechnungs- und Lieferdaten hinterlegen. Bei Lieferungen bzw. Rechnungsstellung an diese Adresse werden dann die hinterlegten Adressen für die Erstellung der entsprechenden Dokumente herangezogen.

In Vemas.NET können dauerhaften Rabatten zur Verwendung für bestimmte Adressen (Kunden) hinterlegt werden.

Kontextmenüs bieten eine Auswahl von Aktionen an, die Sie aus dem Menü heraus starten können. Kontextmenüs finden Sie in Vemas.NET in der Aufgabenübersicht, den Reitern der Kundenakte und den Kontakten  sowie in allen anderen Übersichten. Dabei steht der Inhalt in einem Kontext zu dem Programmteil, in dem Sie sich gerade befinden.

Jedem Modul in Vemas.NET wird eine Kontiergruppe zugewiesen um festzulegen, ob das Modul mit vollem oder reduzierten Steuersatz besteuert wird.

Einer Adresse können beliebig viele Kontaktpersonen zugeordnet werden. Vemas Kunden verwalten normalweise Adressen, die zwischen 10 und 100 Kontakte je Firma haben. Einige Ausnahmekunden haben teilweise bis zu 1000 Kontakte je Firma.

Gehört Ihre Kundenadresse einem Konzern an, so können Sie in Vemas.NET die entsprechende Konzernzugehörigkeit bei der Adressanlage hinterlegen.

Die Kundenakte in Vemas.NET ist die zentrale Ablage- und Sammelstelle für alle Informationen zu einem Kunden, den dazugehörigen Kontakten und sämtlichen Vemas-Objekten, die mit einer Adresse verbunden sind. Sie teilt sich in die Bereiche Info-Panel Adresse, Anzeige der Kontakte und  Journal auf.

Sie können in der Kundenakte die Art der Beziehung zu dieser Adresse (Kunde, Interessent etc.) hinterlegen. Hier haben Sie die Auswahl aus einer Dropdown-Liste, die aus den Einträgen einer Schlüsseltabelle gefüllt wird.

Das Vemas.NET Kundenforum ist ein ergänzendes, kostenpflichtiges Modul, das in Verbindung mit dem Modul Vemas.Ereignis zur Kommunikation mit Ihren Kunden dient.
Unabhängig von anderen Kommunikationsmitteln können Kunden über das Kundenforum Tickets (Ereignisse) erstellen und während der Bearbeitungsdauer den Fortschritt der Arbeiten verfolgen.
Zudem ermöglicht das Kundenforum durch Veröffentlichung einzelner Lösungsschritte einen Austausch zwischen Dienstleister und Kunde zu in Bearbeitung befindlichen Tickets.

Ein Kurs beschreibt in Vemas.NET den Zeitraum von einem Start- zu einem Zieltermin in dem die angestrebten Lerninhalte vermittelt werden. Die Darstellung des Kurses im Seminarkalender erfolgt als Balken über den gesamten Kurszeitraum.

Ein Kurs besteht aus mehreren Kursterminen, die innerhalb eines Start- und Zielzeitpunktes terminiert sind.

Mit der Lagerverwaltung in Vemas.NET können  Artikel als Massenwaren oder als Artikel mit Seriennummer verwaltet werden. Die Lagerverwaltung geht einher mit dem bereits in Vemas.NET implementierten Bestellwesen und führt die Bestellungen in der Lagerbestandsliste als bestellten Posten mit.

Die Lagerbewegungen zeigen alle Lagerbewegungen zu einem Artikel an. Lagerbewegungen können manuell oder automatisch erstellt werden.
Manuelle Lagerbewegungen sind z.B. die initiale Übernahme eines Artikelbestandes bei der Einführung der Lagerverwaltung, wenn der Lagerbestand ermittelt und übertragen wird. Auch Korrekturen durch Defekte o.ä. sind hiermit gemeint.

Die Lieferung der in Projekten aufgeführten Produkte und Dienstleistungen werden in Vemas.NET über die Leistungserfassung im Navigator gebucht. Dort finden Sie die Einträge Dienstleistungen und Sachleistungen (für gelieferte Produkte).

Sofern Sie im Rahmen Ihres Projektes Produkte anbieten, die Sie extern beziehen, so können die Lieferanten aus einer frei definierbaren Dropdown-Liste dort hinterlegen.

Um eine möglichst genaue Übersicht der an Ihre Kunden ausgelieferten Produkte und Modu-le zu erhalten, können Sie die Einträge in den Lieferdaten in Vemas.NET nutzen. So können Sie z. B.  bei jeder Lieferung einer Software-Version einen neuen Lieferdatensatz anlegen und erhalten auf diesem Weg eine übersichtliche Historie der an den Kunden gelieferten und aktuell in Benutzung befindlichen Version der Software.

Die einzelnen Bearbeitungsschritte zu einem Vemas.NET Ereignis (Analyse, Testen, Auslieferung, etc.) werden in sepraraten Lösungsschritten festgehalten. Dadurch ergibt sich eine Bearbeitungshistorie, die Aufschluss über die einzelnen Schritte bis zu finalen Lösung gibt. Lösungsschritte können bei Bedarf im Kundenforum (kostenpflichtiges Zusatzmodul Vemas.Kundenforum) veröffentlicht werden.

Nach dem Aufruf von Vemas.NET werden Sie zur Eingabe Ihres Benutzernamens (Login) und Ihres Kennworts aufgefordert. Bitte tragen Sie in das Feld Username Ihren Benutzernamen und in das Feld Passwort Ihr geheimes Kennwort ein.
Optional kann die Anmeldung automatisch über die NT-Authentifizierung erfolgen, sofern die technischen Voraussetzungen dafür gegeben sind.

Vemas bietet die Möglichkeit, Serien-Anschreiben (Mailings, Newsletter) zu bestimmten Themen und Anlässen an ausgewählte Empfängergruppen zu versenden.

Vemas bietet eine integrierte Profitcentersteuerung, damit Sie die Möglichkeit erhalten, in einem Mandanten je Profitcenter einen eigenen Rechnungsnummernkreis zu verwalten

Es gibt eine komfortable Sonderfunktion für die Massenbuchung auf Produktaktivitäten. Diese Funktion ist speziell dafür geschaffen worden, wenn Sie etwa alle Lizenzen innerhalb eines Teilprojektes mit den noch offenen Restmengen buchen möchten.

Mit der Aktivierung der Checkbox "Mehrwertsteuer-Übersteuerung" können Sie die hinterlegten Steuersätze vereinheitlichen und für alle Produktpositionen bei der Rechnungsstellung den gleichen Steuersatz zur Berechnung heranziehen.

In Vemas.NET können Merkmale zu Adressen, Kontakte, Projekte und Seminare hinterlegt werden, die in knapper Form wichtige Informationen zur Adresse bzw. zum Kontakt liefern oder aber auch zur Steuerung von individuellen Workflows verwendet werden können.

Die Übertragung aller relevanten Daten bei einem Wechsel von ihrem alten Softwareanbieter zu Vemas.NET bezeichnet man als Migration.

Module werden in Abhängigkeit von Produkten erstellt und in ebensolcher Abhängigkeit auch bei Verwendung im Projekt verwendet.
In den Modulen werden wiederum Abhängigkeiten zu den Preislisten, zu Konditionen  und zu den entsprechenden Modultexten (Beschreibung des Moduls) hergestellt. Darauf basierend können Sie bei der Neuanlage von Aktivitäten nicht nur die Preise, sondern auch die zu Modulen hinterlegten Texte in Ihre Projekte übernehmen und diese z. B. in Ihren Angeboten als Angebotstexte verwenden.

Bei ModulFibu handelt es sich um eine Schlüsseltabelle in der Werte aus der Schlüsseltabelle FibuStatus zu den Kontiergruppen, Gültigkeit ab.., MwStID und Erlöskonto zugewiesen werden und Leistungs- und Rechnungsland je Eintrag hinterlegt werden.

Der Navigator ist die zentrale Steuereinheit des Vemas-Systems über den die Benutzer sämtliche Aktionen initiieren können. Die Ansicht des Navigators kann je nach Zugehörigkeit zu einem Profitcenter oder zu verschiedenen Anwendergruppen abweichen. Ihr Vemas.NET-Administrator legt die Navigationsprofile nach den in Ihrem Unternehmen geltenden Regeln fest.

Die Navigator-Suche ermöglicht das Auffinden von Navigationseinträgen. Die verwendete LiveSearch-Funktion benötigt lediglich Teile des Suchbegriffs, um mögliche Treffer anzuzeigen.

Die Aktivität "Nebenkosten" dient zur Erfassung aller Kosten, die zur Fertigstellung einer Leistung notwendig sind. Nebenkosten sind z.B.: Druckkosten, Porto, Telefon etc.
Buchungen auf diese Aktivitäten werden in Mengen-Einheiten erfasst.

Um nach den ersten Kontakten mit einem Interessenten einen groben Überblick über zu erwartende Umsätze zu bekommen, den Forecast mit Daten zu füllen, legen Sie zu Ihrem Interessenten eine Opportunity an aus der hervorgeht, für welche Leistungen er sich interessiert und in welcher geschätzten Zeit die Entscheidung für dieses Projekt erwartet wird.

Unternehmen ist in Deutschland aufgegeben, dass sie vor der Versendung von Newslettern u. ä. den Adressaten um die entsprechende Erlaubnis bitten müssen.
Dazu kann in Vemas.NET ein sog. Opt-in Verfahren hinterlegt werden.

Die Pivot-Tabelle ist per Definition ein Hilfsmittel, um eine große Datenmenge auf  überschaubare Größen u reduzieren und einfache Auswertungen zuzulassen. Für den Report Rechnungspositionen heißt das bspw., dass es für den Betrachter in erster Linie interessant sein kann, den Gesamtumsatz aller Kunden, danach des einzelnen Kunden und danach heruntergebrochen auf verschiedene Produkte zu sehen. Dabei hilft der Aufbau einer pivotierten Tabelle, deren Komposition in Vemas.NET jeder Benutzer für sich individuell vornehmen und ständig verändern kann.
Pivot-Tabellen dienen nur zur Ansicht, nicht zur Veränderung von Daten, weshalb Pivot-Tabellen i. d. R. schreibgeschützt dargestellt werden.

Vemas.NET erlaubt die Verwendung von unterschiedlichen Preislisten für abweichende Kundengruppen oder für Lieferungen außerhalb Deutschlands.

Als Produkte werden in Vemas.NET Stückgüter (Lizenzen, Hardware) bezeichnet, die Sie Ihren Kunden anbieten/berechnen möchten.
Buchungen auf diese Aktivitäten werden in Mengen-Einheiten erfasst

Produkte können zu einzelnen Produktgruppen zusammengefasst werden.

Profitcenter sind organisatorische Teile eines Unternehmens. (z.B. Abteilungen, Tochter- oder Schwesterunternehmen). Die Verwendung von Profitcentern grenzt den Zugriff auf Vemas.NET-Objekte auf das jeweilige Profitcenter ein.
Beispiel: Benutzer die nur dem Profitcenter "Sales" zugeordnet sind, sehen keine Vemas.NET-Objekte die dem Profitcenter "Geschäftsleitung" zugeordnet wurden.

Auf Basis der Projekte werden in Vemas.NET Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Kauf-/Serviceverträge erstellt sowie Dienst- und Sachleistungen erfasst und anschließend fakturiert. Projekte können Aufwands- und terminmäßig geplant und kontrolliert werden. Projekte können in Teilprojekte, Aktivitäten und diese wiederum in Teil- oder Verteilaktivitäten unterteilt und einzelnen Mitarbeitern zur Ausführung und Kontrolle zugeordnet werden. Fakturaregeln auf den Ebenen der Teilprojekte und Aktivitäten sorgen für eine weitest gehende Automatisierung der Leistungsabrechnung. Mengen, Zeiten und Preise können jeweils intern und extern vorgegeben und berichtet werden

Die Projektdaten werden auf Knopfdruck in Ihre Angebotsvorlage übergeben. In Minutenschnelle erstellen Sie so ein Projektangebot. Nutzen Sie die Zeiteinsparung für Ihre Kundenargumente.

Projektgruppen dienen der Strukturierung Ihrer Vemas.NET-Projekte. Sie können aus einer frei definierbaren Dropdown-Liste auswählen, welcher Gruppe (Kunde-aktuell, Interessent, Entwicklung, etc.) Sie das Projekt zuordnen wollen.

Im Projektjournal zu einem Projekt sind alle Objekte (Dokumente, Akquisitionen, Ereignisse, Termine) aufgeführt, die diesem Projekt zugeordnet worden sind. Dadurch erhalten Sie einen raschen und lückenlosen Überblick über alle Aktionen rund um dieses Projekt.

Projektmodelle sind Vorlagen, aus denen Sie innerhalb weniger Klicks z.B. ein Kundenprojekt erstellen können

• Modelle enthalten alle wiederkehrenden Leistungen/Produkte, die Sie Ihren Kunden anbieten
• In den Modellen sind alle Aufwendungen/Termine hinterlegt, die Sie zur Erreichung Ihrer Projektziele haben
• Projektmodelle können nach Zuordnung zu einem Kundenweiter individualisiert werden (Aufwandsanpassung, Projektstart-/Ende verschieben etc.)
• Die Planung der Modelle schafft die Basis für Ihr erfolgsorientiertes Arbeiten

Der Projektname wird in Vemas.NET bei der Neuanlage eines Projektes auf Basis der Einträge in der Firmendatei gebildet und sollte im Sinne der Bildung einheitlicher Projektnamen mit logisch fortlaufender Nummerierung nicht verändert werden.

Der Projektstatus eines neu angelegten Projektes ist i. d. R. der Status ‚Vertrieb‘. Bei Beauftragung wechselt der Status zu ‚Aktiv‘, damit die zum Projekt erbrachten Dienst- und Sachleistungen gegen die Aktivitäten gebucht und später berechnet werden können.

Die Projektstruktur in Vemas.NET gliedert sich in vier Ebenen:

• Projekt (1)
• Teilprojekte (2)
• Aktivitäten (3)
• Verteilaktivitäten oder  Teilaktivitäten (4)

In die Quicknote können Sie wichtige Informationen zur Adresse eintragen, die beim Aufruf der Kundenakte oder bei der Neuanlage bzw. beim Öffnen von Ereignissen und Lösungsschritten dem Benutzer angezeigt werden.

Die Rechnungserstellung erfolgt aus Basis der von Vemas bereitgestellten Daten und erfolgt größtenteils automatisiert.

Die Rechnungsautomatik aus Verträgen, Projekten, Produkten oder Seminaren können Sie über die Navigation von Vemas.NET starten oder direkt aus Projekten und Verträgen (Aktionen – Rechnung erstellen) sowie Verträgen (Aktionen – Faktura starten). Durch Aktivierung der CheckBox Kundenvorauswahl werden die Adressen, zu denen eine Vertragsrechnung möglich ist, in der Kundenvorauswahl angezeigt und Sie können sich die Adressen, zu denen Sie Rechnungen erstellen möchten, auswählen und Rechnungsdetails im Vorfeld anzeigen lassen.

Für jedes Profitcenter kann in Vemas.NET ein eigener Rechnungsnummernkreis definiert werden.

Vemas unterscheidet zwischen Produkt-, Projekt-, Vertrags- und Seminarrechnungen.

Vemas.NET beinhaltet ein umfangreiches Rechtesystem für den Zugriff auf Menüs, Funktionen, Übersichten, Eingabe-, Änderungs- und Löschberechtigungen in einem eigenständigen System mit entsprechendem Zugrifsschutz. Die Berechtigungen werden nach Rollen und Mitarbeitern vergeben, wobei ein Mitarbeiter mehreren Rollen zugeordnet werden kann. Zusätzlich gibt es Administrationsrechte und Notfall-User. Der Vemas-Administrator kann die Menüstrukturen an beliebige Anforderungen anpassen.

Mit Vemas.Referent haben Sie die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl an Referenten anzulegen. In den Mitarbeiterstammdaten stehen Ihnen eine Vielzahl an Informationen zur Verfügung, damit Sie Ihre Mitarbeiter neben den grundsätzlichen Informationen, wie Vorname, Name, Abteilung anlegen können. Weitere Daten, wie z.B. die Kostenstelle, den jeweiligen Vorgesetzten und Stellvertretern sowie Informationen zu Sollzeiten und Fehlzeitenansprüchen können ebenfalls hinterlegt werden. Zusätzlich können Sie Skills verwalten, die dann im Termin- und Seminarkalender auswertbar sind.

Mit Unterstützung des Moduls Vemas.Reise (kostenpflichtiges Zusatzmodul) wird es den Benutzern von Vemas.NET ermöglicht, Reisen in diesem System zu planen, bei der vorgesetzten Stelle zu beantragen und nach erfolgter Freigabe und Durchführung auch aus steuerlicher Sicht oder nach den gültigen Reisekostenrichtlinien des Arbeitgebers abzurechnen. Vemas.Reise unterstützt im Rahmen der Projektfaktura zudem auch die Weiterberechnung der Reisekosten an Ihre Kunden.

Reiseabschnitte werden in Vemas.NET als Termine mit Angabe von Beginn und Ende der jeweiligen Abschnitte, dem Zielort sowie der Dauer und dem Zielland aufgeführt.

Für die Erfassung der Reiseabschnitte kann der Benutzer 2 Wege wählen:

1. direkte Erfassung über ein Edit-Grit
2. Erfassung und Zuordnung über den Terminkalender

Mit Vemas.Reise haben Sie die Wahl: Abrechnung aus steuerlicher Sicht oder nach den gültigen Reisekostenrichtlinien des Arbeitsgebers .

Reisemittel werden in einer Schlüsseltabelle in Vemas.NET hinterlegt (bspw. Bahn, Flug, PKW, etc.)

In Vemas.Reise können Sie Reisekostenrichtlinien festlegen, nach denen die Verpflegung und die Übernachtungen abgerechnet werden.

Vemas.NET bietet eine Vielzahl bereits vorkonfigurierter Auswertungen, die als Standard mit ausgeliefert werden und individuell anpassbar sind. Darüber hinaus lassen sich, je nach Kenntnisstand, eigene Auswertungen generieren.
Über den Navigator lassen sich die meisten dieser Auswertungen zu Adressen und Kontakten anzeigen.

Mit Vemas.Ressource können Sie einfach Ihre Besprechungsräume, Beamer, Geschäftsfahrzeuge uvm. im Kalender verwalten. Die Ressourcen liegen an einer zentralen Stelle und können dort einfach geändert, neu erstellt und Vorgängen zugeordnet werden.

Die Ressourcenplanung im System Vemas.NET ist Bestandteil des kostenpflichtigen Moduls Vemas.Lastplan.

Mit der Restaufwandskontrolle können Sie festlegen, ob Sie die Überschreitung der Planaufwände zulassen oder verbieten.

Per Massenmail oder Newsletter angeschriebene Kontakte können Sie jederzeit darüber informieren, dass keine derartigen Sendungen erwünscht sind. Um weitere Sendungen an diesen Kontakt zu vermeiden, können Sie ihn zu einer Vemas.NET-internen Robinsonliste hinzufügen, die bei Erstellung von Mailinglisten mit den selektierten Daten abgeglichen wird. Derart markierte Kontakte werden demzufolge beim Erstellen von Mailinglisten außen vorgelassen.

Vemas.NET bietet bietet mit dem Modul Vemas.Seminar einen integrierte Seminarverwaltung für offene Seminare, Firmentrainings, Weiterbildungen, Webinare, Kurse, etc. an.

Vemas.Seminar integriert in der professionellen Seminarverwaltung Software neben Standardfunktionen wie einem gemeinsamen firmeninternen Terminkalender, Seminarraumverwaltung sowie der Erstellung von Mailings oder Seminardokumenten auch eine gemeinsame Fakturierung und ermöglicht so transparente Umsatzauswertungen. Alle wichtigen Seminarkomponenten können inklusive automatischer Integration in die Firmenhomepage in der Seminarverwaltung Software verwaltet werden.

Der Seminarkalender kann aus dem Navigator aufgerufen werden. Er ist dazu geeignet, eine sehr große Anzahl Veranstaltungen übersichtlich darzustellen und bietet selbst bei mehr als 1.000 Veranstaltungen pro Jahr mit mehr als 10.000 Teilnehmern eine sehr gute Übersicht und hohe Benutzerfreundlichkeit.

Vemas.Seminar erstellt und speichert eine komplette Historie aller Seminare und Teilnehmer und informiert in Reports über passende Aufbauseminare und erfolgreiche Mailings an Seminarteilnehmer.

Über das Administrationstool kann eine Dropdown-Liste mit verschiedenen Status (bspw. Angelegt, Doku Sets erstellt,…) befüllt werden.

Mittels des Sensitivity-Levels kann in Vemas.NET bspw.eingestellt werden, dass kein Mitarbeiter private Termine im Kalender anderer Mitarbeiter einsehen kann.

Wie aus Outlook bekannt, können Sie auch in Vemas.NET Serientermine anlegen. Für die in Outlook erstellten und nach Vemas.NET importierten Serientermine wird für jeden Tag der Serie ein separater Termin angelegt, deren Termine einzeln gelöscht und verändert werden können ohne die übrigen Termine der Serie zu beeinträchtigen. Das gleiche gilt für die nach Outlook exportierten Serientermine, die in Vemas.NET erstellt wurden.

In Ihren Vemas.NET-Projekten können Sie Skills in einer Aktivtät hinterlegen, die ein geeigneter Mitarbeiter zur Durchführung der notwendigen Arbeiten an diesem Projekt benötigt.

Die Abkürzung SLA steht für Service Level Agreement und steht für die vertragliche Vereinbarung zwischen Kunde und Dienstleister zur detaillierten Regelung wiederkehrender Leistungen und Lieferungen.

Für eine effektive Arbeits- & Fehlzeitenverwaltung sind in Vemas.NET für jeden Mitarbeiter entsprechende Sollzeiten zu hinterlegen.

Die SQL Server Reporting Services (kurz: SSRS) von Microsoft sind ein Werkzeug für die Erstellung, Verwaltung und Verteilung vorgefertigter und interaktiver Berichte. Sie werden in Vemas.NET bspw. für Dokumentvorlagen genutzt.

Eine Sub-Aktivität kann unterhalb einer Aktivität in Projekten angelegt werden und dient dazu, Aufwendungen auf unterschiedliche Personen zu verteilen

• Es sind beliebig viele Sub-Aktivitäten pro Aktivität möglich
• Sub-Aktivitäten werden als separate Icons ( / ) innerhalb der Projektstruktur dargestellt
• Sub-Aktivitäten können eigenständig fakturiert werden

Die Suchfunktion in Vemas.NET unterstüzt Sie beim schnellen Finden von Daten. Über die Schnellsuche können Sie mittels Eingabe eines Suchbegriffs in das Textfeld und Auswahl eines geeigneten Suchverfahrens aus einer vordefinierten Liste bspw. Einträge, Dokumente, Kunden, Akquisen, Kontakte, etc. in Vemas.NET suchen und finden.

Der Supportlevel ist ein optional zu befüllendes Pull-Down-Menü innerhalb der Vertragsverwaltung. Nach diesem Merkmal lassen sich die Verträge anschliessend selektieren.

Das Modul Vemas.Terminsynchro bietet einen vollautomatischen, bidirektionalen Abgleich zwischen Vemas.NET und Ihrem Exchange Server für Termine, Aufgaben und Kontakte und Vererbung der Erinnerungsfunktion in das jeweils andere System.

Aufgaben können an diverse Vemas.NET-Objekte angehangen oder in Outlook angelegt werden und sind nach der Synchronisation in beiden Systemen verfügbar.

Aus Outlook werden die Kontakte des Standardordners bzw. eines speziellen, vorher definierten Ordners zur Synchronisierung herangezogen. Dabei dient die Domain innerhalb der
E-Mailadresse (z.B. @msconsulting.de) als Identifikationsmerkmal. Kontakte, deren E-Mailadresse eine Domain aufweisen, die in Vemas.NET bereits existiert, werden in die betreffende Kundenakte exportiert.

Vemas kennt 2 Arten der Terminsynchronisation:

1. Ein Benutzer sychronisiert die Termine seines Outlook mit Vemas manuell selbst.
2. Ein zeitlich gesteuerter Dienst sorgt für eine vollautomatische Synchronisation aller Termine zwischen MS-Outlook und Vemas.NET
   Dieser Dienst ist die komfortabelste Form der Synchronisation, weil sie ohne jeden Benutzereingriff automatisch abläuft.

In den Systemvoraussetzungen finden Sie alle Informationen darüber, welcher Hardwareanforderungen Ihr System erfüllen sollte, wenn Sie Vemas.NET in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten. Unsere aktuellen Systemvoraussetzungen senden wir Ihnen gerne auf Wunsch zu.

Sofern die Tapi-Funktion bei Ihnen eingerichtet ist und zum Vemas-Objekt ein Kontakt hinterlegt wurde, können Sie den über den Kontextmenüeintrag Anrufen direkt telefonisch kontaktieren. Der Eintrag Kundenakte verlinkt direkt zur Kundenakte, in der das Vemas.NET-Objekt abgelegt ist und öffnet diese bei Klick auf den Eintrag.

Die Tätigkeitsart ist ein zusätzliches Pulldown-Menü im Bereich der Zeit-/Leistungserfassungen, welches zu Auswertungszwecken optional gefüllt werden kann. 

Sie können in Ihrem Projekt zu den Aktivitäten Teilaktivitäten als Elemente der vierten Projektebene anlegen. Teilaktivitäten sind nicht von der Aktivität abhängig und haben eigene Aufwände, Fakturaregeln und Restaufwandskontrollen.

Teilprojekte sind Objekte der zweiten Projektebene und können in beliebiger Anzahl zu einem Projekt erstellt werden. Teilprojekte können manuell oder durch Kopieren aus Projektmodellen oder bereits existierenden Projekten erstellt werden.

Zur Hinterlegung bzw. Abrechnung weiterer Leistungen gegenüber den Seminar-Teilnehmern, z. B. Hotelkosten, Lektüre etc., können Sie den Teilnehmer-Kalkulator verwenden. Dadurch ist es Ihnen möglich, individuelle Zusatzleistungen je Teilnehmer zu berechnen.

Im Feld "Terminart" können Sie hinterlegen um welchen Termin es sich handelt (bspw. Beratung, Besprechung, Präsentation, Messe, Telefonat, privat, vertraulich, etc.). Auch anhand dieses Merkmales lassen sich die Termine bequem filtern.

Welcher Mitarbeiter hatte wie viele Besuchs- oder Präsentationstermine in einem bestimmten Zeitraum, wann ist dieses Jahr die Messe, wer ist in einem bestimmten Zeitraum in Urlaub?
Ihnen stehen zahlreiche Auswertungs- und Druckmöglichkeiten Ihrer Termine zur Verfügung.

Vemas.NET beinhaltet ein umfangreiches Terminmanagement inkl. Integration von Adress-, Kontakt- und Projektinformationen mit grafischem Terminkalender, Übersichten und Auswertungen.

Der Terminkalender zeigt die Terminübersicht des angemeldeten Mitarbeiters an. Er lässt sich wahlweise in der Tages-, Wochen-, Monatsansicht oder in der Timeline darstellen.
Ergänzend zum persönlichen Kalender gibt es auch noch den Gruppenkalender.

Der Terminstatus gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob der jeweilige Termin bereits fix vereinbart wurde, oder es sich evtl. um einen Terminblocker handelt, der unter Vorberhalt vereinbart wurde.

Termine, die in Outlook oder Vemas.NET angelegt wurden, werden in einem festzulegenden In-tervall miteinander abgeglichen und bidirektional aktualisiert, d.h. in beiden Programmen werden die Kalender mit neuen und bearbeiteten Terminen auf den neuesten Stand gebracht. (Voraussetzung: Modul Vemas.Terminsynchro)

In den Modulen werden Preislisten, zu Konditionen  und zu den entsprechenden Modultexten (Beschreibung des Moduls) hergestellt. Darauf basierend können Sie bei der Neuanlage von Aktivitäten nicht nur die Preise, sondern auch die zu Modulen hinterlegten Texte in Ihre Projekte übernehmen und diese z. B. in Ihren Angeboten als Angebotstexte verwenden.

Es gibt in Vemas.NET viele vorkonfigurierte Übersichten, die über die einzelnen Rubriken im Navigator zu öffnen sind. Durch die individuelle Parametrierung lassen sich Auswertungen in beliebiger Zusammensetzung generieren. 
(Bspw. Kundenübersichten, Supportübersichten, Vertragsübersichten, Marketingübersichten, Produktübersichten,...)

Mit Vemas.NET setzen sie auf eine zuverlässige, moderne Unternehmenssoftware, denn mit jedem Update erhalten Sie neue Funktionen und Technologien die Sie in Ihre täglichen Geschäftsprozessen unterstützen.

Die Urlaubsverwaltung mit Vemas.NET bietet Ihnen die sofortige Transparenz bei der Abwesenheitsplanung Ihrer Mitarbeiter. Die einfache Administration der Urlaubsansprüche und die bereits vorkonfigurierten Urlaubs-Workflows reduzieren den Einführungsaufwand in Ihrem Unternehmen immens.

Zur bequemen Erfassung des jährlichen Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter inkl. möglicher Kommentare hält Vemas.NET eine eigens dafür angelegte Maske bereit. Die hinterlegten Werte werden dann bei dem integrierten Genehmigungsverfahren herangezogen und laufend aktualisiert, so dass die Mitarbeiter jederzeit Ihre Resturlaubsansprüche einsehen können.

Ihre Mitarbeiter können in VEMAS.NET den Urlaub selber anlegen. Das integrierte Genehmigungsverfahren per E-Mail informiert den Vorgesetzten über den geplanten Urlaub.
Über den Status wird der Mitarbeiter vollautomatisch mit informiert (Beantragt, Genehmigt, Abgelehnt).

In den Vemas.NET-Systemtabellen können vom Adminstrator verschiedene Urlaubstypen hinterlegt werden (bspw. Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, etc.)

In Vemas.NET besteht die Möglichkeit, Beziehungen von beliebig vielen Vemas-Objekten untereinander herzustellen. Dies kann besonders hilfreich sein, um z. B. Beziehungen von Adressen und Kontakten untereinander zu dokumentieren (Kontakt A ist Mitarbeiter einer der Adresse C und Tipps für die Kontaktaufnahme zu den Adressen C und D gegeben).

Mit dem Modul Vemas.Reise werden auf Basis der im System hinterlegten Sätze für Verpflegungsmehraufwendungen die zu erstattenden Beträge für jeden Reiseabschnitt direkt berechnet und sind im Reiter <Mehraufwände> übersichtlich aufgeführt. Das ermöglicht dem Benutzer bereits bei der Reiseplanung einen Überblick über die zu erwartenden Erstattungen für den Verpflegungsmehraufwand.

Sie können in Ihrem Projekt Verteilaktivitäten zu den Dienstleistungsaktivitäten als Elemente der vierten Projektebene anlegen. Verteilaktivitäten finden Verwendung, wenn der Planaufwand einer Aktivität schon bekannt ist und die Aufwände für einzelne Arbeitsschritte, die in der Aktivität durchzuführen sind, auf mehrere Mitarbeiter verteilt werden sollen (Planung top down).

Vemas.NET bietet Ihnen mit dem Modul Vemas.Vertrag die Abwicklung und Steuerung all Ihrer Service-Verträge an, die Sie mit Ihren Kunden abgeschlossen haben. 

Ihre Service-/Support-Mitarbeiter haben direkten Zugriff auf die Vertragsinformationen und können so prüfen, welcher Kunde überhaupt die Hotline in Anspruch nehmen darf und welche Reaktionszeiten vereinbart wurden.
Zudem kann für jedes Produkt individuell geprüft werden, ob dieses wartungspflichtig ist oder nicht. Hotline-Aktivitäten für Produkte und Module, die nicht im Wartungsvertrag enthalten sind, können nun berechnet werden. Somit entsteht eine zusätzliche Einnahme oder weniger Arbeit, sofern der Kunde nicht bereit ist, für die Hotline den entstandenen Aufwand zu zahlen.

Vemas.NET kennt verschiedene Typen von Verträgen. Die nachfolgende Auflistung kann individuell über eine Schlüsseltabelle ergänzt werden.

• Installationsstatus: Erfassung der installierten Basis, alle gekauften Lizenzen und User
• Wartungsvertrag: Finanzielle Basis zur Berechnung der wiederkehrenden Wartungsgebühren auf Basis der installierten Lizenzen und User
• Miete: Finanzielle Basis zur Berechnung der wiederkehrenden Mieteinahmen auf Basis der installierten Lizenzen und User

In Vemas.NET können Kunden voreingestellen Vertriebsgebieten zugeordnet werden. Dies ist bspw. hervorragend geeignet für zielgerichtete Mailings oder Umsatzauswertungen.

Diese Projekte dienen zur Erfassung aller Aufwendungen, die Sie vor einer Projektbeauftragung haben (Präsentationen, Reisekosten, Mailings, Analysen etc.)

• Aktivitäten sind meist in Form von kostenlosen Dienstleistungen integriert
• Vertriebsaufwendungen reduzieren Ihren Deckungsbeitrag bei Kundenprojekten
• Aufwendungen können nach Beauftragung aus dem Vertriebsprojekt entnommen und in das aktive Kundenprojekt übernommen werden
• Sammeln von relevanten Projektinformationen möglich mit Übergabe von Vertrieb an Projektleitung

Der Vertriebsstatus einer Adresse ist i.d.R. "Interessent" in der Vertriebsphase und "Kunde" nach Beauftragung. Weitere Status (bspw. Angebot, Auftrag, o.ä.) können in einer Schlüsseltabelle angelegt werden.

Volluser haben grundsätzlichen Zugriff auf alle Funktionen in Vemas.NET, die Sie mittels der Berechtigungsverwaltung auf gewisse Funktionen und Bereiche eingrenzen können. Volluser sehen im Standard alle weiteren Kollegen im System.

In Vemas.NET können verschiedene Währungen hinterlegt werden mit der Möglichkeit, diese später für Ihre Rechnungserstellung als Belegwährung auszuwählen.
Intern rechnen Sie mit dem Euro, auf der Rechnung erscheint ein umgerechneter Betrag in der Belegwährung, die zum Kunden (Adresse) hinterlegt ist.

Wartungsverträge dienen zur Abrechnung periodisch zu berechnender Leistungen aus z. B. Service- und Wartungsverträgen.

Kennzeichen dieser Verträge sind:

• Vertragsbeginn
• Periodenstart
• Laufzeit
• Mögliche Verlängerung in Monaten
• Berechnungsintervall

In den Vemas.NET-Objekten (z.B. Ereignisse, Akquisitionen, Dokumente) können Sie an die weitere Bearbeitung der Vorgänge erinnern lassen. Sie haben die Möglichkeit, Wiedervorlagen für sich selbst oder Mitarbeiter anzulegen.

Vemas.NET verfügt über zahlreiche Workflows zur Unterstützung wiederkehrender Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen.

Zahlungsbedingungen können in Vemas.NET sowohl für Lieferanten als auch Kunden an zentraler Stelle hinterlegt werden.

Neben den Volluser-Lizenzen in Vemas.NET haben Sie auch die Möglichkeit, Zeiterfasser-Lizenzen zu erwerben. Zeiterfasser haben Zugriff auf eine Vielzahl an Funktionen im System, sehen aber immer nur sich „selber“ und haben keinen Zugriff auf die Auswertung weiterer Kollegen-/innen. Das Modul Vemas.Zeiterfasser ist somit perfekt nutzbar für alle Mitarbeiter-/innen, die ihre Zeiten, Reise- und Sachleistungen erfassen wollen und nur eine eingeschränkte Sicht auf Geschäftsprozesse haben sollen.

Der Zugriff auf den Vemas.NET-Inhalt kann auf vielfache Art und Weise geregelt werden:

• Profitcenterzugehörigkeit
• Navigationsprofile
• Zuordnung zu Berechtigungsgruppen
• Vergabe von Einzelrechten
• Security Level
• Zugriffsbeschränkungen für Reports und Dokumente